Предоставление закрывающих документов является прямой обязанностью субъектов хозяйствования, участвующих в договорных отношениях. Данные документы используются для завершения сделки в бухгалтерском и налоговом учете, поскольку одного лишь факта оплаты для этого недостаточно. Без закрывающих документов невозможно обосновать понесенные затраты, доказать экономическую необходимость денежных трат. Если пропустить этот шаг, контролирующие фискальные органы не разрешат зачесть издержки в налогооблагаемой базе, что повлияет на увеличение налоговой нагрузки и налоговых рисков.
Закрывающий тип документации предназначен для юридического удостоверения факта завершения сделки. Эти бланки подтверждают выполнение взятых по договору обязательств обеими сторонами. Документ должен иметь письменную форму, что требуется для фиксации его содержания в учете.
Закрывающие документы для бухгалтерии – что входит в их перечень:
Закрывающие документы в виде накладных составляются минимум в двух экземплярах – по одному для каждой стороны сделки. Это необходимо для того, чтобы все участники договора могли провести у себя в учете завершение операции. Такой бланк актуален для операций купли-продажи, поставки товара.
Нужны закрывающие документы и по оказываемым услугам. В этом случае используются не накладные, а акты выполненных работ или оказанных услуг. Такой документ выполняет несколько функций:
Без закрывающих документов нельзя признать затраты и в налоговом учете. Если письменного подтверждения по завершению сделки нет, а в бухгалтерии операция числится в категории завершенных, возможны следующие последствия:
Закрывающие документы НДС – счета-фактуры. Их содержание строго унифицировано (утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 в ред. от 01.02.2018). Счета-фактуры являются основанием для отражения в учете сумм налога (к уплате и возмещению). Срок оформления счета-фактуры ограничен 5 днями с момента отгрузки товарной продукции. С конца прошлого года применяется новый бланк счета-фактуры, о котором подробнее можно прочитать .
В ряде случаев возможно применение УПД (универсального передаточного документа), который совмещает в себе накладную или акт и счет-фактуру.
Закрывающие документы по договору помогают отследить, по каким соглашениям продолжается работа, по каким сделкам оплачены и уже получены заказанные товары или услуги. Например, фирма заключила договор на поставку мебели для офиса, перечислила предоплату. Сделка считается открытой до тех пор, пока компания не получит в свое распоряжение заказанные предметы мебели. Когда мебель привезут и отгрузят, предприятие не может сразу отразить в учете завершение сделки. Для этого нужна накладная. После ввода реквизитов накладной и ее содержательной части в учетных регистрах закрывается сальдо по задолженности контрагента.
Применительно к платежным операциям в качестве закрывающих форм документации в т.ч. могут выступать:
Закрывающие документы (акты, накладные) оформляют с обязательным включением в их содержание следующих реквизитов:
Получать закрывающие документы необходимо только в оригиналах. Копии не обладают юридической силой, даже заверенные. Поэтому такие бланки и заполняются сразу в нескольких экземплярах.
В договоре может быть оговорено, какие документы должен предоставить контрагент для завершения сделки. Соглашением может быть описана форма документов, их содержание, структура, сроки составления (например – «закрывающие документы предоставим в течение 3 дней после завершения работ»). Единого обязательного образца накладных, актов выполненных работ или других подобных форм в российском законодательстве не предусмотрено, каждый субъект хозяйствования вправе разрабатывать их самостоятельно с учетом требований закона о бухучете № 402-ФЗ, предъявляемым к первичным документам. Можно воспользоваться и унифицированными формами, которые применялись до 2013 г., например, товарная накладная ТОРГ-12 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132).
Проведение любой сделки принято оформлять документально. Особое внимание специалисты рекомендуют уделять закрывающим документам. От правильности их оформления во многом зависит возможность предъявления претензий одной стороне к другой в случае необходимости.
Часто закрывающими документами считаются документы, подтверждающие факт оплаты товара или услуги (платежные поручения, квитанции, чеки, банковские выписки). На самом деле к закрывающим такие бумаги не причисляются. Они, безусловно, важны. Но подтверждения оплаты не заменяют закрывающие документы.
Закрывающим сделку является документ, фиксирующий подтверждение сторонами договора факта завершенности сделки, то есть выполнения предмета договора. Подписание такого документа исключает возникновение недопонимания, недоразумений по деталям проведенной операции.
В закрывающем документе, как и в контракте, рекомендуется детально прописывать все нюансы сделки. Разница заключается в том, что в закрывающем документе указываются не обязательства сторон, а фактически выполненные работы.
Разные типы сделок предусматривают использование различных закрывающих форм. Последние актуальны как для поставщика, так и для покупателя. Бухгалтерия юридического лица использует закрывающие документы для:
Любая сделка по поставке должна быть соответствующим образом закрыта. Закрывающим документом является накладная. Юридическую силу имеет только оригинал этого документа. В в качестве отчетного документа может быть принята копия накладной. Это, как правило, отображается в договоре. Но под бухгалтерский регистр должен быть подложен оригинал документа. Сделка, закрытая копией накладной, юридически считается незавершенной.
Накладная является типовым документом, который оформляется согласно установленным правилам. Она должна содержать определенные реквизиты. Комплект таковых включает название, дату документа, наименование и реквизиты поставщика, описание передаваемых , единицы измерения в количественном и денежном эквиваленте. Подписывается накладная ответственным лицом, визируется печатью организации-поставщика.
Что касается формы накладной, она может быть произвольной. Бланк, как правило, разрабатывается компанией-поставщиком. Содержание реквизитов на накладной подчиняется требованиям ФЗ «О бухучете». Отсутствие обязательных реквизитов на документе является достаточным условием для признания его недействительным.
Сделку по предоставлению услуг и выполнению работ закрывает соответствующий акт. Он, как и накладная, может составляться в произвольной форме. При этом акт должен содержать реквизиты компании-исполнителя, или выполненных работ (преимущественно детализованный).
Закрывающий документ оформляется в печатном виде, подписывается ответственным лицом (представителем компании-исполнителя), специалистом, уполномоченным принять работы. Грамотно оформленный акт исключает недопонимание . В документе прописываются различные нюансы, возникшие при выполнении работ или предоставлении услуг. Подписанный акт служит документом обоюдного закрытия сделки. Он подтверждает факт предоставления услуг и их получения.
При проведении любой сделки большое внимание необходимо уделять тому, есть ли в наличии и правильно ли оформлены закрывающие документы. И речь идет не о платежках, квитанциях, банковских выписках, которые тоже обязательны и очень важны.
Закрывающие документы - это бумаги, в которых обеими сторонами подтверждается факт завершенности сделки в части выполнения партнерами самого предмета договора.
Для того чтобы у контрагентов не возникало недоразумений и недопонимания по каким-либо деталям проводимых операций, рекомендуется всегда тщательно прописывать все нюансы в контракте. Не будет лишним там же конкретно указать, какие документы необходимы для того, чтобы соглашение считалось выполненным.
Для того чтобы сделка юридически считалась завершенной, а не только оплаченной, должно быть подтверждение этого факта в письменном виде. Для этого и существуют различные закрывающие документы.
Бухгалтерия каждого предприятия требует строгого учета операций и наличия всех бумаг по ним. Если перечислены деньги за товар либо услугу, то у бухгалтера должен быть документ о том, что предприятие получило их. И наоборот, фирма-контрагент такими же документами закрывает у себя операцию по приходу средств и подтверждает, за что именно ей заплатили эту сумму. 
Для разного типа сделок существуют различные договоры, а также бумаги, которые подтверждают их выполнение. Что такое закрывающие документы, по каждому из них рассмотрим далее.
Основным документом, закрывающим договор поставки товаров, материалов, сырья или любого другого имущества, является накладная. 
Юридическую силу имеют только оригиналы документов. Поэтому даже если в какой-то промежуточный период, в силу определенных обстоятельств, была принята копия накладной, все равно под бухгалтерские регистры должен быть подложен оригинал. Изменить это не в силах даже оговорка в договоре.
При продаже товара поставщик обязан выписать накладную в двух экземплярах: для себя и покупателя. На ней должны быть такие реквизиты, как:
Законом не установлена обязательная форма накладной. Любое предприятие может разработать собственный бланк. Однако вышеперечисленные реквизиты, согласно Федерального закона о бухучете, должны иметь все закрывающие документы по договору поставки в обязательном порядке.
Если есть сомнения по поводу правильности самостоятельного составления бланка, то можно с успехом воспользоваться формой № ТОРГ-12, которая считалась обязательной до 2013 года.
Для образца можно рассмотреть такую накладную:
Отправитель: ООО «Чип».
Получатель: ООО «Астра».
Всего отпущено одно наименование
На сумму: Три тысячи руб. 00 коп.
Отгрузил директор _____________________ А. А. Сергеев
Товар получил _______________________
Если предметом контракта выступают услуги или работы, то основным документом, закрывающим договор, будет акт. Как и в случае с накладной, подтверждать выполнение сделки необходимо оригиналом. 
Однако есть некоторые исключения. Если закрывающие документы на услуги не являются обязательным условием договора, и по закону разрешается их отсутствие, то под бухгалтерские регистры можно подложить (при необходимости) копии актов. Однако эти бумаги могут использоваться лишь для удобства учета. Такие случаи бывают при заключении договоров аренды и оферты.
Акт выполненных работ (оказанных услуг) - документ, доказывающий не только завершение сделки, но и отсутствие у заказчика претензий. Он выступает главным подтверждением, которое позволяет учитывать расходы по операции и включать их в налоговые декларации. Печатается акт в двух экземплярах, хранятся они у каждого из участников сделки.
Законом не введена унифицированная форма акта выполненных работ. На каждом предприятии закрывающие документы по договору оказания услуг разрабатываются самостоятельно, однако их оформление должно четко соответствовать установленным нормам.
Основными реквизитами, которые обязаны быть, являются:
Исполнитель ООО «Чип» в лице директора А. А. Сергеева с одной стороны и Заказчик ООО «Астра» в лице менеджера по снабжению И. В. Кулебякина с другой стороны составили акт о том, что Заказчик принял выполненные работы и претензий по ним не имеет.
Всего на сумму: Пятьсот рублей 00 копеек.
Исполнитель:
Директор ООО «Чип»_______________________ А.А. Сергеев
Заказчик:
Менеджер по снабжению ООО «Астра»______________________ И.В. Кулебякин
Накладные и акты обязательно должны завершать оформление сделки. Только после этого она считается полноценной и закрытой по всем правилам.
Однако иногда возникают случаи, когда закрывающие документы бывают утеряны в силу различных обстоятельств. Или же руководителю фирмы приходится столкнуться с халатностью подчиненных, и в результате проверок обнаруживается отсутствие таких бумаг. 
Одним из негативных последствий таких неприятных происшествий является доначисление налогов. Ведь бухгалтер предприятия не имел права включать в декларации расходы, не подтвержденные документально. В таком случае налог на прибыль оказывается занижен, и приходится не только его доплатить, но и перечислить все штрафы и пени. Кроме того, наказывать будут еще и за отсутствие самих документов. 
Чтобы избежать таких последствий и не портить репутацию фирмы и отношения с налоговыми органами, необходимо тщательно следить за состоянием документооборота и бухгалтерского учета на предприятии. Важно оформлять все бумаги вовремя и по соответствующей форме.
Если руководитель сомневается в компетентности либо ответственности своего бухгалтера, лучше заплатить аудиторской фирме и провести проверку, чем потом в десятки, а то и в сотни раз больше заплатить за отсутствие документов.
Данная пошаговая инструкция подробно описывает процедуру закрытия ИП. С ее помощью вы получите наиболее полное представление о том, как закрыть ИП в 2020 году, а также сэкономите свое время на поиск необходимой информации.
Обратите внимание! С 1 сентября 2020 года ФНС сможет принудительно закрыть ИП , попадающего под такие условия:
Существует два способа закрытия ИП:
Стоимость платного закрытия ИП зависит от региона, но обычно составляет от 1 000 до 5 000 рублей. Государственная пошлина за закрытие ИП, как правило, в данную сумму не входит.
Примечание : в стоимости не учтены затраты на налоги и сборы, взносы, штрафы, которые возможно потребуется оплатить, а также расходы на расчет с работниками (при их наличии).
| Способ закрытия | Преимущества | Недостатки |
|---|---|---|
| Самостоятельное закрытие ИП | Полезный опыт в подготовке документов и общении с государственными органами. Экономия денежных средств на платных услугах юридических компаний. |
Возможный отказ в закрытии ИП из-за ошибок в подготовленных документах. Как следствие – потеря времени и денег. НО, при соблюдении данной инструкции и внимательной подготовке документов риск отказа сводится к 0. |
| Платное закрытие ИП через юридическую фирму | Риск отказа в закрытии ИП специализированная фирма берет на себя. Подготовка, подача и прием документов из налоговой службы возможны без вашего участия. | Дополнительные расходы. Передача личных данных посторонним лицам. Вы будете плохо разбираться в процедуре закрытия ИП. |
ИП перед своим закрытием по закону должен выполнить только первые два пункта, остальные он может выполнить уже после прекращения деятельности. Но, на практике, налоговые органы часто требуют выполнения сразу всех действий описанных ниже.
На данном этапе нужно точно знать, какие суммы налогов, штрафов и пеней вам необходимо уплатить. Напрямую суммы налогов, подлежащих уплате, зависят от системы налогообложения , на которой находится ИП. Получить точную информацию об имеющейся задолженности и переплате по налогам, сборам и штрафам можно проведя сверку расчетов с налоговым органом.
Более подробно о налогах ИП вы можете прочитать на этой странице .
В соответствии с законом 54-ФЗ от 22.03.2003, компаний и ИП обязаны применять ККТ при расчетах за товары, работы или услуги. ИП на ОСНО и УСН должны были перейти на новые кассовые аппараты с 2017 года, но в сфере услуг предоставлялась отсрочка. ИП на ЕНВД и патенте применяют кассовую технику с 1 июля 2019 года. Однако есть исключение — это предприниматели, не нанимающие работников и не занятые в розничной торговле. Они могут работать без ККТ до середины 2021 года вне зависимости от налоговой системы.
Примечание. Применять кассовую технику старого образца в 2020 году запрещено.
В том случае, если вы работаете на онлайн-кассе, для снятия с учета вам потребуется:
Заявление по форме Р26001 является основным документом, необходимым для прекращения деятельности индивидуального предпринимателя (скачать бланк). Подробную инструкцию по заполнению, а также образцы заявления, актуальные в 2020 году, вы можете посмотреть на этой странице .
В 2020 году госпошлина для закрытия ИП составляет 160 рублей . Сформировать квитанцию, а также оплатить ее через Интернет можно при помощи этого сервиса на официальном сайте ФНС (раздел Государственная пошлина за регистрацию ИП). Там же вы сможете распечатать квитанцию в бумажном виде и оплатить ее в любом удобном отделении Сбербанка.
Итоговый комплект документов должен включать в себя:
Собранные документы необходимо подать в налоговый орган, который его регистрировал (например, в Москве это ИФНС №46), а не в тот, где он находился на учете (это не касается уплаты налогов и сдачи отчетности). Адрес и контактные данные вашей налоговой инспекции, вы можете узнать при помощи этого сервиса .
При самостоятельной сдаче документов в ИФНС индивидуальному предпринимателю не нужно заверять подпись на заявлении. Однако при сдаче документов через доверенного представителя или отправке документов по почте (обязательно с объявленной ценностью и описью вложения) нотариальное заверение необходимо.
После приема документов налоговая служба обязана выдать (отправить) расписку об их получении и в течение 5 дней закрыть ИП, отправив вам на электронную почту соответствующее уведомление (форма № 2-4-Учет) и Лист записи ЕГРИП.
Обратите внимание на то, что:
Закрытие ИП – ситуация, которая встречается часто. Что и говорить, время сейчас непростое как для крупных компаний, так и для малого и среднего бизнеса. Как провести эту процедуру корректно, не нарушая законодательства, обсудим далее.
На самом деле, для этого есть великое множество причин.
Перечислим только самые распространенные:
Могут быть и другие причины, у каждого предпринимателя в конечном итоге, они свои.
Некоторые предприниматели ошибочно считают, что если ИП закрыть, это позволит не уплачивать штрафы и не выполнять долговые обязательства перед налоговой и различными фондами. Это не так, действуя подобным образом, можно понести ответственность по действующему законодательству.
Перед тем как собирать документацию и сдавать ее в ФНС, убедитесь в том, что:
Только после этого нужно заняться сбором пакета документации.
В него входят:
Государственную пошлину нужно оплатить заранее, ее размер небольшой – 160 рублей. Можно оплатить в режиме онлайн, в офисе Сбербанка или через интернет-банк, никакой комиссии с вас не возьмут. Несмотря на то что сумма маленькая, если квитанции у вас нет, заявление на закрытие ИП не примут.
Бланк заявления можно заполнить в электронном виде или вручную. Если заполняете рукописным способом, пользуйтесь черными чернилами, а буквы пишите печатными и заглавными. При электронном заполнении максимально подходит для использования шрифт Courier New, размер 18.
Обязательно нужно указать:
Приносить документы в отдел ФНС необязательно лично. Можно отправить по почте, либо передать с представителем, предварительно оформив доверенность.
Обязательно укажите адрес электронной почты и номера телефонов, по которым при необходимости с вами можно связаться.
В этой инструкции мы рассмотрим все необходимые шаги, которые нужно сделать для закрытия ИП, а также расскажем, как самостоятельно закрыть ИП.
Прежде всего стоит разобраться со всеми долговыми обязательствами. Конечно, можно закрыть ИП с долгамии мы поговорим об этом далее, но от уплаты долгов никто предпринимателя не освободит.
Осуществите оплату государственной пошлины. Размер оплаты небольшой, главное правильно заполнить все реквизиты. Если допустите ошибку, оплачивать пошлину придется второй раз. Квитанцию для оплаты можно взять в ФНС, либо заполнить на официальном сайте ФНС.
После заполнения квитанцию можно распечатать и внести оплату через любое отделение Сбербанка.
Сделайте для себя ксерокопию квитанции, которая уже оплачена. Оригинал отдадите в ФНС, а копию оставьте себе, потому что ситуации бывают разные, чтобы вы смогли подтвердить факт оплаты.
Уточните в налоговой, понадобятся ли для процедуры данные из ПФР. Предоставление их сейчас обязательным не является, но лучше этот вопрос выяснить заранее. Некоторые отделения ФНС не позволят закрыть ИП, пока вы не принесете справку об отсутствии задолженности в ПФР.
Сейчас идем в ФНС и отдаем собранные документы.
Подать документы можно несколькими способами:
На подаче в электронном виде остановимся подробнее.
Закрыть ИП через интернетпросто, если вы его открывали таким же образом. То есть если у вас есть электронная подпись и личный кабинет, никакого труда процедура не составит.
Благодаря системе, ошибок вы не допустите. Если же ИП было открыто другим способом, не стоит заниматься тратой времени и денег.
По окончании шестого рабочего дня нужно получить на руки документы, которые подтвердят, что ИП официально закрыто. Вам будет выдан лист записи из ЕГРИП. Если же были допущены ошибки в оформлении бумаг, скорее всего, в закрытии будет отказано.
Всех работников увольняют до того, как будет запущен процесс закрытия. За 14 дней до увольнения всю информацию направляют в службу занятости. Увольнение осуществляют с формулировкой «по инициативе работодателя в связи с прекращением деятельности». Затем выдают окончательный расчет.
В большинстве случаев процедура стандартна и не отличается от обычной. Достаточно написать заявление, оплатить пошлину и предоставить всю документацию в ФНС.
Мы уже упоминали эту цифру выше – она составляет 160 рублей (размер госпошлины). Оставшаяся сумма расходов будет зависеть от того, есть ли у вас какие-либо долговые обязательства.
Если документы будут поданы в электронном формате – через сайт налоговой или портал госуслуг, то госпошлину можно не оплачивать (234-ФЗ от 29.07.2018 г.)
Процедура по закрытию ИП с наличием долгов по алгоритму не отличается от обычной. Закрыть ИП с долгами можно, но их придется выплатить.
Если у ИП есть долги в ПФР или других органах, закрывать его нужно в том отделении ФНС, в котором вы его открывали. Сроки закрытияИП с долгами четко не закреплены, а вот сроки рассмотрения документов имеют границы. Их рассматривают 5 рабочих дней.
Сроки, в которые можно погасить все долги, также имеют ограничения. В частности: если имеется задолженность перед Пенсионным фондом, погасить ее нужно в течение 14 дней с момента закрытия ИП.
Предоставление отчетности закрытого ИП производится в следующий срок:
Если предприниматель отказывается выплачивать долг, ПФР может обратиться в судебные органы и взыскать средства принудительно.
Вообще, это частный случай. В этом случае ИП закроют только тогда, когда все долги будут погашены и вы выплатите все штрафы за неуплату налогов. Так что сумма затрат может быть весьма приличной.
Если у собственника ИП отсутствуют средства для возврата долгов, в виде оплаты может выступить собственность, которой владеет бывший предприниматель.
Понятно, что реализовывать ее будут совсем не по рыночной стоимости. Кроме этого, к вашим расходам приплюсуют затраты на проведение всех мероприятий по реализации, а также на оплату услуг управляющего.
Но отметим, что есть вариант, при котором удастся не потерять имущество – это банкротство. В этой ситуации суд может перенести сроки уплаты или снизить долговое бремя, назначив рассрочку платежа. Чуть позже мы поговорим об этой процедуре подробнее.
Исходя из того, что уже было сказано, понятно, что закрыть ИП с долгами можно. Но стоит обдумать вопрос: а как выплачивать эти долги? Выплатить их при любом раскладе придется, если откажетесь – вас ждет судебное разбирательство, а приставы в дальнейшем могут конфисковать все имущество.
Что можно посоветовать? Ответ банален: вносить все платежи вовремя и не создавать самому себе проблем.
Сначала составьте и предоставьте в ФНС нулевые налоговые декларации. Затем оплатите все взносы, проверьте, нет ли каких-либо долгов или штрафов.
Со всеми этими квитанциями и отчетностью обратитесь в налоговую по месту регистрации вашего ИП. Что касается перечня документов, в разных регионах он может отличаться, поэтому выяснить этот момент нужно заранее.
То, что ИП – банкрот, может решить только Арбитражный суд. Отметим, что банкротом может быть признан любой предприниматель. Для того чтобы это признание произошло, нужно рассмотреть предпосылки, которые к этому ведут.
Итак, признаки банкротства:
Заявление в Арбитражный суд может подать:
То, что индивидуальный предприниматель является несостоятельным, должно быть подкреплено доказательственной базой. Для этого проводят финансовый анализ, а арбитражный управляющий в итоге выдает заключение, есть или нет признаки того, что банкротство фиктивное.
В Арбитражный суд региона, где зарегистрировано ИП, подают следующую документацию:
Затем анализируют, насколько предприниматель платежеспособен.
Следующим шагом можно назвать поиск компромисса между должником и всеми его кредиторами. После этого начинается конкурсное производство, в ходе которого права предпринимателя на имущество утрачиваются, а само имущество реализуется для покрытия долгов.
После этого ИП – банкрот.
За долги ИП предприниматель отвечает всем своим имуществом. Но если кредиторы отказываются принять то имущество, которое им было предложено, оно будет возвращено должнику.
А если имущества нет?
В таком случае банкротство – максимально выгодный вариант. Стоимость всей процедуры составит около 400 тысяч рублей. Поэтому обанкротить ИП выгодно, если ваши долги перевалили за эту сумму. Но если же сокрытое имущество выявят, штрафные санкции не заставят себя ждать.
Последствия этой процедуры тоже существуют: заниматься предпринимательской деятельностью банкроту запрещено в течение 1 года.
Вся документация после закрытия хранится не менее, чем 4 года. А если имеется документация по кадрам, то она хранится 75 лет.
Их можно уничтожить самостоятельного, или прибегнуть к услугам организации, которая занималась их изготовлением.
Для самостоятельного уничтожения нужно:
Если же вы обращаетесь в организацию, то:
Ведение – процесс увлекательный и в то же время очень сложный. Не всегда у предпринимателя все получается безупречно. Поэтому иногда, если вы понимаете, что ни ожиданий, ни вложений не оправдывает, лучше закрыть его не теряя средства, нервы и время.
