На практике у работодателей могут возникать определенные проблемы во время ведения каких-либо документов. Трудовые книжки являются одними из особо важных бланков документации, следить за которыми должны определенные ответственные лица, и в данной статье будут рассмотрены нюансы, с коими могут столкнуться сотрудники фирм во время получения и выдачи трудовых книжек.
Из данной статьи вы узнаете:
Мало кто из работников кадровых служб знает, что трудовые книжки можно отправлять по почте в любую точку нашей страны в том случае, если бывший сотрудник организации является вне зоны досягаемости и не может лично приехать на фирму за документом. Конечно, нередко случаются ситуации, когда работник попросту не хочется лишний раз напрягаться, приезжая в офис, но обязанность выдавать трудовые бланки на руки всем работникам является прямой обязанностью любого начальника.
Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда
Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.
Отправка трудовой книги почтой - достаточно рискованный шаг, ведь никто не знает, проживает ли человек по предыдущему адресу, и сможет ли получить на руки свой документ. Но Трудовым Кодексом РФ четко определены правила, что трудовая книжка после расчета с предприятием должна обязательно выдаваться на руки бывшему сотруднику, даже в том случае, если она ему уже фактически и не требуется. В пунктах ниже будут рассмотрены варианты, как можно соблюсти все правила Законодательства и передать документ человеку, сняв с себя ответственность за его хранение.
Законом не запрещается отправка трудовых книжек по почте на тот адрес, который работник указывал при поступлении на работу. К тому же, подтвержденное место жительства должно проверяться, но ответственность за хранение трудовой книги работодатель снимает с себя в тот момент, когда оформляет процесс отправки на дом бывшему сотруднику.
Данное правило действует по отношению к работникам, которые не выходят на связь и не могут лично направить в организацию письменную просьбу пересылки документа с указанием адреса для отправки.
Отправка трудовой по почте возможна как по инициативе работодателя, так и по просьбе самого работника, который мог попросту забыть забрать документ и уже сменил место жительства. Для оформления отправки необходимо получить от бывшего работника заявление, где он указывает свою просьбу и контактные данные для срочной связи.
Помимо самой трудовой книги, ответственным лицом-работником кадровой службы должна быть составлена опись вложения и специальное уведомление, выдаваемое сотрудниками почтовой связи. Данные документы гарантируют полное соответствие процедуры отправки трудовой книжки работнику, что убережет работодателя от возможных проблем в суде.
Доступно только подписчикам
Руководитель обязан в последний день работы сотрудника выдать ему расчет и трудовую книжку с занесением соответствующей записи об увольнении. Возможно, работник не согласен с причиной увольнения и отказывается забирать трудовую книжку или по какой-либо причине отсутствует в день расторжения договора на работе. Тогда следует в этот же день отправить ему заказное письмо о необходимости получения им трудовой книжки или получении письменного согласия на отправление ее почтой. Выслать трудовую книжку по почте считается возможным, если имеется от сотрудника письменное согласие на отправление трудовой книжки по почте.
После получения письменного согласия нужно отослать трудовую книжку в течение не более трех дней (рабочих).
Для этого необходимо:
Если уволенный работник по какой-либо причине не получил трудовую книжку, он имеет право написать на работодателя заявление в суд о нанесении морального ущерба. В качестве доказательства можно предъявить справку об имеющемся заболевании после увольнения. Необходимо доказать, что это заболевание связано с нервным срывом по причине отсутствия трудовой книжки. К примеру, невозможно было устроиться на другую работу, возникли трудности с пенсионным оформлением и тому подобное. В случае признания вины работодателя работнику выплачивается денежная компенсация.
Если задерживается выдача книжки по вине работодателя, уволенному сотруднику выплачивается средняя заработная плата за время непредвиденного прогула, дата увольнения переносится на тот день, когда книжку отдали на руки работнику. Об этом следует издать новое распоряжение или приказ, занести запись в книжку.
Если длительный срок по неизвестным причинам работник отсутствует на работе и не дает письменное согласие на пересылку ему трудовой книжки, то существуют два варианта:
- Храните книжку до востребования. Срок хранения невостребованных трудовых книжек – 75 лет.
- Обратитесь в суд с иском. Укажите, что не нашли возможности, как отправить трудовую книжку по почте. На основании решения суда прекратите трудовое соглашение с этим сотрудником. В трудовую книжку внесите соответствующую запись, основанную приказом об увольнении по решению суда.
Выдается трудовая книжка даже в том случае, если работник не рассчитался с бухгалтерией. Ни работодатель, ни сотрудник кадрового отдела, ни какое-либо доверенное лицо не имеют права шантажировать увольняющегося работника, манипулируя трудовой книжкой.
При любой проверке инспекцией по труду обнаружатся книжки всех уволенных сотрудников. Если не будет оснований для их хранения в организации, то работодателю грозит наложение штрафа в размере до 50 000 рублей (возможно, даже за каждый необоснованно хранящийся документ).
В день прекращения трудового договора, т. е. в день увольнения, являющийся последним рабочим днем уходящего сотрудника, работодатель обязан не только окончательно рассчитаться с сотрудником (выплатить зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск), но и выдать ему трудовую книжку (ч. 4 ст. 84.1 , ч. 1 ст. 140 ТК РФ , п. 35 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).
Также по просьбе работника необходимо выдать ему заверенные копии документов, связанных с работой. Это могут быть копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу или приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и т.д. (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Как работнику составить заявление на получение, например, копии трудовой книжки, мы рассказывали в нашей .
Если для получения документов, связанных с работой, сотруднику необходимо обращаться к своему работодателю с письменным заявлением, то выдача оригинала трудовой книжки при увольнении работника производится автоматически. Составлять какое-либо заявление или уведомлять работодателя о желании получить трудовую книжку не нужно.
Однако возможна ситуация, когда в день увольнения сотрудник не получил трудовую книжку по собственной вине: он отсутствовал на работе или в силу определенных обстоятельств отказывается от получения трудовой книжки. Можно ли в дальнейшем получить трудовую книжку по почте и как составить заявление об этом своему бывшему работодателю, расскажем в нашей консультации.
Сразу напомним, что невыдача работнику трудовой книжки грозит работодателю административной ответственностью (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):
Кроме того, работодатель обязан будет возместить работнику не полученный им средний заработок по причине незаконного лишения работника возможности трудиться (ст. 234 ТК РФ , Определение Московского городского суда от 24.11.2010 по делу № 33-36584 ).
Поэтому во избежание претензий со стороны проверяющих работодателю необходимо подтвердить, что трудовая книжка не была выдана своевременно не по вине работодателя. С этой целью работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте. Соответственно, со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку в выдаче трудовой книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ , п. 36 Правил , утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).
Итак, если работник вовремя не получил трудовую книжку, он может направить работодателю письмо с просьбой выслать трудовую книжку по почте. Такое письмо можно передать работодателю лично или послать по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Такое письмо может именоваться заявлением, уведомлением или согласием.
В согласии работника направить трудовую книжку почтой нужно указать наименование работодателя, его адрес, Ф.И.О., контактные данные бывшего работника, а также адрес, по которому работник просит отправить свою трудовую книжку. В письме можно также привести конкретные реквизиты извещения, полученного ранее от работодателя с просьбой решить судьбу трудовой книжки.
Приведем заполненный образец заявления на отправку трудовой книжки почтой.
Допускает высылку трудовой книжки почтой только с письменного согласия ее владельца. Обычно вопрос о пересылке данного документа встает в двух ситуациях:
Сообразно нормам ТК РФ в первом случае наниматель просто обязан по требованию выслать документ. А во втором он сможет организовать отправку только после получения письменного согласия работника. Воспрещается сдавать трудовую вкупе с личным делом уволенного сразу на хранение.
Процесс отправки документа почтой производится установленным законом порядком. За не соблюдение предписанных требований нанимателя привлекают к административной ответственности. Наказание определяют:
К сведению, с устного разрешения работника наниматель не вправе производить отправку трудовой книжки по почте.
За процесс своевременной передачи трудовой книжки отвечает целиком и полностью отдел кадров. Если работник не получил ее в день увольнения по причине отсутствия на работе либо отказался забрать, встает вопрос о пересылке ее почтой.
| Порядок действий кадрового работника | Пояснения |
| Оформление акта об отказе забрать трудовую (если данный факт имел место) | Составляется при свидетелях. Копию документа по возможности передают уволенному под подпись |
| Подготовка письменного уведомления для отправки уволенному работнику | Текст документа компилируется произвольно, но при этом в него следует включить следующие предписания:
лично явиться уволенному в отдел кадров за трудовой; согласиться на пересылку документа, если он прийти не сможет |
| Пересылка уведомления посредством почтового отделения | Стандартно документ пересылается заказным письмом с описью. Рекомендуется попутно оформлять извещение о вручении |
| Высылка трудовой книжки после получения согласия от ее владельца | Документ переправляется ценным письмом также с описью, извещением о вручении;
копия отправленного документа сохраняется у нанимателя на случай утери оригинала при доставке; кадровый сотрудник должен зафиксировать отправку документа в книге учета (записывается датировка отправки, реквизиты извещения о вручении отправленного документа) |
Трудовая книжка остается на сохранении у нанимателя в следующих ситуациях:
У нанимателя она может храниться вкупе с остальными документами работника до востребования на протяжении 2 лет. Далее ее передают архиву.
| Описание ошибки | Правильное решение |
| В день увольнения работник отсутствовал
Наниматель в этот же день переправил ему трудовую почтой |
Нарушен порядок передачи персонального документа уволенному работнику.
Наниматель вначале должен отправить уволенному уведомление с предписанием явиться в отдел кадров и забрать книжку самому либо дать письменное согласие на ее пересылку по домашнему адресу. Только после получения письменного разрешения от работника наниматель вправе организовать отправку трудовой почтой. Причем сделать это он обязан в первые 3 дня после получения согласия сообразно предписаниям ТК РФ |
Роструд по части пересылки документов за пределы РФ сообщает следующее. Запрещается вывозить, пересылать почтой за рубеж не только трудовые книжки, но и военный билет, а также удостоверение личности. Причем ссылка делается на нормы Закона СССР № 2261-1 от 24.06.1991 . На сегодня в РФ данный правовой документ применяется в части, не вступающей в противоречие с наличествующей нормативно-правовой базой российского законодательства.
Примечательно, указанная норма закреплена и в п. 3 Приказа Таможенного комитета СССР № 117 от 30.09.1991. На это обращает внимание ГТК РФ (письмо № 01-06/50275 от 18.12.2002).
Следуя предписаниям закона СССР, россиянин при выезде на постоянное место жительство в иную страну должен сдать перечисленные документы соответствующим организациям. Владельцу документов с учетом имеющихся в них данных выдаются справки определенного образца. Так, на основании трудовой книжки оформляется выписка с необходимыми сведениями о стаже.
Как считает Роструд, данная норма не противоречит действующему законодательству, посему может применяться в РФ. Из этого следует, что наниматель не обязан пересылать трудовую работника по его просьбе за пределы России. Фактически сделать это будет невозможно, т. к. в почтовом отделении вправе отказать в пересылке, ссылаясь на запрет.
Таким образом, фактически у нанимателя остается по-прежнему один выход. Следует отправить уволенному работнику уведомление с предписанием явиться за трудовой либо дать согласие на ее отсылку по российскому почтовому адресу.
К сведению, истребование документов об образовании, стаже и иных обозначенных законом документов осуществляется по письменному обращению россиян (иностранцев, лиц без гражданства) сообразно ФЗ № 154-ФЗ от 05.07.2010 “Консульский устав РФ” (ред. от 29.12.2017).
Проблема
Я работала в организации по срочному трудовому договору до 31.12.15. С 8 октября До 25 февраля у меня отпуск по БиР. 25 февраля прислали уведомление о расторжении договора 24м числом и спросили разрешение отправить трудовую книжку по почте. Я отправила согласие. В течение какого срока её должны прислать, и что будет в случае невыполнения этих условий? И могли ли увольнение 24-м оформить?
Решение
Здравствуйте!
В ТК РФ не указан этот срок в ст.84.1 ТК РФ.
В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки ст.84.1 ТК РФ.
В законе этот срок не урегулирован. Однако, я считаю, что работодатель обязан руководствоваться требованиями ст.62 ТК РФ, сроком, указанным в этой статье.
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое) ст.62 ТК РФ.
А по дате увольнения, у вас в бл даты какие указаны, дата окончания бл по БиР, какая указана. Вот в эту дату и должны были расторгнуть срочный ТД в соответствии со ст.261 ТК РФ, ст.79 ТК РФ по п.2 ст.77 ТК РФ.
Свой бл по БиР смотрите, что в нем указано, т.е. его вы можете только у работодателя теперь посмотреть или в ФСС, куда работодатель документы передает.
15 марта они получили письмо, мне уведомление пришло но я не сделала опись. Сегрдня 20е апреля трудовой так и нет.У меня есть электронный адрес бухгалтерии, и больше никаких контактов нет. Я прошу адрес эл. почты отдела кадров а мне его не дают, говорят сами напишут.
Подавайте Заявление работодателю о том, что вы 15.03.2016 дали согласие на отправку в ваш адрес документов и ТК ст.84.1 ТК РФ. На текущую дату 20.04.2016 ТК в ваш адрес не поступила.
И, что вы считаете, что работодатель обязан руководствоваться сроками, которые установлены в ст.72 ТК РФ не позднее 3 рабочих дней после поступления в их адрес вашего Заявления, вам обязаны эти документы и ТК выслать в ваш адрес, что сделано не было.
И что вы будете подавать в ГИТ, прокуратуру, чтобы работодателя привлекли к адм.ответственности по ст.5.27 КоАП РФ.
А в суде вы заявите, чтобы вам возместили материальный ущерб ст.234 ТК РФ ваш среднедневной заработок за каждый календарный день невыдачи ТК, и возместили моральный вред ст.237 ТК РФ.
И указывайте, какой-то из вариантов рассмотрения этого вашего заявления, который я указала выше.
Заявление вы подаете следующими способами (на выбор):
— через секретариат, отдел кадров (персонала) организации, чтобы на втором экземпляре вам поставили входящий номер и отметку должностного лица о приеме данного заявления;
— заказным письмом с заказным уведомлением о вручении и описью вложения;
— через курьерскую службу;
— с почты факсом или электронным письмом (если есть официальный электронный адрес).
