Предприятие — сложный механизм, который требует контроля над каждым его сектором. Ведение делопроизводства является важной частью управления организацией. Без этой процедуры на предприятии возникнет неразбериха, хаос, невозможно будет найти нужные документы, предоставить их в контролирующие органы, правильно хранить.
Для правильного ведения делопроизводства необходимо ознакомиться с основами этого процесса. Эти азы позволят вникнуть, систематизировать данные. Что же нужно знать новичку, который только приступает к делопроизводству? Часто эти обязанности делегируют секретарю даже без специального образования. Считается, что освоить эти навыки несложно, но на самом деле эта сфера имеет множество нюансов, аспектов, которые важно не упустить.
Основы организации делопроизводства начинаются с понятия номенклатуры дел. Это такой перечень всех документов, что есть на предприятии. Сложная система с множеством разветвлений — так можно охарактеризовать это понятие. Каждому направлению присваивается свой код, чтобы проще было найти нужный документ.
Номенклатура позволяет архивировать материал, создать единую систему. Чтобы было проще обработать информацию, создается таблица, в которую вносятся коды документов, место в архиве, срок хранения.
Опытные секретари рекомендуют группировать документы по их видам. Существует немало разновидностей документов. Перечень зависит от специфики производства, функций предприятия, направленности работы. Но существует универсальные документы, которые можно встретить и на государственном, и на частном предприятии.
К таким относят:
Каждая разновидность ведется секретарем отдельно. Для этого заводится индивидуальный журнал, в котором фиксируется все, что касается конкретного документа.
Если, например, материал был выдан одному из работников, то в журнале обязательно должно быть указано, кто это, подпись ответственного лица и копия этого документа.
Делопроизводство — это не только учет привычных документов. Также ведется журнал сдачи ключей, принятия звонков, времени прихода на работу и другие важные документы, которые могут сделать «жизнь» предприятия лучше, продуктивнее.
Следующий важный пункт в основах документооборота — составление Положения о документообороте для конкретной организации. Этот основной документ разрабатывается совместно с директором предприятия и отображает все нюансы ведения дел.
Что должно быть отображено в Положении:
Это позволит навести порядок и не даст потерять важные материалы, поможет быстро найти нужное и отследить любые «передвижения» документа.
Важно для специалиста — делопроизводителя разобраться, в каких случаях на документа ставится штамп или печать. Тут все просто — печать проставляется на исходящих бланках, а внутренние документы заверяются подписью руководителя. Входящие материалы после рассмотрения руководителем также заверяются печатью.
Штамп же является вспомогательным инструментом, который помогает секретарю градировать информацию, но юридической силы он не имеет.
Чтобы на предприятии царил порядок и рабочие процессы не тормозились бумажной волокитой, следует освоить правила организации делопроизводства. Они помогут определиться, как правильно вести учет входящей и исходящей документации, карточек поставщиков и клиентов, журналов звонков и прочей важной документации.
Можно выделить такие основные тезисы:
Это только основной перечень основных правил организации делопроизводства. На каждом предприятии могут быть разработаны свои индивидуальные правила, ссылаясь на специфику производства, численность штата и т.д.
Делопроизводство тесно связано с понятием «документооборот». Последнее — это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до отправки другим лицам, подшивки в архив или утилизации.
Направление в этой сфере определяют правила делопроизводства и документооборота в организации:
Помимо правил, существуют еще и основные требования к организации делопроизводства.
Они заключаются в таких главных аспектах:
Как и к другим сферам «жизнедеятельности» предприятия, к делопроизводству нужно отнестись серьезно, своевременно заполнять карточки и журналы, бережно и внимательно относится к документам.
Хранение документов в делопроизводстве организации — важный и необходимый этап. Без него невозможно будет оперативно найти нужный документа или он может быть не найден вовсе. Это предпоследняя ступень перед утилизацией документации. Информация может храниться в архиве десятками лет, потому следует правильно ее оформить.
Сперва информацию нужно систематизировать и сформировать дела. После этого создается номенклатура дел, которая включает в себя всю документацию, существующую на предприятии. Она хранится в службе делопроизводства. Обычно за ее формирование и сохранность отвечает секретарь или другое лицо, на которое возложены обязанности делопроизводителя.
Законченные дела передают в архив. Но сперва делают описи дел, чтобы градировать их по срокам хранения.
Когда срок хранения у конкретного документа истекает, его утилизируют. Это также сделать не так просто. Сперва составляется Акт об изъятии, он должен быть обязательно подписан руководителем, чтобы вдруг не утилизировать важный для него документ.
Каждая организация должна разработать и утвердить индивидуальную Инструкцию по делопроизводству в организации. Пункты в ней могут разниться в зависимости от направления деятельности предприятия. Но можно привести примерную типовую Инструкцию, которая может стать шаблоном для разработки своего варианта.
Начинать следует с «шапки», в которой следует указать дату, номер документа и данные того, кто утвердил Инструкцию. Затем идут «Общие положения».
1. Общие положения
1.1 Типовая инструкция создается для обеспечения документооборота на предприятии, повышения эффективности и нормализации производственных, финансовых и прочих процессов.
1.2 Документ распространяется на организацию всех видов документов, на каком бы носителе они не были представлены.
1.3 Цель руководства предприятия — совершенствовать организацию делопроизводства благодаря внедрению технического и программного оснащения.
2. Требования к организации документооборота и делопроизводства
2.1 Создание номенклатуры дел и присвоение каждому делу своего уникального номера.
2.2 Рассмотрение, анализ каждого документа, систематизация информации.
2.3 Обязательный ответ на деловые письма в рамках деловой этики.
2.4 Своевременная регистрация дел, передачи их в архив и утилизация со временем.
3. Особенности оформления некоторых видов документации
3.1 Приказы и распоряжения передают решения нормативного характера и визируются руководителем предприятия или начальниками отделов.
3.2 Документация печатается на специальном бланке и должна иметь заголовок, дату подписания, номер.
3.3 Положение включает в себя свод правил, которых нужно придерживаться для функционирования предприятия
3.4 Протокол состоит из записей, которые были сделаны во время заседания, совещания
3.5 Служебные письма обязательно должны быть систематизированы и внесены в специальный Журнал.
4. Прием и обработка документации
4.1 Все документы, которые создаются или поступают на предприятие, проходят первичную обработку, первичное рассмотрение, регистрацию, передаются на рассмотрение руководству, а после — исполнителям.
4.2 Если документ не адресован конкретно руководству, а пришло на имя предприятия, то сперва его рассматривает секретарь, а уже потом оно переходит на рассмотрение директору.
4.3 Если документ поступает на электронном носителе, то к нему обязательно должно идти сопроводительное письмо с текстом написанного в документе.
5. Организация хранения дел
5.1 От момента создания или передачи дела на предприятие и до его сдачи в архив оно хранится в отделе делопроизводства.
5.2 За сохранность информации отвечает руководитель предприятия и начальники отделов.
5.3 Выдача дел совершается только под расписку на установленный срок.
5.4 После истечения срока хранения дела передаются в архив.
Дополнить Инструкцию можно шаблонами бланков документов.
Чаще всего сталкиваются с организацией не секретного делопроизводства. Эта обязанность ложится либо на секретаря, либо на начальника отдела по делопроизводству.
Из-за того, что материалы не являются засекреченными организация такого процесса очень схожа со стандартным.
Алгоритм действий будет следующий:
Доступ лиц, которые могут брать документацию на время, не ограничивается.
Сложнее организовать секретное делопроизводство. Информация при этом является частично или полностью закрытой от посторонних, потому необходимо сразу четко разграничить, кто может знакомиться с документами.
Также нужно обратить внимание на такие нюансы:
Правила организации делопроизводства в федеральных органах базируются на законах, указах и распоряжениях Правительства Российской Федерации. Потому они четко оговорены и отображены в типовой Инструкции по делопроизводству.
Эти правила очень схожи с другими подобными правилами организации документооборота на предприятии.
Но есть и несколько специфических нюансов, на которые нужно обратить внимание:
Во всем остальном принципы ведения документооборота очень схожи.
Часто граждане обращаются в государственные органы власти за помощью. Такие обращения также нужно систематизировать и наладить организацию делопроизводства в этой сфере.
Граждане чаще обращаются в письменной форме.
Тогда порядок действий будет таким:
Письменное обращение должно быть зарегистрировано в течение 3 дней. На документе ставится дата и регистрационный номер.
Организацию лучше вести и с помощью карточек, и применив компьютерные технологии.
Если в обращении есть вопросы, которые не входят в компетенцию органа исполнительной власти, то в течение недели нужно перенаправить его по назначению.
Письменный ответ должен быть подписан органом исполнительной власти.
Существуют такие причины, пот которым можно не давать ответ гражданину:
На основании таких писем формируются дела.
Организация современного делопроизводства не стоит на месте. Постоянное развитие в этой сфере — залог «здорового» функционирования предприятия. Появление новых форм, бланков, документации, новые правила оформления, передачи и хранения заставляет ответственное лицо постоянно совершенствоваться, познавать новое.
Что же новое появилось в делопроизводстве за последний год? Основное новшество — с 1 июля 2018 года вводится новый стандарт на оформление организационно — распорядительных документов. В частности в нем была затронута важная тема использования шрифтов при составлении документации. Так ранее можно было пользоваться исключительно Times New Roman, Arial, Verdana или Calibri. Новый же стандарт позволяет любые бесплатные шрифты. Их размер: 12, 13, 14.
Если нужно заполнить таблицу, то следует использовать меньшие шрифты.
Также в новом документе появились и новые реквизиты:
Появились ряд новых бланков и программное обеспечение, нацеленное помочь секретарю справится со своей задачей.
Организация и ведение делопроизводства на предприятии — первоочередная задача. На такую систематизацию, обработку и хранение данных уходит немало сил и средств. Но современные технологии значительно упрощают работу специалистам. Теперь с помощью одного клика можно узнать о статусе документа, месте его хранения и сроках его использования в круговороте документации.
Организация документооборота (общие положения). Регистрация и учет поступающих в организацию документов. Подготовка и регистрация отправляемых документов. Прохождение внутренних документов. Учет объема документооборота. Контроль за исполнением документов
Кирсанова М.В.
1. Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.
2. Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждения и структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-множительной службой и т.д.).
По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступающие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, - отправляемые документы, а другая циркулирует внутри учреждения - внутренняя документация.
3. При проектировании и рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой делопроизводства и совершенствования организации управленческого труда.
При движении документов следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.
Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям.
Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.
4. Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.). Движение документов в организации, учреждении, где есть служба документационного обеспечения управления, например канцелярия, показано на схеме 3.1.
Схема 3.1. Движение документов в учреждении
Поступающие документы,
Документы, отправляемые из организации,
* * * * * * - внутренние документы.
Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, фельдсвязь, спецсвязь, факс, спринтсвязь и т.д.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.
При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются отправителям. Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного работника с пометкой «лично», передаются работнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.
Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть. Предварительное рассмотрение документов работником службы делопроизводства существенно повышает эффективность управленческого процесса в целом. Главная цель предварительного рассмотрения документа - установить подразделение или должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение. Надо всегда иметь в виду, что нет необходимости все документы передавать руководителю учреждения. Во многих учреждениях руководители получают 80-90% всех поступающих документов, а затем переадресовывают их своим заместителям. При этом решение принимается по 2-3% документов. Последующие резолюции ничего нового исполнителю не дают. На подпись также передаются 90-95% отправляемых документов. Такой порядок снижает обоснованность решений и их оперативность (время ожидания рассмотрения в 2-3 раза превышает время работы над документом), инициативу и ответственность исполнителей.
При предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид документа.
Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией руководителя.
Предварительное рассмотрение документов осуществляют секретари-референты, заведующие канцелярией, секретариатами, общими отделами, помощники руководителя и т.д. После предварительного рассмотрения документы направляются на регистрацию или регистрируются этим же должностным лицом.
На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы проставляется регистрационный штамп:
Наименование организации Вх. №__________________ От_____________________ |
Проставление штампа, даты, регистрационного номера (по порядку номеров начиная с календарного года) производится в день поступления документа.
Регистрации подлежат не все документы. Необходимо регистрировать документы, поступающие из вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других организаций, обращения граждан и др. Не надо регистрировать: поздравительные телеграммы, проспекты, приглашения, программы, извещения, а также документы, поступающие в копиях для сведения. В каждой организации перечень таких документов разрабатывается руководителем службы делопроизводства и дается в инструкции по делопроизводству, утвержденной руководителем организации.
Все документы (поступающие, отправляемые, внутренние) в организации регистрируются централизованно. Децентрализованная регистрация документов допускается в учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы.
В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где нельзя осуществлять централизованную регистрацию, важнейшие документы необходимо регистрировать в канцелярии, остальные - в структурных подразделениях.
Документы регистрируются на карточках (см. прилож. 3.1-3.2). (Программа в компьютере предусматривает все данные, имеющиеся на карточке.)
На первом этапе регистрации заполняют разделы карточки (машинописным или рукописным способом):
входящий номер и дата регистрации. Например: № 150 от 15.01.2000 (№ 150 - порядковый номер поступающего документа, начиная с 1 января текущего года, 15.01.2000 - дата поступления регистрируемого документа). Этот номер и дата должны быть указаны и в регистрационном штампе на документе;
от кого поступил документ (Кемеровское объединение «Оксид»);
количество листов и экземпляров (2 л. в 1 экз.);
дата полученного документа и исходящий номер (20.12.2000 №259/10);
После первого этапа регистрации документы передаются на рассмотрение руководителю учреждения или руководителям структурных подразделений.
Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом карточек: контрольных, справочных, по вопросам, по географии и т.д. Для визуального различия карточки могут изготавливаться из бумаги разного цвета либо с цветными полосами по верхнему полю. Использовать их можно следующим образом: входящие - один цвет, отправляемые - другой, внутренние - третий цвет; или: поступающие на имя первого руководителя - один цвет, в структурные подразделения - другой, контрольные - третий, неконтрольные - четвертый, отправляемые - пятый, внутренние - шестой цвет.
При передаче документов руководителю карточки после первого этапа регистрации помещаются временно в справочную картотеку в раздел «Документы на докладе».
Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления (как нежелательное исключение - на следующий день) и возвращать секретарю-референту или помощнику с резолюцией. Поступать к руководителю и возвращаться к секретарю-референту документы должны в строго определенное время, резолюция должна быть конкретной. Например:
Г.В. Иванову
Прошу подготовить ответ
______________________
Руководитель не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя в кабинете на определенное время. При необходимости использования документа в будущем для руководителя делается ксерокопия документа. Кроме того, руководитель не должен сам принимать документы от посетителей, подчиненных, это, как правило, делает референт (или канцелярия, общий отдел, секретариат и т.д.).
Согласно резолюции документ передается исполнителю, если их ё резолюции несколько, то подлинник передается главному исполнителю (его фамилия в резолюции первая), а ксерокопии-другим исполнителям. Текст резолюции сразу же при возвращении документа от руководителя переносится в регистрационную карточку в раздел «Кто направил документ. Резолюция». Например:
И.П. Кирсанову, Г.В. Иванову
Прошу подготовить ответ
_______________________
Подпись руководителя
Затем на оборотной стороне заполняются следующие разделы карточки: «Дата передачи на исполнение» - 15.01.2000; «Кому направлен документ» - Г.В. Иванову; «Расписка в получении» - роспись Иванова Г.В., дата.
В соответствии с Положением Регистрационной государственной системы документов (РГСД) документ после рассмотрения руководителями направляется в канцелярию, которая переносит резолюцию, а затем передает документ вместе с одной карточкой в приемную структурного подразделения, остальные экземпляры карточек остаются в канцелярии в картотеках: 1-я - справочная (по порядку номеров); 2-я - контрольная (по срокам исполнения); 3-я - основные вопросы деятельности организации; 4-я - переписка с организациями по территориям или по конкретным учреждениям. Использование таких картотек позволяет быстро дать точную информацию по любому документу, поступившему в организацию. Эту поисковую систему также можно использовать при составлении компьютерных программ.
От момента поступления к исполнителю до завершения работы документ должен находиться в рабочей папке. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ними полностью завершена и исполнитель считает его исполненным. При передаче документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т.д.
При поступлении документа может быть несколько вариантов их исполнения.
На основании поступившего инициативного документа составляется ответ. Например: письмо Министерства образования РФ в Комитет по начальному профессиональному образованию Администрации Новосибирской области о предоставлении информации об организации горячего питания учащихся профессиональных училищ области. Ответ Комитета является основанием для снятия документа с контроля.
На основании поступившего постановления главы Администрации Новосибирской области от 20.01.2000 № 205 составляется программа Комитета по начальному профессиональному образованию, которая утверждается приказом Комитета. Данный приказ является основанием для исполнения документа.
На основании письма Министерства образования РФ о порядке финансирования профучилищ в 1998 г. организовано совещание директоров профучилищ, на котором дано разъяснение, указанное в данном письме. Поступивший документ снимается с контроля справкой.
Документы, которые поступают для использования в работе, не являются контрольными и хранятся у исполнителя, а затем в деле структурного подразделения или в канцелярии.
Таким образом, после исполнения документа необходимо занести в регистрационные карточки последние данные, которые включают в себя:
Отметку о контроле и исполнении (фиксируют краткое содержание, дату и номер ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствии письменного ответа указывают, кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе).
Например:
Отправлена справка об организации горячего питания учащихся профессиональных училищ области;
Указание когда и кем документ снят с контроля (указывают должность, фамилию руководителя и дату снятия с контроля).
Например:
Председатель комитета Я.Я. Боргено 20.01.2000;
Дату возврата, расписку принявшего документ. Например:
20.01.2000____________________
Номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении.
Например:
Приведем пример полностью заполненной карточки регистрации поступающих документов:
Дата регистрации и входящий номер |
От кого поступил документ |
Дата полученного документа, исходящий номер |
|
10.01.2000 №35 |
Министерство образования РФ |
2 л. в 1 экз. |
25.12.1999 № 2054-02/5 |
Просьба направить в адрес Министерства информацию об организации горячего питания учащихся профучилищ области. Кто направил документ. Резолюция. Кирсановой М.В. Подготовить ответ. 20.01.2000 |
Оборотная сторона
Дата передачи на исполнение |
Кому направлен документ |
Расписка в получении |
Дата возврата, расписка принявшего документ |
Номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении |
Кирсановой Н.В. |
||||
Отметка о контроле и исполнении: Заказной почтой отправлена справка об организации горячего питания. Подписал: председатель Я.Я. Боргено Когда и кем документ снят с контроля: председатель комитета Я.Я. Боргено 20.0 1.2000 |
Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование (в необходимых случаях), подписание (утверждение), регистрацию и отправку.
В начале составляется рукописный вариант проекта, а затем печатный. Подготовленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти материалы передают руководителю вместе с проектом документа или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию. Например, письмо вышестоящей организации всегда прилагается к проекту ответа на него, представляемому на подпись руководителю. В то же время проект письма вышестоящему учреждению с просьбой пояснить порядок выполнения приказа может быть представлен на подпись без приложения этого приказа.
После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер. (При письмах-ответах на бланке указываются также номер и дата документа, на который дается ответ.) Например:
20.01.2000 №259-02/36
На № 2054-02/5 от 05.01.2000
Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй - с визами согласования остается в деле организации.
На отправляемый документ заводится регистрационная карточка которая включает в себя такие элементы, как: порядковый регистрационный номер и дата; количество листов и экземпляров; кому направлен документ; расписка в получении или номер реестра- дата; краткое содержание документа; кем подписан документ; входящий номер и дата исполненного документа; номер дела, в котором помещена копия отправляемого документа и подлинник инициативного документа; количество листов; отметка о получении ответа, дата.
Приведем пример правильной регистрации отправляемого документа:
Дата и порядковый регистрационный номер |
Количество листов и экземпляров |
Кому направлен документ |
Расписка в получении или номер реестра, отправлен, дата |
20.01.2000 № 259-02/36 |
2 л. в 1 экз. |
Министерство образования РФ |
Заказное № 36 от 20.01. 2000 |
Информация об организации горячего питания учащихся профучилищ области. Кем подписан документ: председатель Я.Я. Боргено |
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) - входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.
После согласования с соответствующими структурными подразделениями и юридической службой проекты распорядительных документов подписываются руководителем учреждения и регистрируются в канцелярии или другом структурном подразделении, копии документов заверяются либо подлинник направляется в множительную службу для размножения. Заверенные (размноженные) копии документов направляют в соответствующие структурные подразделения учреждения, а в необходимых случаях - за его пределы.
Протоколы, содержащие поручения должностным лицам или подразделениям учреждения, передают адресатам в виде размноженных экземпляров или заверенных выписок из протокола.
Докладные записки на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, сводки, справки и другие аналогичные внутренние документы рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, и передаются в структурные подразделения или помещаются в соответствующее дело.
Порядок прохождения, регистрация, учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству организаций (см. прилож. 1.2).
Приведем пример регистрации постановления или распоряжения главы администрации области:
Карточка регистрации постановления главы администрации области (района и т.д.)
________________ №________
_____________________________________________________
Кто вносил проект
По вопросу______________________________________________
Кем подписано __________________________________________
5. Учет объема документооборота.
Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.
При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно.
1. Контроль за исполнением документов и принятых решений - неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля - содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.
2. Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой - за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую - делопроизводственная служба учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения.
Основные задачи контрольной службы - контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документообращения, укреплению исполнительской дисциплины.
3. Важным условием эффективности контроля является его централизация. Контрольные операции следует сосредоточить в одном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Контрольные функции должны быть изложены в Инструкции по делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, - в должностной инструкции.
4. В учреждении в соответствии с действующими нормативными актами и указаниями составляется перечень документов, подлежащих контролю исполнения. Наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительными документами самого учреждения в перечень включаются важные специфические документы, свойственные данной системе управления. Перечень разрабатывается делопроизводственной службой учреждения с участием юриста, включается в Инструкцию по делопроизводству или утверждается руководителем учреждения.
5. Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля документов и сроки их исполнения. Это требование необходимо соблюдать независимо от места контрольной инстанции в структуре учреждения. Например, информацию об исполнении документов и поручений контрольная группа направляет непосредственно руководству учреждения, хотя группа может входить в состав канцелярии, а последняя - в состав секретариата данного учреждения.
6. Повышению эффективности контроля исполнения и исполнительской дисциплины способствует глубокое и четкое разделение труда в аппарате, правильно составленные положения о подразделениях и должностные инструкции, обеспечивающие обозначение ответственного исполнителя; четкие и однозначные формулировки решений, фиксируемых в резолюциях, и сроков исполнения, установленных в учреждении; высокое качество подготовки документов.
Сроки исполнения документов определяются следующим образом:
Если в документе и резолюции не указаны сроки, то срок исполнения документа - 1 месяц со дня поступления документа в организацию.
Если в документе указан срок представления информации, то при контроле учитывается этот срок. Например, письмо Министерства образования РФ поступило в организацию 20.01.2000, но в письме указано: представить информацию 15.03.2000, значит, срок исполнения - 1 месяц 15 дней.
В резолюции указан срок исполнения. Например:
Г.В. Иванову
Дать информацию в течение трех дней.
Подпись руководителя
На контрольные документы ведется картотека по срокам и исполнителям. Снимаются с контроля только исполненные документы. Продлить срок, исполнения документов могут только руководители, написавшие резолюцию по исполнению документа. В случае неисполнения документа в течение одного-двух месяцев руководителю дается право поставить документ на дополнительный контроль.
Согласно ГОСТ Р 6.30-97 на всех документах, подлежащих контролю, проставляется штамп «Контроль» или на левом поле - знак контроля «К». Карточки в контрольной картотеке и в соответствующем разделе справочной картотеки нумеруются по срокам исполнения и располагаются по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует ячейка картотеки. Срок исполнения отмечается по календарной шкале.
Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31 ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, срок исполнения которых наступит, в следующем месяце; в 33-й ячейке - карточки, соответствующие не исполненным в срок документам, новые сроки исполнения которых по тем или иным причинам своевременно не установлены. Указанный порядок размещения карточек в картотеке используется в большинстве учреждений, хотя и не является единственно возможным или обязательным.
Лицо, осуществляющее контроль, ежедневно просматривает карточки, находящиеся в соответствующем разделе картотеки. Карточки исполненных документов перемещают в соответствующую картотеку. Об истечении срока исполнения остальных документов исполнителей оповещают по телефону. В конце дня соответствующие не исполненным документам карточки перемещают в ячейки, соответствующие новым датам их исполнения, или размещают в ячейке «Документы, не исполненные в срок».
Соответствующие исполненным документам карточки извлекают из контрольных картотек и помещают в единую картотеку исполненных документов, систематизированную по предметно-вопросному признаку, иногда по структурному, или по исполнителям. Наименования рубрик такой картотеки соответствуют предметам (вопросам) деятельности организации, названиям структурных подразделений или фамилиям ответственных исполнителей.
В учреждениях по данным карточек, хранящихся в ячейке «Документы, не исполненные в срок», периодически (1-2 раза в неделю или декаду) заполняют перечни не исполненных в срок документов, направляют их в структурные подразделения и после заполнения там соответствующих граф возвращают в контрольную службу. В некоторых случаях сведения о документах, не исполненных в срок, могут передаваться непосредственно руководству учреждения. Решения руководителя записывают в графе «Примечание».
Ежедневно службами делопроизводства составляется справка о работе с документами следующей формы:
Справка о работе с документами
_____________________________________________________________
Наименование организации
по состоянию на ___________________________ 2000 г.
Всего передано доку-ментов |
Всего постав-лено на контроль |
Находятся на испол-нении |
В том числе |
Всего отправ-лено доку-ментов |
|||
Испол-нено сначала года |
В т.ч. с нарушением срока |
С нару-шением срока |
На допол-нительном контроле |
||||
Приведем пример составления такой справки подразделением службы делопроизводства:
Всего передано доку-ментов |
Всего постав-лено на контроль |
Находятся на испол-нении |
В том числе |
Всего отправлено документов |
|||
Испол-нено с начала года |
В т.ч. с нару-шением срока |
С нару-шением срока |
На допол-нительном контроле |
||||
По данному отчету служба документационного обеспечения управления может проследить, как работает с документами каждое структурное подразделение. И когда руководителю трудно определить вклад конкретных работников в решение общих вопросов, он может посмотреть качество работы с документами, исполнительскую дисциплину. Такие сведения помогают руководителю принять правильные решения по оценке труда работников.
Для подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://www.i-u.ru/
Успех в бизнесе во многом зависит от его правильной организации. И руководителям, и рядовым работникам следует делопроизводство. В чем его особенности, какие виды бывают, и какие нормативные документы следует учитывать при организации документооборота?
Любая организация, независимо от формы собственности и особенностей, создает в процессе своей деятельности самые разные бумаги. Это могут быть и приказы, и письма, и протоколы. Все они относятся к организационно-распорядительной документации.
Делопроизводство - это деятельность по созданию документов организации, выполняемая по определенным правилам и требованиям. Чаще всего на предприятиях выделяют специальных сотрудников, занятых только в этой сфере. В небольших фирмах функция секретаря может быть возложена практически на любого работника.
Если разбираться в сути терминологии (что такое делопроизводство), то станет ясно происхождение слова. Это, прежде всего, фиксация на материальном носителе официальной информации. Во время этого процесса создается который в дальнейшем инициирует определенные действия.
Сам термин «делопроизводство» появился довольно давно, но только в середине прошлого века оформился официально, будучи закрепленным в нормативных документах на государственном уровне.
Организация не может существовать независимо от законодательства. В ней всегда есть делопроизводство и документооборот. Что это такое, каковы особенности перехода бумаг, как правильно их оформлять? Эти вопросы решают специалисты: секретари, архивариусы, работники отдела кадров.
Делопроизводство предполагает фиксацию информации на материальном носителе, создание бумажного либо электронного акта. На его основе строится документооборот организации - движение приказа или письма, начиная от его создания и заканчивая исполнением и отправлением в архив или уничтожением.
В зависимости от места создания деловых бумаг относительно работников и руководства организации документооборот делят на внешний и внутренний. От источника будет зависеть дальнейший путь приказа, распоряжения, письма.
Внутренний документооборот организации предполагает следующие этапы:
Этапы внешнего документооборота в целом схожи, но есть некоторые отличия:
Кроме того, по отношению к руководству организации выделяют следующие виды документооборота:
Все этапы движения документа обязательно фиксируются в специальных журналах. Они могут вестись в нескольких вариантах:
Многие задаются вопросом, что такое и в чем его отличие от общего. Судебное дело - это немного другой пакет документов и материальных свидетельств. Правильное его хранение и перемещение обеспечивает прозрачность работы правоохранительной системы. Судебное делопроизводство, в отличие от организационного, не может быть добровольным. Оно ведется уполномоченными лицами и строго контролируется. Для него нормативно и строго определены все этапы, вплоть до уничтожения.
Большинство сотрудников предприятия очень смутно представляют себе, что такое делопроизводство и документооборот. Для секретаря же это - профессиональная деятельность.
Секретариат предприятия выполняет основную функцию по По форме и особенностям работы организацию делопроизводственной службы предприятия делят на такие виды:
Особенности документооборота на предприятии напрямую будет зависеть от того, какая форма секретариата принята.
Независимо от размера и формы собственности, в любой организации должен быть нормативный акт, регламентирующий движение документов. Что такое и как ее составлять? Этот вопрос волнует не только секретарей, но и руководителей.
Инструкция по делопроизводству - это внутренний нормативный акт организации, утверждаемый приказом или распоряжением руководства, бессрочного действия. В нем прописаны все этапы прохождения документа, даны списки должностей, чьи подписи могут удостоверять подлинность официальных бумаг, приведены образцы оформления, бланки и формуляры.
В небольших организациях с невысоким уровнем документооборота (менее 200 в год) не встает вопрос, что такое ведение делопроизводства. Все решается силами самих сотрудников или даже руководителя.
Если обязанности ведения делопроизводства не являются для сотрудника прямыми и не прописаны в его трудовом договоре, то следует издать указ о возложении этих функций. В данном документе следует подробно расписать дополнительные обязанности, ответственность и компенсацию.
Если в организации работает хоть один работник, то обязательно будут создаваться трудовые документы. Вопрос, что такое кадровое делопроизводство, особенно актуален для предприятий с малым количеством сотрудников.
Кадровое делопроизводство - это обеспечение движения специфических документов, связанных с трудовой деятельностью работников предприятия. Обычно эти обязанности выполняют сотрудники специального подразделения - отдела по персоналу. В их функции входит прием, обработка и хранение кадровой документации. В том числе обработка личных данных, которые являются секретными.
Кадровый документооборот обычно ведется отдельно от общего с соблюдением правил секретности и особенностей хранения.
Несмотря на стремительное развитие цифровых технологий, многие организации с трудом поддаются оптимизации документооборота. Продолжают по старинке вести бумажную переписку и ведут обычные регистрационные журналы.
Это связано с двумя факторами:
Руководителям следует помнить, что оптимизация документооборота при немалых вложениях дает заметный экономический эффект.
Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг.
Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела - организация потоков документов.
Документооборот — это процесс движения официальных бумаг , начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.
Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.
Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.
Правильно организованный документооборот - неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.
В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:
Они подготавливаются на основании внутренних документов.
Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.
К общим атрибутам относятся:
Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы.
Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные:
Внутренние могут иметь следующие атрибуты:
Исходящие также имеют некоторые дополнительные реквизиты:
Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта.
Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность.
Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт. Документация проходит несколько ступеней рассмотрения:
Документация после получения сортируется на подлежащую и не требующую регистрации. На бумагах первого типа делается отметка о поступлении, в которой содержится информация о получателе, дате, входящем номере. Не регистрируются приложения, а также журналы, каталоги, рекламные буклеты и рассылки. Документы, полученные по электронной почте или факсу, также должны быть рассортированы и обработаны.
Коды, присваиваемые бумагам, имеют особую структуру:
Эти сведения также вносятся в журнал регистрации.
Раз в месяц сотрудник канцелярии составляет список всех невыполненных проектов.
Он должен соответствовать следующим требованиям:
Возможность ведения делопроизводства в электронной форме значительно упрощает работу сотрудников канцелярии. Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, так как законодательство требует наличия оригиналов именно в таком виде.
О том, что дает автоматизация документооборота на предприятии, смотрите на следующем видео: