Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Назначение документов системы – содержат информацию, которая инициирует принятие управленческих решений, позволяет выбрать способ управленческого воздействия в конкретной ситуации.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например письма, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

Состав документов системы:

Информационно-справочные документы:

Докладная записка – документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка – 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) представляемое вышестоящему должностному лицу сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому должностному лицу.

Пояснительная записка - документ, разъясняющий положения проекта, программы, закона и др. документа.

Предложение – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях постоянных и временных коллегиальных органов.

Служебные (деловые) письма – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между юридическими и физическими лицами, выделяемых в связи со способом передачи текста (почтовой, телеграфной, факсимильной связью, электронной почтой).

Заявление - документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу.

Представление - документ, содержащий предложения о поощрении, назначении или перемещении работников.

Информационно-аналитические документы:

Акт – документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий установленные факты, события, действия.

Справка – 1) документ, содержащий подтверждение и описание фактов, событий; 2) документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера.

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу, концентрирующий информацию из различных источников по определенной теме.

Заключение - документ, подтверждающий выводы ор­ганизации, коллегиального органа, специалиста по какому-либо доку­менту, вопросу и т.п.

Отзыв - документ, содержащий мнение юридического или физического лица по какому-либо вопросу, проекту и т.п.

Перечень - документ, содержащий систематизирован­ное перечисление данных о лицах, объектах, работах, составленный для распространения на них определенных норм или требований.

Список - документ, содержащий перечисление лиц, объектов в определенном порядке.

Общие требования к управленческим документам:

· Законность

· Достоверность (объективность)

· Полнота

· Конкретность

· Однозначность

· Непротиворечивость

· Убедительность (аргументированность)

· Юридическая значимость

· Информативность

· Унифицированность

· Структурированность

Функционально-смысловые типы изложения текстового материала:

· Повествование применяется для информирования о событиях, фактах, явлениях так, как они происходили в действительности.

Основное требование – выделение и изложение узловых этапов, событий, ключевых моментов и наиболее важных, наиболее существенных фактов и деталей.

· Описание применяется для формирования у читающего представления о конкретных предметах, лицах, явлениях, событиях, процессах, ситуациях, организациях, системах, структурах, и т.д.

Основное требование - выделение и формулирование наиболее существенных признаков, характеристик, свойств, особенностей, аспектов и т.д. для формирования ясного и адекватного представления о предмете описания.

· Рассуждение применяется для раскрытия внутренней сущности предметов, явлений, событий, процессов, когда необходимо что-либо объяснить, обосновать, доказать.

Основное требование – формирование цепи суждений, гипотез и умозаключений, излагаемых в логически последовательной или взаимообусловленной форме.

Структурно-логическая композиция информационной справки о факте, происшествии, событии:

Факт – действительное, реальное событие, явление; то, что действительно произошло, происходит, существует.

Происшествие – событие, нарушившее обычный ход вещей.

Событие – то, что произошло; то или иное произошедшее значительное явление, факт общественной или личной жизни.

§ Идентификация : время, место, формулирование описываемого факта, происшествия, события.

§ Общая характеристика : общие и отличительные существенные обстоятельства, количественные, качественные и прочие характеристики.

§ Участники, действующие лица : непосредственные участники и действующие лица, присутствующие, связанные, имеющие отношение.

§ Причины : непосредственные причины, истоки; следствия каких-либо событий, процессов, условий и т.д.

§ Результаты, последствия:

Структурно-логическая композиция информационной справки о ситуации, положении, обстановке:

Ситуация – совокупность обстоятельств, положение, обстановка.

Обстоятельство – явление, связанное с другим явлением; условие, определяющее положение, существование кого-либо или чего-либо.

Положение – состояние кого-либо или чего-либо, сложившиеся обстоятельства.

Обстановка – положение, обстоятельства, условия существования кого-либо или чего-либо.

Состояние – положение, внешние или внутренние обстоятельства, в которых находится кто-либо или что-либо.

Тенденция – направление развития, склонность, стремление.

§ Идентификация : привязка по времени, месту, объекту, сфере, организации, подразделению.

§ Типизация : квалификация, т.е. характеристика явления, процесса по типу, природе и т.д. через общие и отличительные существенные характеристики, признаки, показатели.

§ Обстоятельства, явления, элементы – существенные, определяющие, сопутствующие, связанные, имеющие отношение.

§ Причины : непосредственные, предполагаемые, являющиеся следствиями других процессов, условий, обстоятельств.

§ Тенденции, последствия: имеющие место, наблюдаемые, предопределенные, явно вытекающие или предполагаемые.

Структурно-логическая композиция информационной справки о явлении, процессе:

Явление – проявление, выражение сущности, то, в чем она обнаруживается; всякое обнаруживаемое проявление чего-либо; событие, случай.

Проявиться – в свойствах, внутренних состояниях: обнаружиться, стать явным.

Процесс – ход, развитие какого-либо явления, последовательная смена состояний в развитии чего-либо.

Развитие – процесс закономерного изменения, перехода из одного состояния в другое, более совершенное; переход от старого качественного состояния к новому, от простого к сложному, от низшего к высшему.

§ Идентификация : наименование, пространственно-временные характеристики описываемого явления, процесса.

§ Типизация : квалификация явления, процесса по типу, природе и т.д. с обоснованием по общим и отличительным существенным признакам.

§ Причины : непосредственные, возможные, предполагаемые, являющиеся следствиями других процессов, условий, обстоятельств.

§ Стадии, этапы, тенденции :характеристика направлений, стадий, этапов развития; тенденции.

§ Результаты, последствия: имеющие место, наблюдаемые, предопределенные, явно вытекающие или предполагаемые.

Структурно-логическая композиция информационной справки о действии, мероприятии, работе:

Действие – проявление какой-либо энергии, деятельности; сила, деятельность, функционирование чего-либо; результат проявления деятельности чего-либо, влияние, воздействие.

Мероприятие – совокупность действий, объединенных одной общественно значимой задачей.

Задача – то, что требует исполнения, разрешения; сложный вопрос, проблема, требующие исследования и разрешения.

Работа – занятие, труд, деятельность.

· Наименование, инициализация : наименование, суть действия, мероприятия, работы, основания проведения – по заданию, по плану, инициативно и т.д.

· Время, место : пространственно-временные характеристики, привязка по времени, месту, объекту, сфере, организации, подразделению.

· Участники, действующие лица : субъекты, в т.ч. инициаторы, исполнители и др. действующие лица.

· Результаты, выводы, последствия – успешность, результативность, следствия, дальнейшие действия, мероприятия, работы.

Обобщенная структурно-логическая схема информационной сводки по событиям, происшествиям, обстановке :

Общая характеристика :

o типизация за определенный период обстановки, ситуации в целом,

o основные факторы,

o причины,

o тенденции.

Информационная часть :

последовательное описание по элементам, составляющим или в хронологическом порядке по схемам соответствующих предметов информирования.

Структурно-логическая композиция аналитической справки:

v Вступительная часть:

· Постановка проблемы: формулирование вопроса, проблемной ситуации, характеристика положения дел

· Особенности решения, мер, действий, ограничения: общая характеристика существующих или возможных подходов к решению конкретной проблемы (вопроса), конкретной разрешению ситуации либо подобных проблем или ситуаций; особенности возможных мер, действий; ограничения при выборе и использовании определенных мер

v Основная часть:

· Характеристика и анализ ситуации, положения дел и т.д.: квалификация (типизация) ситуации, состояния, положения дел; основные факторы, общие и отличительные, в т.ч. существенные признаки и обстоятельства; изложение ретроспективных суждений (причины, истоки, породившие условия и обстоятельства); изложение прогнозных суждений (что будет, если не приять мер, сравнение с нормативной (требуемой) ситуацией)

· Предлагаемые (возможные) пути решения, меры, действия : изложение вариантов, способов разрешения, устранения проблемы, необходимых мер, действий; обоснование наиболее целесообразных, оптимальных мер, действий с учетом ограничений и т.д.

· Ожидаемые результаты, последствия : описание и обоснование ожидаемых (планируемых, возможных) результатов, последствий предлагаемых решений

v Заключительная часть

· Обобщенные выводы и предложения

Структурно-логическая композиция акта (справки, заключения) по результатам проверки, обследования:

v Вводная часть:

· Основание – повод проверки (обследования):

§ Цели и задачи проверки

· Объект проверки (обследования)

§ Идентификация объекта (организации, подразделения, структурного звена)

§ Вопросы проверки, направления работы, сферы деятельности

§ Временные рамки проверки, обследования, изучения

· Субъект и особенности проверки (обследования):

§ Идентификация субъекта проверки (фамилии, имена, должности) с указанием распределения обязанностей

§ Характеристика и особенности методики проверки, исследования: изучение документов, беседы с должностными лицами, проведение опросов, измерений, анкетирование, выполнение контрольных действий

v Описательно-мотивировочная часть:

Рубрицированный текст (по направлениям работы, по видам обеспечения, по организационной структуре, по структуре задач проверки и т.д.)

v Заключительная часть

· Обобщенные выводы и предложения

Редактирование документов – это анализ текста, уточнение и проверка всех сведений, которые в нем приводятся, устранение ошибок, приведение стиля и формы изложения материала в соответствие с требованиями, предъявляемыми к подобным документам.

Правка – изменения в тексте, сделанные в процессе его подготовки с целью совершенствования содержания, литературной, редакционно-технической и графической формы.

Основные задачи редактирования:

· Проверка и уточнение содержащихся в документе сведений.

· Устранение логических погрешностей изложения.

· Приведение изложения текста документа в соответствие с функциональным стилем языка, адекватным виду и назначению документа.

· Исправление опечаток, орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок.

· Приведение формы документа, его оформления в соответствие с требованиями, предъявляемыми к подобному документу.

o Виды правки :

· Правка-вычитка

· Правка-сокращение

· Правка-обработка

· Правка-переделка

1. Какие функции выполняют информационно-справочные и информационно-аналитические документы?

2. Какие виды информационно-справочных документов Вам известны?

3. Какие виды информационно-аналитических документов Вам известны?

4. Какие виды докладных и объяснительных записок Вам известны?

5. Какие виды протоколов Вам известны?

6. Что является логическим завершением аналитико-синтетической переработки документной информации?

7. Какие виды работ традиционно относятся к аналитико-синтетической переработке информации?

8. Как можно охарактеризовать редактирование как один из видов аналитико-синтетической переработки информации?

9. Каковы основные задачи редактирования?

10. Какие основные виды правки Вам известны?

Нормативно-правовые акты:

Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477

Литература

Гайдамакин Н.А. Служебные и аналитические документы: язык, логика, структура, оформление, движение. – Екатеринбург: Изд-во Уральского института экономики, управления и права, 2008. – 421 с.

Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для ВУЗов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др. Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: Юнити – Дана, 2001

Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления: новые обязательные правила: Практическое пособие / Кирсанова М. В., Кобук С. П., Аксенов Ю. М. - Омега-Л – 2008. 239 с.

Додонова М.И. Учимся составлять документы на основе управленческих ситуаций //Секретарское дело. – 1998 - № 3

Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. (в 3-х книгах). – Екатеринбург: УрАГС, 2002.

Колесникова Н.И. От конспекта к диссертации; Учебное пособие по развитию навыков письменной речи/ 2-е изд. – М.: Флинта: Наука, 2003. – 2008. – 288 с.

Кузнецов И.Н. Учебник по информационно-аналитической работе. – М.: ООО Изд-во Яуза, 2001. – 320 с.

Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. - М.: Юр.колледж МГУ, 1994

Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учебное пособие. 4-е изд., испр. – М.: Высш. шк.: ИНФРА – М, 1998. – 192 с.

Соболев О.Н. Аналитико-синтетическая переработка документов: Учебно-методическое пособие. – Екатеринбург: Институт ФСБ России, 2008. – 144 с.

Современный русский язык: Лексика и фразеология. Фонетика и орфоэпия. Графика и орфография. Словообразование. Морфология. Синтаксис: Учебник для ВУЗов/ Аникина А.В., Бельчиков Ю.А., Вакуров В.Н. и др.; Под ред. Д.Э. Розенталя. 4-е изд., испр. и доп. М.: Высш. шк., 1984. – 785 с.

Теория и практика референтской деятельности: Учебное пособие/ Гойхман О.Я., Гордиенко Т.В., Надеина Т.М., Романова Н.Н., Соловьев Э.Я., Филиппов А.В.. Под общ. Ред. О.Я. Гойхмана. – М.: ИНФРА – М, 1999. – 272 с.

Чувенков А.Ю. Янковая В.Ф. Оформление документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30- 2003. М.: Дело, 2003.

В общем виде справочно-аналитические документы показаны на рис. 15.3.

Рис. 15.3.

Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Разновидности актов определяются их содержанием и назначением: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов), обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности), испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальныхценностей, документов), приема-передачи (дел); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.

Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко в этом участвуют специальные комиссии, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации, в связи с новой деятельностью организации или для подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Справки отражают основную (производственную) деятельность организации. Они могут быть внешними (для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию) и внутренними (для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган).

Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанным однойтемой (сводки отзывов, предложений, замечаний ит.п.).

Заключение содержит мнение, выводы организации, комиссий или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Отзыв состоит из мнения организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

Перечень содержит систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов в определенном порядке.

Списки составляются в целях регистрации или информирования (оформляются по тем же правилам, что и перечни).

Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета. Перечень данных документов представлен ниже.

Договор поставки. Организации вступают между собой в отношения по поставке продукции предприятием-поставщиком предприятию- потребителю. Эти отношения оформляются договором поставки, согласно которому предприятие-поставщик обязуется в определенный срок передать предприятию-потребителю в собственность или в оперативное управление определенную продукцию. Организация- покупатель обязуется принять продукцию от предприятия-поставщика и оплатить последней стоимость этой продукции по установленным ценам.

Протоколы разногласий к договорам составляются в тех случаях, когда по предложенному поставщиком проекту договора у покупателя имеются возражения. Однако он обязан подписать договор, а по спорным условиям составить протокол разногласий.

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности заключается письменно с лицами, ответственными за хранение денежных средств и товарно-материальных ценностей. Может быть заключен предприятием (учреждением, организацией) с работниками (достигшими 18-летнего возраста), занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей, если должности, занимаемые работниками, или выполняемые ими работы предусмотрены в специальном перечне.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей - документ, который предприятия и организации выдают должностным лицам на получение от поставщиков товарно-материальных ценностей.

Доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение материальных ценностей. Она должна быть подписана руководителем предприятия или организации, главным бухгалтером и скреплена печатью. Срок действия доверенности на получение товарно-материальных ценностей не может превышать 15 дней.

Регистрация и выдача доверенностей работникам предприятия ведется в бухгалтерии под расписку в журнале «Учет выданных доверенностей». До начала записей в журнале необходимо все страницы пронумеровать и опечатать сургучной печатью организации. На обороте последней страницы журнала делается надпись: «В настоящем журнале всего пронумеровано... страниц». Надпись заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей, а также за своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действием доверенности или возвратом доверенности, если она не использована, ведет главный бухгалтер предприятия или учреждения.

Накладная - документ, которым оформляются прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.

Наряд содержит сведения о распределении работ между рабочи- ми-сделыциками, об учете выработки и о расчете причитающейся заработной платы.

Коммерческие акты составляются в случаях несоответствия между наименованием, массой или количеством мест груза или багажа в реальности и данными, указанными в перевозном документе; при порче и повреждении груза; при обнаружении груза без документов или документов без груза; при возвращении похищенного груза и т.п.

Предприятия и организации в ходе осуществления финансовохозяйственной деятельности принимают меры к непосредственному урегулированию разногласий путем предъявления претензий. В целях урегулирования споров виновной стороне направляются претензионные письма.

Руководители предприятий и организаций, получив претензионное письмо, обязаны своевременно рассмотреть претензии, удовлетворить обоснованные требования и дать мотивированные ответы при отклонении претензий.

Исковые заявления подаются в арбитраж с просьбой о взыскании с ответчика в принудительном порядке претензионных сумм. Подавая исковое заявление в арбитраж, истец обязан отправить ответчику копии исковых материалов и приложить к исковому заявлению документ, удостоверяющий копии исковых материалов ответчику, а также документы, подтверждающие, что истцом были приняты меры к урегулированию спора. Ответчику могут не направляться копии тех документов, которые были высланы ему ранее с претензией и которые должны храниться у ответчика.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определённые решения, иначе говоря, – инициируют управленческие решения , позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления : от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например, переписка, используется для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

Не существует сколько-нибудь непротиворечивой классификации этих документов. В достаточной степени условно всю совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Особое место в системе справочно-информационной документации занимает переписка – обобщённое название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями .

Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи информации , которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования :

· письма оформляются на специальных бланках – бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

· письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;

· независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;

1. 1. Протокол

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопро­сов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конфе­ренциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию ре­шения коллегиальным органом или группой работников. От прото­колов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности орга­низаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых ад­министративных органов и органов охраны общественного порядка, (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования разногла­сий, протоколы согласования цены и др.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии республиканских органов исполнительной власти, собрания трудовых коллек­тивов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также мате­риалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступле­ний, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашен­ных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к про­токолу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М.,1980).

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре ру­ководителя. Секретарь несет ответственность за правильность запи­сей в протоколе.

Существует два вида протоколов: полные и краткие . Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, крат­кий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме вы­ступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседа­нии, принимает руководитель коллегиального органа или руководи­тель организации.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указа­нием наименования вида документа - «ПРОТОКОЛ» или на специ­альном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания, заголовок грамматически согласуется с назва­нием вида документа, например: Протокол общего собрания акцио­неров; Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной . Вводная часть оформляется идентично в полной и в краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - «Список участников прилагается»), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должно­сти, если их больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присут­ствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня . Вопросы в повест­ке дня располагаются по степени их сложности, важности и в поряд­ке обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия до­кладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах дается фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной фор­ме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по вопросу и принятому решению, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Постановляющая часть может делиться на пункты.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению; оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем (ответственным секретариата). В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции.

Всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую. К справочно-аналитическим документам относят акты, справки, сводки, заключение, отзыв, список, перечень и др.

Акт – понятие, структура, оформление

Акт – это документ, составленный несколькими лицами (комиссией) с целью подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Акты составляются как постоянно действующими комиссиями, так и назначаемыми распорядительным документом (приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акты могут составляться одним или несколькими должностными лицами.

По своему назначению и содержанию акты отличаются большим разнообразием, например, акт приема-передачи материальных ценностей, акт обследования, акт испытаний, акт ревизии, акт нарушения установленных правил и др.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие ход работы и количественные данные. Чистовик акта оформляется на общем бланке организации. Для значительного количества повторяющихся ситуаций создаются унифицированные трафаретные формы.

Обязательными реквизитами акта являются : наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения.

Текст акта состоит из трех частей :

· Введение . Здесь указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалы. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии далее фамилии членов комиссии в алфавитном порядке.
В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

· Констатирующая часть , в которой излагаются установленные факты.

Все части акта оформляются абзацами, выводы могут быть выделены соответствующим заголовком. Ряд актов требуют утверждения, после утверждения акта «Выводы» приобретают силу приказа и становится обязательными для исполнения соответствующими должностными лицами.

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

Подписи располагаются в той же последовательности, как и фамилии во вводной части, но без указания должности. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

Справка – назначение, виды, содержание, оформление

Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности предприятия или подтверждения фактов биографического или служебного характера

Справки по производственным вопросам могут составляться по запросам руководства, по запросам другой организации или в связи с внутрифирменными правилами оформления конкретных сторон деятельности предприятия. Такие справки могут быть внутренними и внешними.

Внешние справки - для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию - оформляются на общем бланке организации (или бланке справки). Внутренние справки - для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа - оформляются на стандартном листе бумаги аналогично докладной записке с теми же реквизитами.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса.

Текст справки может состоять только из одной части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера , подписываются двумя лицами: руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, – и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом, и они могут составляться на бланках формата А5.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже), которому она выдана. Кроме того, в справке личного характера указывают:

· указание, в удостоверении каких сведений выдана справка;

· для каких целей или в какую организацию выдана справка;

· подпись и указание должности лица, выдавшего справку;

· дату составления и оттиск печати.

Составляются справки в двух экземплярах, один направляется адресату, другой – подшивается в дело.

Обязательными реквизитами справки являются : наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4), подпись, оттиск печати (для справки биографического и финансового характера).

Сводка, заключение, перечень и другие справочно-аналитические документы

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований).

Сводки могут быть внешними и внутренними. Внешние сводки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние сводки представляются руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние сводки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.

Сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляют на проекты положений, постановлений, инструкций. Кроме того заключения составляют на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты) и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса.

Во второй части должны излагаться конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа (может состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами). При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом... согласны» или «По рассматриваемому вопросу замечаний нет».

Заключение может быть оформлено на общем бланке организации (если оно подписывается руководителем организации или его заместителями) или на стандартных листах бумаги (если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов организации). Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.

Отзыв - документ, содержащий мнение организации или специалиста оп поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.Подготовка и оформление отзыва производится аналогично подготовке и оформлению заключения.

Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов, документов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Оформляется перечень на общем бланке организации. Составляют перечни в табличной форме или в виде текста, содержащего разделы. Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Конкретные разновидности перечней требуют утверждения.

Список - документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.

Список является сопутствующим, пояснительным документом к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и др. Список приглашенных, список на рассылку и др. требуют утверждения.

Оформляется списки на общем бланке организации или стандартном листе бумаги.

Обязательными реквизитами сводки, заключения, отзыва, списка, перечня являются : наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, печать (при составлении на стандартном листе бумаги).

Деловые документы личного характера. Личное заявление – особенности составления и оформления

Как известно, все многообразие документов разделяется, в первую очередь, на официальные и документы личного характера. Документы личного характера включают в свой состав :

· собственно личные - документы, создаваемые человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (самая немногочисленная система документов, включает личную переписку, дневники, мемуары, воспоминания и т.д.);

· деловые документы личного характера - документы, создаваемые человеком в связи с его профессиональной деятельностью и относящиеся к ее осуществлению (автобиография, резюме, анкета, личное заявление, характеристика, рекомендация, доверенность личного характера, расписка и др.)

· Умение правильно составлять и оформлять деловые документы личного характера, связанные с профессиональной деятельностью не менее важно, чем правильное составление и оформление официальных деловых документов.

· Личное заявление: понятие, реквизиты, образцы оформления

· Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу. Отсутствие указания в обращении на нарушения прав и интересов обратившихся является основным критерием отличия заявления от жалобы.

· В настоящее время не существует требований ГОСТ, регламентирующих правила оформления заявлений. Эти документы, по форме, являются условно-произвольными. Тем не менее, существует несколько разновидностей личных заявлений по расположению реквизитов: в соответствии с существующими типами делопроизводства – угловые и продольные.

· Личное заявление выполняется от руки или с помощью технических средств. Личные заявления также могут выполняться на бланке с трафаретным текстом. Как правило, в крупных организациях формы личных заявлений унифицированы и представлены в виде бланков, например, заявление о приеме на работу, об увольнении, о предоставлении очередного отпуска.

Заявление о приеме на работу – вид обращения гражданина об устройстве на работу в ту или иную организацию (на предприятие). И хотя законодательством не предусмотрено обязательное составление гражданином такого заявления, на практике оно используется довольно часто. Необходимость такого заявления объясняется сложившейся практикой и некоторыми нормативными актами.

Так, в Указе Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» при перечислении документов, входящих в личное дело, первым документом указано заявление.

Правильно составленное заявление должно содержать следующие реквизиты :

· адресат (при обращении к должностному лицу указывают его должность, фамилию в дательном падеже и инициалы);

· наименование вида документа – ЗАЯВЛЕНИЕ (слово «заявление» может быть написано полностью прописными буквами или иметь только первую букву прописной без точки в конце; допускается, но считается устаревающим способ записи строчными буквами с точкой в конце);

· текст (в заявлении о приеме на работу необходимо указать должность и название структурного подразделения, куда поступает работник; если оговаривались какие-либо особые условия: по совместительству, на определенный срок, на выполнение конкретной работы, на неполный рабочий день и т.п., - это также пишется в тексте заявления);

· подпись;

· дата (указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «название вида документа» или после текста заявления от границы левого поля).

· Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). В таком случае все приложения, нумеруя, указывают в заявлении.

· Заявление подписывается автором и передается (направляется) для принятия решения, которое выражается резолюцией. Заявление с резолюцией является основанием к изданию приказа или другого документа , например, приказа о приеме на работу, приказа о проведении проверки, письма автору о принятии решения, справки о состоянии затронутого автором вопроса.