Подотчетные деньги — это определенная сумма денег бюджетной организации, выдаваемая сотруднику на осуществление расходов по целевому назначению.
Это могут быть расходы:
Основной нормативный документ, регулирующий взаиморасчеты с подотчетными лицами, это Указания Центрального Банка России №3210-У от 11.03.2014. Выдать деньги подотчет можно только работникам организации, с которыми заключены трудовые или гражданско-правовые договора.
До 19.08.2017 действовал запрет на сотрудников-должников, то есть работникам, за которыми числится задолженность, было запрещено давать деньги под отчет. Изменения, утвержденные новыми Указаниями №4416-У от 19.08.2017 данный запрет отменили.
Для этого необходимо оформить два документа: заявление от сотрудника, в котором указана сумма, целевое направление, сметный расчет и прочая информация, и распоряжение руководителя, о выдаче денег в подотчет.
Дополнительно в организации должны быть разработаны и утверждены обязательные локальные документы:
По желанию руководителя, в организации может быть установлен перечень работников, которым выдача подотчетных средств разрешена.
За нарушение порядка выдачи средств подотчет, проверяющие вправе наложить штраф по статье 15.1 КоАП до 50 000 рублей на юридическое лицо.
Допустим, что сотрудник уже представил заявление руководителю и получил одобрение.
На основании приказа, кассир выдает наличные из кассы организации, либо бухгалтерия перечисляет на карту сотрудника.
Совершая покупку, работнику нужно обязательно сохранять подтверждающие документы.
Когда сотрудник закончил траты, перед ним встает вопрос, как отчитаться за подотчетные деньги. Для этого он обязан составить авансовый отчет и представить его в бухгалтерию. В документе следует указать: какую сумму он получил, сколько потратил и на какие цели, каков остаток. Приложить к отчету подтверждающую документацию (квитанции, чеки, товарные накладные, билеты и прочее).
Отчет проверяет ответственный бухгалтер или главбух. Затем передают на утверждение руководителю. После этого производятся окончательные расчеты с сотрудником: возврат неиспользованного остатка подотчетных средств или доплата перерасхода. Если работник не желает возвращать неизрасходованный остаток, то сумму можно удержать из его заработной платы.
Точно так же, как и любой другой работник. Нужно составить отчет, приложить чеки и другие подтверждающие документы, вернуть остаток выданной суммы.
Ситуация, в которой директор учреждения отказывается отчитываться или возвращать денежные средства, встречаются не часто. Но если встал вопрос, как взыскать с директора подотчетные денежные средства, бухгалтеру бюджетного учреждения можено рекомендовать:
Удержать средства из заработной платы без распоряжения и согласия руководителя нельзя. Невозвращенную сумму подотчета следует подвергнуть налогообложению, то есть удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.
Требования к выдаче денег под отчет постоянно меняются. Чтобы не допускать просчетов в работе, сегодня необходимо руководствоваться Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У. Однако основные ошибки совершаются не по причине незнания новых норм законодательства. Причина их скорее в привычке неверно выполнять ту или иную операцию при оформлении средств. Вот о них мы и поговорим в этой статье.
Ошибка N 1. Без заявления
Средства выдаются под отчет без получения заявления от лица, которому передаются деньги. Например, компании нужно срочно сделать нотариальные копии документов; чтобы успеть, бухгалтер просто выдает средства, не требуя с сотрудника соответствующее заявление. Впоследствии о такой бумаге никто также не вспоминает. Однако отсутствие заявления является ошибкой. Согласно п. 6.3 Указания N 3210-У для выдачи наличных под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности, должен быть оформлен расходный кассовый ордер по форме 0310002. Такую бумагу нужно подготовить по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату.
Рекомендую заранее оформить шаблоны заявлений о выдаче средств под отчет, в которые сотрудник будет только вписывать свою фамилию, имя, отчество, сумму и срок, на который выдаются деньги.
Ошибка N 2. Неизрасходованные деньги
Денежные средства, выданные под отчет и неизрасходованные, должны быть возвращены в кассу предприятия в трехдневный срок. Ошибкой будет, если сотрудник этого не сделает. Равно как и если средства он вернет намного позже или расход не будет подтвержден первичными документами.
По смыслу п. 6.3 Указания N 3210-У подотчетное лицо обязано либо предъявить авансовый отчет, либо вернуть наличность.
Во избежание ошибки целесообразно заранее ознакомить работника с необходимостью вернуть средства. Это можно сделать, если дать ему прочесть внутренние документы компании, закрепляющие обязанность возврата денег, выданных под отчет, или же прописать соответствующие обязанности в трудовом договоре. Еще один выход из ситуации — составление авансового отчета.
Если в установленный срок сотрудник не вернул неизрасходованную подотчетную сумму, то работодателю нужно принять меры по ее взысканию. В этих целях в соответствии со ст. 137 ТК РФ он вправе удержать невозвращенный аванс из зарплаты, правда, с учетом 20-процентного ограничения, предусмотренного ст. 138 ТК РФ, при каждой выплате заработка. Такое решение принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что сотрудник не оспаривает оснований и размеров удержания (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).
Ошибка N 3. Ранее выданные
Компании и индивидуальные предприниматели могут выдавать под отчет наличность только тем лицам, которые отчитались по ранее выданным средствам. Если работник этого не сделал, то будет ошибкой выдавать ему новую «партию» денег.
Согласно п. 6.3 Указания N 3210-У подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня истечения срока, на который выданы наличные, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Следовательно, перед выдачей средств под отчет нужно проверить, отчитался ли работник за предыдущие суммы, вернул ли неизрасходованные средства.
Эта ошибка часто приводит к судебным спорам. В качестве примера можно привести Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 25 февраля 2014 г. N 09АП-47328/2013 по делу N А40-144835/13.
Вместе с тем расчеты посредством корпоративных карт не приравнены к расчетам наличными, а признаются безналичными, поэтому названное правило к ним не применяется (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда N 09АП-10884/2013).
Примечание. Директор взял из кассы компании деньги, но в тот же день их вернул. На следующий день руководитель захотел взять еще 144 000 руб., и бухгалтер эти деньги выдал. В результате инспекция привлекла компанию к ответственности по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. И арбитры с ней согласились.
Ошибка N 4. Нет авансового отчета
В некоторых случаях авансовый отчет, которым подтверждается расходование средств, может просто отсутствовать в компании, например он потерялся. Еще одной ошибкой является неправильное заполнение этого документа, например к таким неточностям можно отнести: отсутствие назначения аванса, обязательных реквизитов отчета; несоответствие сумм выданных и фактически израсходованных средств, которые подтверждаются первичными документами; отсутствие подписей подотчетного лица и главного бухгалтера.
Унифицированная форма авансового отчета (форма N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55. Однако с 1 января 2013 г. ее применение не является обязательным. Если компания использует собственную утвержденную форму, то в ней должны содержаться обязательные реквизиты, предусмотренные ст.
9 Закона N 402-ФЗ:
1) наименование документа;
2) дата его составления;
3) название фирмы, составившей документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения с указанием единиц измерения;
6) должность сотрудника, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление;
7) подписи.
Отсутствие авансового отчета или неправильное его заполнение является очень распространенным нарушением. Для того чтобы избежать подобной ошибки, необходимо проверять наличие отчета, а также его содержание. Чтобы проверка документов осуществлялась на постоянной основе, целесообразно назначить лицо, ответственное за ревизию документа. Им может быть бухгалтер или специалист службы внутреннего аудита. Соответствующие обязанности необходимо прописать в трудовом договоре с работником.
Ошибка N 5. Нарушен лимит
Предельный размер расчетов наличными в рамках одного договора между юридическими лицами, а также между компаниями и индивидуальными предпринимателями составляет 100 000 руб. (Указание Банка России от 07.10.2013 N 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»). Такое ограничение применяется также, если подотчетное лицо покупателя вносит наличные средства в кассу поставщика. Однако расходование на выдачу сотрудником денег под отчет осуществляется без учета предельного размера расчетов.
Напомним, что ранее действовало ограничение и на выдачу средств под отчет (Указание N 1843-У). И такая ошибка может быть выявлена ревизорами за предыдущие периоды в рамках проверки за три года. А значит, пока расслабляться рано.
По возможности осуществляйте расчеты безналичным методом. Расчеты «живыми» деньгами рекомендуется проводить только в случае крайней необходимости, например если компании понадобились ручки или бумага для принтера.
Ошибка N 6. Нет первичных документов
Любой факт хозяйственной деятельности компании должен быть подтвержден первичными бумагами. Однако зачастую фирмы такие документы оформить забывают.
Статья 9 Закона «О бухгалтерском учете» закрепляет, что первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Расходование средств должно быть подтверждено документально. Например, чеком, квитанцией, актом приемки-передачи, накладной ТОРГ-12, железнодорожными и авиабилетами, платежными поручениями.
При отсутствии первичных документов невозможно будет подтвердить, что средства потрачены именно на те цели, которые указаны работником в авансовом отчете. На это обязательно обратят внимание чиновники во время ревизии.
Ошибка N 7. Только чек
При оплате товаров (работ, услуг) наличными для документального подтверждения расходов наряду с кассовым чеком необходимы и другие первичные документы, свидетельствующие о связи понесенных расходов с деятельностью предприятия, направленной на получение доходов. Такие разъяснения приведены в Письме ФНС России от 25 июня 2013 г. N ЕД-4-3/11515@.
Следовательно, подотчетному лицу недостаточно взять только чек для того, чтобы подтвердить, что расходы были осуществлены на корпоративные цели.
Во избежание спорных ситуаций необходимо прописать в локальном акте, какие документы подтверждают расходы, а также инструктировать сотрудников, какие бумаги они должны собрать.
Ошибка N 8. Отсутствует кассовый ордер
Взяв заявление с подотчетного лица о выдаче средств под отчет, бухгалтер может забыть выписать кассовый ордер. Однако форма такого документа даже утверждена документально. Согласно п. 6.4 Указания N 3210-У выдача из кассы юридического лица обособленному подразделению наличных, необходимых для проведения кассовых операций, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по расходному кассовому ордеру 0310002.
Таким образом, отсутствие ордера является ошибкой. Чтобы ее избежать, нужно регламентировать в учетной политике выдачу и оформление этого документа. Кроме того, в трудовом договоре с бухгалтером необходимо прописать четкие обязанности по выдаче ордеров при оформлении средств под отчет.
Ошибка N 9. Начисление НДФЛ
Если работник не вернул деньги, эти средства рассматриваются как его выгода. Однако может сложиться ситуация, когда работник не вернул наличность в результате забывчивости. Или, например, он действительно потратил деньги, но не отчитался по ним, так как уехал в командировку.
Минфин считает, что налогооблагаемая выгода может возникнуть в связи с прощением долга. В одном из своих писем специалисты ведомства указали, что на дату прощения долга работник получит право распоряжаться средствами и у него возникнет налогооблагаемый доход (Письмо Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610).
Однако суды не согласны с подобной позицией. Арбитры полагают, что до тех пор, пока есть вероятность того, что работник отчитается, существует возможность удержания неиспользованных сумм (поскольку не истек срок исковой давности), выданные средства не должны признаваться экономической выгодой сотрудника (Постановление ФАС Поволжского округа от 01.04.2013 N А55-15647/2012).
По моему мнению, начислять НДФЛ в данном случае нецелесообразно. Ведь в такой ситуации возможен спор с работником, да и деньги он может все-таки вернуть.
Ошибка N 10. Вес валютного законодательства
По общему правилу валютные операции между резидентами запрещены. То есть, к примеру, компания не может выдать 10 долл. США сотруднику из кассы на покупку канцтоваров. Однако из этого правила есть исключения. Например, в валюте можно выдать аванс на зарубежную командировку (Постановление Президиума ВАС РФ от 18.03.2008 N 10840/07 по делу N А33-1127/2007). Но выдача иностранных денег нередко приводит к судебным спорам.
Еще один вопрос: а можно ли выдавать наличность под отчет в рублях иностранному сотруднику? В Постановлении Третьего арбитражного апелляционного суда от 11 февраля 2014 г. по делу N А69-3113/2013 суд указал, что так поступать можно. Арбитры сделали вывод, что выдача иностранцу рублей не входит в Перечень валютных и иных операций резидентов и нерезидентов, содержащийся в Приложении 2 к Инструкции Банка России от 4 июня 2012 г. N 138-И. Таким образом, выдачу компанией своему иностранному работнику под отчет средств нельзя отнести к валютной операции. Аналогичный вывод сделан в Постановлении Третьего арбитражного апелляционного суда от 5 февраля 2014 г. по делу N А69-3098/2013.
Получение работником наличности в иностранной валюте в целом запрещено. А вот выдать валюту на командировку можно.
При выдаче иностранной валюты нужно грамотно заполнить авансовый отчет. Реквизиты, относящиеся к ней (строка 1а лицевой стороны формы, графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются исключительно в случае выдачи подотчетному лицу средств в иностранной валюте в соответствии с установленным действующим законодательством РФ порядком. О них нельзя забывать. Если операция осуществляется в валюте, то нужно проверить реквизиты авансового отчета.
Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:
Выдача наличных денег под отчет
Порядок выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя установлен п.
6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.
Для получения наличных денег из кассы работник (подотчетное лицо) должен представить в бухгалтерию заявление, составленное в произвольной форме и содержащее запись:
— о сумме наличных денег;
— о сроке, на который выдаются наличные деньги;
— подпись руководителя (индивидуального предпринимателя, иного уполномоченного лица) и дату.
На основании заявления бухгалтер оформляет расходный кассовый ордер 0310002.
Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю, индивидуальному предпринимателю, иному уполномоченному лицу) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
В случаях получения под отчет наличных денег на командировочные расходы работник обязан представить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней со дня выхода на работу.
Проверку авансового отчета осуществляет главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель, индивидуальный предприниматель, иное уполномоченное лицо). Внутренним регламентом организации (индивидуального предпринимателя) должны быть установлены сроки:
— проверки авансового отчета;
— утверждения авансового отчета руководителем (индивидуальным предпринимателем, иным уполномоченным лицом);
— окончательного расчета по авансовому отчету.
Образец внутреннего регламента по расчетам с подотчетными лицами
Приказом руководителя ООО «Наша фирма» утвержден Стандарт организации 08-06.14 «Расчеты с подотчетными лицами, оформление документов».
Стандартом установлено следующее:
Наличные деньги на хозяйственные нужды, приобретение ГСМ, канцелярских принадлежностей выдаются из кассы организации под отчет работникам, список которых утверждается ежегодно приказом руководителя.
2. Наличные деньги на командировочные расходы выдаются из кассы организации под отчет командированным работникам при наличии приказа о направлении работника (работников) в командировку (унифицированные формы № Т-9, № Т-9а).
3. Основанием для оформления расходного кассового ордера 0310002 на выдачу наличных денег из кассы организации является заявление по форме согласно приложению № 1 к настоящему Стандарту.
4. Устанавливается следующий порядок оформления и подписания заявления:
1) работник заполняет и подписывает заявление. Заявление может быть заполнено от руки или компьютерным способом;
2) старший бухгалтер ставит на заявлении отметку об отсутствии за работником задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег;
3) заявление передается на подпись финансовому директору;
4) финансовый директор рассматривает и подписывает заявление не позднее следующего рабочего дня;
5) на основании подписанного заявления бухгалтер по учету кассовых операций оформляет расходный кассовый ордер на выдачу наличных денег под отчет работнику и передает его кассиру с приложенным заявлением;
6) работник (кроме командированных работников) обязан на следующий день после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, предъявить старшему бухгалтеру авансовый отчет (унифицированная форма № АО-1) с прилагаемыми подтверждающими документами;
7) командированный работник обязан представить старшему бухгалтеру авансовый отчет (унифицированная форма № АО-1) в день выхода на работу;
8) старший бухгалтер производит проверку авансового отчета и приложенных к нему первичных документов, при необходимости урегулирует вопросы по авансовому отчету с подотчетным лицом в течение 2 рабочих дней и при наличии полного пакета подтверждающих документов передает авансовый отчет на подпись главному бухгалтеру;
9) при приобретении подотчетным лицом товарно-материальных ценностей старший бухгалтер передает накладные, счета-фактуры, а при их отсутствии – копии товарных чеков, кассовых чеков, иных документов, подтверждающих оплату и приобретение товарно-материальных ценностей (их наименование, количество и цену), бухгалтеру по учету материалов;
10) главный бухгалтер в тот же день подписывает авансовый отчет и передает на утверждение финансовому директору;
11) финансовый директор рассматривает, утверждает авансовый отчет и передает его старшему бухгалтеру в течение 2 рабочих дней;
12) в случае перерасхода по авансовому отчету выдача наличных денег работнику осуществляется на основании служебной записки старшего бухгалтера, подписанной главным бухгалтером по форме согласно приложению № 2 к настоящему Стандарту;
13) утвержденный авансовый отчет и служебная записка передаются главному бухгалтеру для осуществления окончательного расчета с работником в течение 2 рабочих дней с даты утверждения авансового отчета.
Приложение № 1
Финансовому директору ООО «Наша фирма»
________________________________
От (Ф.И.О. и должность работника)
ЗАЯВЛЕНИЕ № ___
от «__» ________ _______ г.
Прошу выдать под отчет __________ руб. на __________________ сроком на ___________.
В соответствии со Стандартом организации 08-06.14 обязуюсь:
1) представить авансовый отчет не позднее _________;
2) в случае неполного использования полученной под отчет суммы наличных денег внести в кассу организации остаток наличных денег _________.
В случае невнесения в кассу остатка наличных денег прошу удержать неиспользованную подотчетную сумму, рассчитанную по авансовому отчету, из моей заработной платы.
Работник: (должность, подпись, расшифровка подписи)
Старший бухгалтер: последнее получение под отчет наличных денег – _________, задолженность отсутствует .
Разрешаю: Финансовый директор
Приложение № 2
К Стандарту организации 08-06.14
Главному бухгалтеру ООО «Наша фирма»
_____________________________________
От _______________, старшего бухгалтера
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № _____
от «___» ________ ____ г.
Подлежит выдаче (должность, Ф.И.О. подотчетного лица) перерасход по авансовому отчету № _____ от __________, утвержденному финансовым директором (Ф.И.О.) в сумме ______ руб. __ коп.
Детали платежа:
— получено по расходному кассовому ордеру № _____ от _________ – _______ руб. __ коп.;
— утвержден авансовый отчет в сумме ______ руб. ____ коп.;
— перерасход – ____ руб__ коп.
Старший бухгалтер: (подпись, расшифровка подписи) .
Разрешаю к выплате (указать дату выплаты):
Главный бухгалтер (подпись, расшифровка подписи, дата)
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (А-П). Аналитический учет по счету ведется по каждому подотчетному лицу. После выдачи денег работнику, бухгалтер составит проводку:
Дебет 71 – выданы деньги под отчет
Кредит 50 (51)
Списание израсходованных подотчетных сумм производится на основании утвержденного авансового отчета и отражается по кредиту счета 71.
СПИСАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ РАСХОДОВ
| Вид расхода | Проводка |
| − приобретено имущество | Д 10 (08, 41) – оприходованы материалы (основные средства,
К 71 товары), приобретенные подотчетным лицом При покупке ценностей в розничной торговле работник должен представить в бухгалтерию товарный чек или накладную и чек ко н трольно-кассовой машины (ККМ). |
| − расходы связаны с нуждами основного, вспомогательного или обслуживающего производств | Д 20 (23, 29) – списаны расходы подотчетного лица на затраты
К 71 основного (вспомогательного, обслуживающего) производства |
| − расходы связаны с управленческой деятельностью | Д 25 (26) – оплачены подотчетными лицами общепроизводственные
К 71 (общехозяйственные) расходы. |
| − расходы связаны с продажей готовой продукции или товаров | Д 44 – учтены в расходах на продажу затраты подотчетных лиц |
| − расходы на мероприятия непроизводственного характера (например, расходы на осуществление спортивных мероприятий, отдыха, развлечений и т.п.): | Д 91 – учтены в составе прочих расходов затраты подотчетного |
СПИСАНИЕ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ
| Цель командировки | Проводка |
| − покупка, доставка основных средств (оборудования, автомобилей и т.п.) | Д 08 – списаны затраты по командировке, связанной с покупкой,
К 71 доставкой основных средств |
| − покупка, доставка материалов | Д 10 – списаны затраты по командировке, связанной с покупкой,
К 71 доставкой материалов |
| − покупка, доставка товаров | Д 41 – списаны затраты по командировке, связанной с покупкой,
К 71 доставкой товаров |
| − заключение договоров о продаже продукции, изучение рынков сбыта в других регионах, участие в выставках | Д 44 – списаны затраты по командировке, связанной с продажами |
| − участие в обучающих семинарах, собраниях акционеров, другие цели, связанные с производственной деятельностью | Д 26 – списаны затраты по командировке, необходимой для
К 71 управленческих нужд организации |
| − гарантийный ремонт ранее проданной продукции (если создан резерв на гарантийный ремонт) | Д 96 – списаны затраты по командировке, связанной с возвратом,
К 71 транспортировкой бракованной продукции |
| − командировка непроизводственного характера (например, проверка летнего лагеря, находящегося на балансе предприятия) | Д 29 (91) – списаны затраты по командировке, непосредственно не
К 71 связанной с производственной деятельностью пред- |
| − устранение последствий чрезвычайных ситуаций | Д 91 – списаны затраты по командировке, связанной с
К 71 устранением последствий чрезвычайной ситуации |
Если у работника остался неизрасходованный остаток аванса , то в течение 3-х дней, отведенных для составления авансового отчета, он должен быть возвращен в кассу по приходному кассовому ордеру. В бухгалтерском учете такая операция оформляется проводкой:
Д 50 – возвращен в кассу остаток аванса от подотчетного лица
Если сотрудник обоснованно израсходовал деньги на сумму большую, чем выданный аванс, то сумма перерасхода возмещается ему из кассы организации на основании утвержденного авансового отчета. Эта операция оформляется проводкой:
Д 71 – возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму выданного аванса
Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, то в течение месяца (срок исковой давности) по распоряжению руководителя предприятия она должна быть удержана из заработной платы работника.
Данная операция оформляется проводками:
Д 94 – отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма
Д 70 – удержана из заработной платы работника невозвращенная подотчетная сумма
Пока не сданная в срок сумма числится за работником, она расценивается как предоставленный ему заем. В то случае должна быть исчислена материальная выгода от использования заемных средств. Если же долг будет списан за счет средств организации, то эту сумму нужно включить в совокупный доход работника и удержать с нее налог на доходы физических лиц.
Учет расчетов с персоналом по прочим операциям.
ведется на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операцияфм» (А − П). К счету могут быть открыты субсчета: 73-1 «Расчеты по предоставленным займам»;
73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;
73-3 «Расчеты за товары, предоставленные в кредит»;
73-4 «Расчеты по страхованию» и др.
Если в компании возникает необходимость в выдаче денег подотчет, бухгалтеру и руководителю стоит разобраться, как это сделать в соответствии с законодательством, чтобы не понести ответственность по КоАП России.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Проанализируем, какие правила актуальны в 2020 году. Многие задаются вопросом – какие документы следует подготовить, как отразить операции в бухгалтерском учете и т. д., если оформляем выдачу денег под отчет.
А ведь, действительно, при выдаче подотчетных средств возникает масса нюансов, которые стоит учитывать, чтобы не считаться нарушителем ведения учета кассовых операций.
Обратимся за ответами к нормативной документации Российской Федерации.
Каждый бухгалтер должен запомнить определение подотчетных сумм и основные нормы, чтобы правильно организовать процесс выдачи таких средств подотчетным лицам.
Выдача денежных средств под отчет – операция, что совершается субъектом хозяйственной деятельности.
По размерам выдаваемых средств рамок законодательством Российской Федерации не устанавливается. В отдельных случаях подотчетные деньги могут быть выданы безналом.
Основной документ, на который стоит опираться – Порядок ведения кассовых операций РФ, что был принят .
В соответствии с п. 11 Порядка наличные средства выдаются подотчет:
При выдаче денежных сумм стоит учесть такие особенности:
Все предприятия должны издать приказ, которым будет установлено правила выдачи и списания средств подотчет.
Прописывают:
Правила ведения кассовых операций корректировались много раз. Сейчас актуально .
Регистрация такого документа осуществлена в . опубликовано такие сведения в «Вестнике БР» № 46 (1524).
Порядок выдачи денег:
Так как законодательство не установлено предельные размеры подотчетных сумм, фирма может выдавать любые суммы.
Но есть лимит по расчетам наличностью – 100 тыс. руб. (согласно ).
И если подотчетные лица закупают товар у сторонней компании, один платеж не должен превысить такой предел.
Деньги выдаются кассирами по или другим документам ().
Основание для предоставления подотчетных сумм – паспорта получателей. Если нет в представленном ордере, выдача средств не будет оправдана.
Такие деньги будут рассчитываться как недостача, которая будет взыскиваться с кассиров. Движение подотчетных денег состоит из таких стадий:
Выдаваться средства подотчет могут только лицам, которые являются работниками компании, то есть исполняют свои обязательства в соответствии с .
Те граждане, которые заключали с фирмой , получать подотчетные суммы не вправе.
К тому же, подотчетниками могут быть только сотрудники, которые указаны в списке .
Допускается выдача подотчетных денег в валюте и иностранным гражданам, имеющим статус нерезидента. Выдается под отчет рубль, валюта, талоны на горючие материалы, дорожные чеки.
На каждом предприятии для расчетов наличностью должна быть касса. Компанией в таком случае ведется .
Все деньги выдаются на основании расходно-кассовых ордеров, где отражается назначение подотчетных сумм. Использовать выданные средства в других целях нельзя.
Преимущественное количество операций подотчет осуществляется именно через кассу (). Размер суммы устанавливается работодателем.
Именно он определяет, сколько выделить для покрытия расходов в командировке или при ведении хозяйственной деятельности.
Он же снимает необходимую сумму с расчетных счетов предприятия. Можно выдавать в качестве подотчетной суммы остатки наличных денег в кассе фирмы.
В соответствии с п. 7 Порядка компании, у который есть постоянная денежная выручка, могут израсходовать ее в целях закупки, в том числе сельхозтоваров, тары, предметов для населения.
В соответствии с п. 2 Указаний № 1843-У, наличные можно израсходовать:
В банк нужно каждый год подавать расчеты на установление предела остатков кассы и оформление разрешений на использование наличности из выручки, что поступает на следующий период.
Пример такого документа:
Если такие правила будут нарушены, юрлицо понесет ответственность в соответствии со ст. 15.1 КоАП России. Штраф может составлять 40 – 50 тыс. рублей.
Так как в ст. 14 нормативного акта № 173-ФЗ не указано о возможности выдачи валюты под отчет, уполномоченные органы такие операции могут признавать незаконными.
Штрафы налагаются согласно . В установленные сроки работник представляет авансовый отчет. Бухгалтер проверяет, оправданы ли затраты.
При выдаче подотчетных авансов нужно будет оформить:
| инициаторов служебных поручений | Где есть обоснование того, что оно необходимо. Отражается исполнитель. Если инициатор – сам директор, оформлять такой документ не нужно |
| Приказ руководства о служебных поручениях | Отражается исполнитель и размер аванса подотчет |
| Расходные кассовые ордера | — |
| Специфические документы (с учетом содержания поручений) | Это может быть:
|
Рассмотрим, какие нюансы стоит учесть при составлении таких документов. Служебные записки составляются произвольно, так как установленного образца не существует.
Такой документ готовят на среднем и крупном предприятии. Детализация описаний будет зависеть от обстоятельств.
Иногда достаточно отразить название детали, иногда же есть необходимость в представлении расчета расходов и отражении адреса продавцов. На базе такого документа составляется приказ.
Он также имеет произвольную форму. Включает указания определенным работникам, что связаны с исполнением поручения. Представим образец:
Материальная доверенность может оформляться по , :
Расходные кассовые ордера составляются по форме КО-2, что установлена .
Такие документы выписываются в одном экземпляре. Регистрация ордера осуществляется в .
В бухучете подотчетные деньги, что выдаются работникам, отражаются на счету 71 (План счетов, что был утвержден ).
Кроме оформления выданных средств необходимо также правильно их списывать. Кроме этого, остается неясной ситуация с подотчетными суммами, что выдаются директору или работнику бюджетного предприятия.
Рассмотрим, какие особенности предоставления денег подотчет в таких случаях.
Основание для списания подотчетной суммы – с документами, что подтвердят расходы. Первичная учетная документация принимается к учету, если она составлена по всем правилам.
Сведения, что должны отражаться в таких документах, прописаны в .
Документы, что подтверждают затраты – кассовые, товарные чеки. Если в кассовых чеках не отражается произведение перечисления, должен прилагаться товарный чек, где отражено направление расходования средств.
Проверяя документацию, бухгалтер проверяет:
После завершения проверки авансового отчета, ставится подпись руководства. Далее он будет принят к учету. Бухгалтером списываются суммы, выданные подотчет в соответствии с принятыми нормами.
Дата, когда утверждено авансовые отчеты считается днем признания затрат в бухгалтерском и налоговом учете ().
Если израсходовано меньшую сумму, чем выдано, остаток необходимо вернут в кассу. При больших расходах после представления авансового отчета выдается недостающая сумма в соответствии с расходным кассовым ордером.
Если подотчетные деньги не были возвращены своевременно, компания может их удерживать из заработка сотрудника ().
Подробные разъяснения содержатся в . Но стоит помнить, что удержание возможно только при наличии письменного заявления, которым работник разрешает это.
Подотчетные средства должны выдаваться из кассы предприятия. Если касса на фирме временно отсутствует, разрешено выдать такие суммы кассиру.
Но стоит согласовать это с банковским учреждением (п. 10 порядка). А вот передача подотчетных денег одним лицом другому запрещена.
То есть, организация вправе выдавать деньги кассиру на выплату заработка работникам, если будут правильно оформлены необходимые документы.
Видео: обучение 1С Выдача наличных — подотчет РКО
Руководитель может издать приказ, в соответствии с которым средства будут распределяться между головными подразделениями и филиалами.
Средства из центральной кассы будут переданы кассирам подразделений подотчет, рассчитанные на несколько человек.
Лимиты законодательством не устанавливаются точно так же, как и предельные сроки, на которые будут выданы подотчетные суммы. Решение принимает руководство компании, в которой оформляются расходные кассовые ордера.
Авансовый отчет также проверяется в сроки, что устанавливаются руководителем организации. Это же касается его утверждения и окончательного расчета. Все сроки должны прописываться в локальной документации предприятия.
Особенных правил выдачи сумм под отчет директору в не установлено. Ведь руководитель – это также работник компании (гл. 43 ТК).
А значит, все условия получения и использования подотчетных денег применимы такие же, как и в общих случаях.
Желательно при оформлении денег подотчет директора написать с небольшими корректировками стандартной формулировки.
Не нужно писать «Директору ООО…». Укажите только «Компания такая-то…». Подпись под таким документом и будет считаться разрешением.
Если же такого заявления не будет, налоговый орган может выписать штраф за нарушение правил ведения кассовых операций.
Если предусмотренные правила будут нарушены, подотчетное лицо понесет ответственность в соответствии с .
Нарушением считается:
В таком перечне не указано, что наступает ответственность, если руководитель, который получает деньги подотчет, не напишет заявление.
Для учета расчета с лицами, которым выдано средства подотчет в бюджетном учреждении, используется счет 020800000, где будут отражены расчеты по авансовым выданным средствам.
Наличность может выдаваться сотруднику государственного предприятия с такой целью:
Правила выдачи денег устанавливаются приказом предприятия, где отражается:
К вышеуказанному счету могут открываться аналитические счета такого рода:
| 0 208 01 000 | Для расчетов с подотчетным лицом по выплате заработка |
| 0 208 02 000 | По остальным перечислениям |
| 0 208 03 000 | По начислению на оплату работ |
| 0 208 04 000 | По оплате связи |
| 0 208 05 000 | При перечислении средств за оказанные |
| 0 208 06 000 | При выплате средств за услуги ЖКХ |
| 0 208 07 000 | При оплате за использование имущественных объектов |
| 0 208 08 000 | При оплате услуг содержания имущественных объектов |
| 0 208 09 000 | Оплата иных услуг |
| 0 208 10 000 | Перечисления госучреждению на безвозмездной основе или безвозвратно |
| 0 208 11 000 | Безвозмездные и безвозвратные выплаты негосударственным фирмам |
| 0 208 12 000 | При перечислении другому бюджету бюджетных систем |
| 0 208 13 000 | При перечислении национальной компании и правительству другой страны |
| 0 208 14 000 | При перечислении наднациональной компании и правительству другой страны |
| 0 208 15 000 | При выплате пенсионных сумм, пособия и сумм по страховке из ПФР и ФСС |
| 0 208 16 000 | Для перечисления пособия по соцпомощи гражданам |
| 0 208 17 000 | При перечислении пособия пенсионерам, что перечисляется фирмами сектора госуправления |
| 0 208 18 000 | Оплата иных затрат |
| 0 208 19 000 | При приобретении ОС |
| 0 208 20 000 | При покупке активов нематериального характера |
| 0 208 21 000 | При покупке непроизводственного актива |
| 0 208 22 000 | При покупке материала |
| 0 208 23 000 | При покупке ценных бумаг, но не акций |
| 0 208 24 000 | При покупке акций и других форм участия в капитале |
Средства из кассы могут выдаваться согласно п. 11 Порядка. Многие пункты дублируются
В п. 18 Положений № 3 к Инструкции № 70н прописаны реквизиты, обязательные для указания. Выдача денежных средств подотчетным лицам отражается записью:
По кредиту счета 020800000 используют дебет:
Правила затрат на командировки работников бюджетной организации прописаны в .
Счет 020801000, 020815000 применяются при выплате денег на оплату труда и пособие (в том числе и по больничному листу) через раздатчика.
Отражаются операции по счету «Учет расчетов с подотчетным лицом» так:
Проверяя правильность отражения расчета с подотчетным лицом бюджетной фирмы, нужно выяснить:
- есть ли приказ (распоряжение) о том, что сотрудник направляется в командировку;
- правильно ли возмещаются командировочные затраты;
- есть ли удостоверение командированного работника с отметкой в месте нахождения в командировке;
- безошибочно и своевременно ли составлена авансовая отчетность;
- есть ли документы, что могут доказать расходы;
- в полной ли мере представлен остаток подотчетных денег;
- правильно ли возмещено затраты при кратковременной командировке;
- правильно ли составлены бухгалтерские проводки при возвращении сотрудника из поездки;
- правильно ли выведены остатки по итогам месяца по счету 020800000.
Основные нарушения правил выдачи подотчетных средств:
- Деньги выдаются работникам, которые не указаны в списке Приказа.
- Фактический расход не соответствует цели.
Нарушения при командировочных авансах:
- Нет приказа о том, что работник направляется в командировку.
- Нет командировочного удостоверения с соответствующими отметками.
- Не соблюдаются лимиты на командировочные расходы.
- Нет приказа о выплате суточных сверх лимита.
- Нет аналитического учета затрат командированным работником.
Правила выдачи средств в подотчет изменились. Теперь для оформления выдачи подотчетных денег достаточно только приказа директора. Причем деньги могут получить даже те, кто не отчитался по предыдущим авансам.
Что такое подотчет
Подотчет - это аванс, выданный сотрудникам для выполнения служебных поручений, о расходовании которого придется отчитаться. Например, о праве компаний выдавать кассовую наличку в подотчет говорится в пункте 2 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.
Налоговики требуют НДФЛ и взносы с подотчетных
Налоговики уточнили, когда с подотчетных сумм нужно начислить НДФЛ и страховые взносы (письмо УФНС по Московской области от 14.09.2018 № 16-10/099623@).
По мнению налоговиков, обязанность начислить взносы и удержать НДФЛ возникает только в одном случае. А именно: работник не вернул работодателю выданные под отчет и не истраченные по назначению суммы, а работодатель решил не удерживать с подотчетника эти деньги.
Датой возникновения у работника дохода будет считаться день, когда работодатель простил работнику долг в виде выданных под отчет денег. Если работодатель обратился в суд, чтобы вернуть неизрасходованные подотчетные, датой возникновения у работника дохода будет считаться день, с которого взыскание долга стало невозможным.
На что можно брать подотчетные средства
Большинство расходов компании оплачивают с собственного расчетного счета. Но бывают случаи, когда работникам выдают деньги под отчет:
- на хознужны (покупку товаров, работ, услуг);
- командировку (суточные, проезд, проживание);
- представительские расходы.
Основание для выдачи денег подотчет - заявление сотрудника с визой директора о том, какую сумму и на какой срок разрешено выдать, либо приказ руководителя о выдаче подотчетных денег.
Чтобы работник делал покупки от имени компании, и на документах указали ее реквизиты, вместе с подотчетными средствами выдают доверенность. В этом случае годятся формы № М-2 или № М-2а, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Для того, чтобы подписать акт о приемке работ или услуг, стоит составить доверенность в произвольной форме.
Кому можно выдавать деньги под отчет
Организация вправе выдать подотчет только собственным работникам - тому, с кем заключен трудовой договор либо ГПД. Это следует из пунктов 5 и 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У и подтверждено письмом Банка России от 2 октября 2014 № 29-1-1-6/7859.
То есть, аванс на предстоящие расходы разрешено выдавать не только штатным сотрудникам, но и подрядчикам. Например, для покупки материалов, которые необходимы для выполнения работ по гражданско-правовому договору.
Как выдать деньги в подотчет сотруднику
С 19 августа 2017 года для выдачи денег под отчет сотрудникам организации необязательны заявления. А деньги вправе получить даже те подотчетники, кто не отчитался по предыдущим авансам. Изменения в кассовый порядок Центробанк утвердил Указанием от 19 июня 2017 г. № 4416-У.
Оформление
Можете больше не собирать заявления о выдаче подотчетных с каждого работника. Новые правила разрешают заменять заявления приказами или распоряжениями директора.
Как отчитаться за подотчетные деньги
Чтобы подотчет не переквалифицировали в зарплату, важно своевременно отчитываться по деньгам, полученным на нужды компании.
Срок отчета
Руководитель устанавливает срок, по истечении которого подотчетный работник отчитывается по полученному авансу. Например, бухгалтерия выдала аванс водителю в счет расходов на бензин. В течение трех рабочих дней с момента окончания этого срока или после выхода на работу сотрудник представляет отчет. На оформление отчета по командировочным расходам у работников три дня с момента возвращения (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Если подотчетные средства сотрудник получил на банковскую карту, он может отчитаться по этим средствам и позднее трехдневного срока. Дело в том, что расчеты при помощи пластиковых карт относятся к безналичным. К ним «кассовые» ограничения не применяются. Поэтому сроки отчетов стоит установить по усмотрению руководства и зафиксировать во внутреннем документе (например, в положении о выдаче подотчетных сумм или приказе). Это особенно касается случаев, когда подотчетные деньги выданы на длительный срок.
Оформление отчета о подотчетных деньгах
Унифицированная форма авансового отчета № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Но в 2017 году большинство унифицированных форм необязательны для применения (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Кроме того, Порядок ведения кассовых операций обязывает составлять по унифицированным формам только кассовые документы. А авансовый отчет к ним не относится.
Получается, форму авансового отчета компания вправе разработать самостоятельно, утвердив ее приложением к учетной политике. Главное - документ должен содержать обязательные для первички реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Например, в унифицированном бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Поэтому в документе разрешено предусмотреть в ней иные способы выдачи денег.
Отчет о подотчетных деньгах (образец)
Если сотрудник вовремя не представил авансовый отчет, напомните о необходимости отчитаться за полученные средства. В этом случае работник либо представляет отчет и возвращает деньги, либо пишет заявление с просьбой удержать задолженность из заработной платы.
Удержать деньги можно на основании внутреннего приказа руководителя. Но не позднее чем через месяц с даты предполагаемого возврата сотрудником средств (ст. 248 ТК РФ). И только если подотчетная сумма не превышает средний месячный заработок. В противном случае для возврата денег придется обращаться в суд. Если по истечении срока исковой давности работник не вернул деньги и взыскать их не удалось, задолженность можно отнести на убытки.
Частая практика на предприятии, при которой происходит выдача наличности бухгалтером предприятия подотчет определенным лицам, при этом необходимо произвести выдачу таким образом, чтобы не возникло вопросов со стороны контролирующих органов.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Общая информация
Обязанность каждого бухгалтера знать определение подотчетной суммы и основные правовые нормы, для законной выдачи наличности подотчетному лицу.
Выдача наличных денег подотчет представляет собой операцию, осуществляемую субъектом предпринимательства. Законодатель не выдвигает ограничений по сумме выдаваемых материальных средств. В некоторых случаях подотчетные средства могут быть переданы безналичным способом.
Условия
Материальные средства могут быть выданы:
- на хозяйственные нужды;
- на вынужденные расходы структурного подразделения компании в рамках осуществления деятельности.
Особенности:
- командировочные средства выдаются лицу в размере, необходимом для выполнения поставленной задачи;
- подотчетное лицо обязуется предоставить в бухгалтерию подробный отчет о понесенных затратах в процессе выполнения своих обязанностей;
- дальнейшая передача подотчетных средств иным лицами не допускается;
- следующий факт выдачи подотчетных средств лицу возможен только после предоставления подробного отчета по ранее выданным средствам.
На каждом предприятии издается соответствующий приказ, в котором отображаются правила и порядок выдачи и списание подотчетных средств, который обязаны подписать:
- лица, котором возможна выдача денег;
- период, на которые предоставляются средства;
- утверждение правил и порядка предоставления авансового отчета.
Законодательство
Бухгалтеры обязаны руководствоваться Правилами ведения кассовых операций , согласно Указанию БР от 11.03.2014 года .
Правила выдачи
Лицо, имеющее право на получение материальных средств согласно утвержденного приказа обязано обратиться к руководителю организации с письменным заявлением.
Руководитель предприятия на заявлении указывает сумму, подлежащую выдаче и срок, а также ставит дату и подпись.
На основании подписанного сотрудником и утвержденного руководителем заявления бухгалтер выписывает расходный-кассовый ордер, являющийся основанием для выдачи материальных средств.
Сотрудник обязан отчитаться за потраченные средства в сроки, указанные в заявлении. Несмотря на то, что законодательно не установлены предельные размеры выдачи материальных средств, однако существую пределы по расчетам наличными средствами – 100 тыс. рублей.
К примеру, закупка товара подотчетным лицом у посторонней компании может происходить в рамках одного платежа, не превышающего установленный лимит.
Работник, предъявив паспорт, имеет право на получение подотчетной суммы, одобренной руководителем предприятия. Если подотчетное лицо не распишется в получении денежных средств, то такая сумма будет расценена как недостача, и подлежит взысканию с кассиров.
Этапы движения подотчетных средств:
- предоставление наличности и их использование по назначению;
- подача отчета;
- заключительные расчеты.
Закон запрещает выдавать денежные средства лицам, работающих на основании гражданского-правового договора. Более того, лица, имеющие право на получение подотчетных средств, определяются отдельным приказом.
Подотчетным лицам может быть выданы:
- деньги в национальной и иностранной валюте;
- талоны на ГСМ;
- дорожные чеки.
Документы
Выдача наличных денег в подотчет сотруднику осуществляется по письменному распоряжению или приказу руководителя предприятия.
В распоряжении должна быть отображена информация о:
- лицах, имеющих право на получение денег;
- занимаемые должности;
- суммы, предполагаемые к выдаче;
- срок, на который выдаются средства;
- срок подачи отчета.
Каждый сотрудник, указанный в приказе о выдаче денежных средств обязан ознакомиться с ним и поставить подпись, выражая свое согласие.
В целях обеспечения безопасности и сохранности денежных средств, с каждым сотрудником, имеющим право на получение подотчетных денег заключается соглашение о материальной ответственности.
В служебной записке или заявлении работника содержится информация, отображающая причину для выдачи подотчетных денег.
Конечный документ – расходный кассовый ордер.
На каких основаниях выдаются денежные средства
Кассир или бухгалтер предприятия имеет право выдать деньги исключительно на основании расходно-кассового ордера, в котором содержится назначение подотчетных средств. Расходовать деньги в иных целях запрещено.
Для каких целей
Согласно действующего законодательства средства разрешается использовать на:
- выплату зарплаты и иных перечислений работникам;
- выплату стипендий;
- оплату товаров, услуг, и выполненной работы;
- оплату страховых платежей физлиц.
Правила оформления выдачи наличных денег в подотчет
Выдача денежных средств сотруднику происходит в несколько этапов:
- Подача служебной записки или заявления на имя руководителя.
- Одобрение руководителей и визирование заявления с указанием сроков и суммы денежных средств;
- Выдача расходно-кассового ордера;
- Выдача денег;
- Составление отчета о расходовании денег.
Какими проводками отображается
Бухгалтера отображают подотчетные средства по счету 71:
- выданные деньги;
- невозвращенную выданную сумма;
- списание денег;
- списанные затраты;
- сумма НДС;
- неиспользованные деньги и внесенные в кассу.
Особенности
Немаловажно не только выдать денежные средства, но и знать, как правильно их списывать. Также возникают сложности с подотчетными средствами, выданных директору или работнику бюджетной организации.
Списание
Для того, чтобы бухгалтер мог законно списать потраченные подотчетные средства сотрудник обязан предоставить авансовый отчет.
Приложением к авансовому отчету могут быть кассовые либо товарные чеки с указанием предмета расходов.
Бухгалтер должен удостовериться, что:
- совпадает наименование организации с информацией на чеках;
- документы выданы в рабочие дни;
- отображены реквизиты;
- фактическое соответствие приобретенного товара с указанным в документации.
После проведенной сверки бухгалтер ставит подпись и производит списание. Неизрасходованные денежные средства подлежат возврату в кассу.
Касса временно отсутствует
Если на предприятии отсутствует касса, то денежные средства могут быть выданы кассиром предприятия. Такая выдача должна быть в обязательном порядке согласована с банковским учреждением. Передавать подотчетные средства от одного лица к другому запрещена.
Сроки
Законодательно не выдвигается требований относительно ограничений сроков, на которые могут быть выданы подотчетные деньги. Однако стоит помнить, что лицо, получившее денежные средства обязано в трехдневный срок предоставить в бухгалтерию предприятия отчет по истечении установленного руководителем предприятия срока, на который выдавались деньги.
Руководитель должен отобразить в приказе также сроки проведения проверки предоставленной отчетности.
Получение денежных сумм директором
Учитывая, что директор является таким же наемным работником, как и остальные сотрудники, то выдача подотчетных денежных средств осуществляется на общих основаниях. Несмотря на условную абсурдность ситуации, при которой директор дает одобрение на выдачу денежных средств самому себе, однако это условие должно быть выполнены во избежание наложения штрафных санкций.
Условия для бюджетных организаций
Счет №020800000 используется при выдаче подотчетных денежных средств в бюджетном учреждении.
Порядок выдачи наличных средств под отчет сотруднику регламентируется Указанием Центробанка №3210-У от 11.03.2014 года. В статье разберем, на каких основаниях производится выдача денег под отчет, какими документами необходимо оформить выдачу наличности сотруднику из кассы либо перечисления средств работнику на расчетный счет.
Основания для выдачи средств под отчет
Указание Центробанка содержит четкий перечень целевых операций, в рамках которого возможно использования наличных средств организации или предпринимателя. Согласно документу, юрлица могут использовать наличность в кассе для выплаты зарплаты сотрудникам, а также для оплаты товаров, услуг, необходимых для деятельности организации. Самозанятые лица также могут использовать наличные средства для личных нужд.
Кроме того, юрлица и предприниматели могут выдавать наличные деньги сотруднику под отчет
- в качестве аванса на командировочные расходы;
- для хознужд, таких как приобретение материалов, товаров, оплаты услуг организации.
Аванс на командировку и хозяйственные нужды может быть выдан как в виде наличных средств, так и перечислен в безналичной форме на карточный счет.
Выдача денег под отчет на личные нужды сотрудникам организаций и предприятий в форме юрлица законом не предусмотрена.
Можно ли выдать деньги под отчет не сотруднику организации
Среди практикующих бухгалтеров не утихают споры относительно возможности выдачи под отчет сумм в пользу лиц, которые не являются сотрудниками предприятия.
Мнения контролирующих органов по данному вопросу следующие. С одной стороны, Инструкция о применении счетов бухучета, утвержденная Минфином, предусматривает порядок выдачи под отчет средств лицам, которые являются сотрудниками компании. Возможность выдачи денег под отчет неработникам организации в документе не отражена.
В то же время предписания ЦБ РФ и Минфина не содержат прямого запрета на выдачу подотчетных средств несотрудникам организации. Кроме того, в 2012 году Минфином выпущено письмо №02-06-10/2476 с разъяснением, согласно которому решение о выдаче подотчетных средств лицам, которые на являются работниками компании, остается на усмотрение такой компании и подлежит утверждению в локальном нормативном акте (например, в учетной политике).
Выдача денег под отчет: оформление, документы
Ниже описана пошаговая процедура выдачи денег под отчет работнику компании, а также приведен порядок оформления необходимых документов.
Шаг №1. Утверждение внутреннего порядка ведения подотчетных операций
На первом этапе организации необходимо утвердить порядок выдачи средств под отчет, а именно:
- перечень подотчетных лиц (сотрудники/несотрудники);
- форма выдачи средств (наличными через кассу или в безналичной форме на банковскую карту подотчетного лица);
- основания для выдачи денег под отчет (аванс на командировочные расходы или хознужды);
- документальное оформление (заявление, приказ);
- срок выдачи средств;
- порядок предоставления отчета по выданным средствам (оформление авансового отчета);
- срок возврата неиспользованных средств.
Вышеуказанный порядок можно оформить в виде отдельного документа либо включить в учетную политику.
Шаг №2. Оформление заявления на выдачу средств
Действующее законодательство предусматривает обязательное оформление работником заявления для получения средств под отчет.
Документ может быть составлен в свободной форме либо на утвержденном бланке предприятия.
Текст документа должен содержать следующую информацию:
- наименование организации;
- должность, ФИО руководителя, на имя которого подается заявление;
- основание для выдачи средств под отчет (например, номер, дата приказа на командировку);
- сумма средств, подлежащая выдаче;
- форма выдачи (наличными в кассе/в безналичной форме на карту);
- реквизиты для зачисления средств (при перечислении денег на карту).
После составления заявления, сотрудник собственноручно подписывает заявление, после чего передает руководителю предприятий для дальнейшего рассмотрения.
Шаг №3. Издание приказа
В случае согласования выдачи средств, руководитель визирует заявление, после чего сотрудник отдела кадров издает соответствующий приказ.
Аналогично заявлению, приказ может быть оформлен в свободной форме, но должен содержать следующие данные:
- наименование организации;
- наименование, дата составления документа;
- распоряжение руководителя о выдаче средств с указанием суммы и основания.
Организация может не оформлять приказ на выдачу средств под отчет в качестве аванса на командировку, в случае если локальным актом компании предусмотрено, что авансирование командировок производится исключительно на основании приказа на командировку и заявления работника, без дополнительного оформления приказа на выдачу подотчетных средств.
Шаг №4. Выдача средств и отражение в учете
В срок, установленный внутренним нормативным актом, сотрудник получает деньги под отчет в кассе предприятия или путем перечисления на банковский счет.
Ниже в таблице описан порядок отражения в учете операций по выдаче средств под отчет:
Выдача наличности в кассе сопровождается оформлением расходного кассового ордера. При перечислении подотчетных средств в безналичной форме на карту сотрудника, перевод средств фиксируется в банковской выписке.
Если сотрудник получает аванс на командировку, то средства должны быть выданы работнику не позже дня начала командировки. В случае авансирования хознужд, выдача средств производится до дня наступления события (покупка товара, оплата услуг, т.п.).
Шаг №5. Отчет об использовании средств
Не позже окончания третьего рабочего дня, следующего за днем наступления события (окончание командировки или совершение хозяйственной операции), сотрудник обязан отчитаться по полученным ранее подотчетным средствам в следующем порядке:
- оформить авансовый отчет, указав в нем сумму фактически потраченных средств;
- предоставить документы, подтверждающие расходы.
При авансировании командировки документами, подтверждающими расходы, могут выступать проездные билеты, квитанции на оплату проживания, т.п. При выдаче средств на хознужды подотчетное лицо вместе с авансовым отчетом предоставляет товарные чеки, квитанции, прочие документы, подтверждающие совершение хозяйственной операции.
Тематические материалы:Обновлено: 08.03.2020103583Если заметили ошибку, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter
