Статья Алексея Просницкого, РМР, MVP (Компания Leo Consulting), первоначально опубликованная .

Данная статья посвящена рабочим процессам планирования и исполнения работ по проектам в проектных институтах и инструментам для автоматизации этих процессов (Microsoft Project Server / Microsoft Project Pro + PlanBridge).

Рабочий процесс планирования работ по проекту в проектной организации выглядит примерно так, как показано на Рисунке 1 .

Рисунок 1. Возможный рабочий процесс планирования проекта в проектной организации*

Примечание 1 - При детализации план-графика проекта и назначении ответственных, рекомендуется проводить оценку не только по длительности этапов и задач, но и по трудоемкости, сохраняя естественно каждый раз базовый план (копируя его), чтобы можно было провести анализ оценок.

Примечание 2 - Конечно, в каждой проектной организации схема взаимодействия может быть отличной от приведенной. Например, длительность разработки одного раздела, определяется за 1 раз, если это только не суперсложный проект, которых в общем объеме очень мало.

Как видно из Рисунка 1 , планирование проекта может происходить не одним человеком, а несколькими.

Также стоит обратить внимание на то, что работы по детализации этапов могут вестись параллельно начальниками отделов, и потом, до задач, начальниками групп.

На Рисунке 2 изображен возможный рабочий процесс отчетности и отслеживания проекта.

Рисунок 2. Рабочий процесс отслеживания проекта

Сейчас мы рассмотрим, можно ли в Microsoft Project Professional и Microsoft Project Server/Online планировать и отслеживать проекты согласно вышеприведенным бизнес-процессам в проектных организациях.

Microsoft Project Professional

«Голый» Microsoft Project Professional или как его задумал Microsoft

В Microsoft Project Professional, в том виде, в каком он представлен на рынке, нет возможности ни одновременного планирования (детализации) работ (см. Рисунок 1 ), ни возможности автоматизировать рассылку и сбор отчетности об исполнении от исполнителей (Рисунок 2 ). Т.е. работать с план-графиком проекта будет только один человек, и он самостоятельно будет собирать отчетность от исполнителей и заносить ее в проект.

Что делать?

Microsoft Project Professional + PlanBridge

Майкрософт Проджект (Microsoft Project) - это комплексное программное обеспечение - система управления проектами и способ оптимизации управления портфелями, который позволяет планировать и контролировать проектную деятельность организаций. Для этого применяются встроенные шаблоны, инструменты для разного уровня аналитики и статистики, средства управления рабочим временем и т. д. В статье даётся описание функций и более подробно рассказывается о том, что такое Ms Project, как работать в программе, и как пользоваться всеми Microsoft Project-возможностями.

Общие характеристики и место продукта среди конкурентов

Начиная с 2007 года, каждая новая версия Ms Project выходит раз в три года. Таким образом, последней на данный момент является приложение версии 2016 года с подпиской на «Office 365», совместимое с Windows 10, 8.1 и 7. По сравнению с другими аналогичными программами Ms Project считается самой распространённой и «лёгкой», относящейся к начальному уровню программного управления проектами с классическим стандартным офисным интерфейсом. На рынке однопользовательских и малых решений программный продукт занимает порядка 80% (его использует около 20 млн. человек).

Считается, что в качестве интегрированного набора методов, процессов и средств для планирования и контроля проектов Ms Project чаще применяется при реализации относительно небольших проектных замыслов. Однако существование нескольких платных вариантов – базового, профессионального и расширенного – при выборе наиболее полного функционала позволяет значительно расширить возможности программы по сравнению с базовой версией.

Тем не менее, конкуренты – аналоги Ms Project, увеличивая свои конкурентные преимущества, часто «отстраиваются» именно путём масштабирования средств стоимостного и ресурсного планирования и обеспечения организации многопользовательской работы.

Среди таких программ, ориентированных на крупные проекты, можно выделить русифицированный Open Plan.

Ещё одним направлением «отстройки» является специализация продукта. Среди такого программного обеспечения популярна Primavera, получившая распространение в сфере инженерных и строительных проектов как средство календарно-сетевого планирования, позволяющего учитывать финансовые, материальные и трудовые ресурсы в средних и крупных проектах. Программный облачный инструмент Basecamp считается главным конкурентом в сегменте ультра-лёгких управленческих решений. При этом Microsoft тоже с 2013 года предлагает облачную версию своего продукта.

Кроме облачного приложения, под маркой Project доступны несколько продуктов:

1. Project Standard позволяет осуществлять индивидуальное планирование для небольших проектов.

2. Корпоративное управление осуществляется с помощью специальной платформы, включающей:

• собственно Project Server,
• корпоративный вариант Project Professional, где к возможностям версии Standard добавлены средства совместной работы (Project Server и SharePoint Foundation / Server),
• технологию Web-интерфейса отчётности исполнителей о ходе выполнения задач, для просмотра портфелей проектов и другой совместной работы (Project Web Access).

Основой почти монопольной популярности продукта Microsoft стало то, что он представляет часть семейства Ms Office, что даёт возможность:

• проще осваивать управление инструментов в привычной среде продуктов Ms Office (очевидно стилистическое сходство интерфейса Project с Excel),
• настраивать Ms Project-формулы в стиле формул Excel,
• адаптировать продукт под особенности своего бизнеса, путём программирования либо приобретения готовых решений на базе Microsoft.Net или Visual Basic.

Чтобы уменьшить число проблем, связанных с технической поддержкой, Microsoft (например, через программу Microsoft ISV Royalty) стимулирует приобретение у партнёров готовых решений, компенсируя клиентам при этом разработку отраслевых решений.

Задачи и возможности программы

Работу в Microsoft Project рекомендуется начинать с освоения проектного подхода как такового – ознакомления с его принципами и методами проетирования. Это нужно для того, чтобы правильно пользоваться инструментов: разделять крупные проекты на части, корректировать временные оценки, учитывать и закладывать риски, отслеживать командную работу и пользоваться мотивационными приёмами. В учебном пособии, выпущенном в 2013 году Министерством образования РФ для освоения Project 2010, первые главы посвящены введению в основы проектного управления – технике планирования и построению «проектного треугольника» («время-стоимость-объём работ»).

В случае реализации проектного подхода программа Project помогает решать следующие задачи:

Для работы в программе используют понятия «Задача», «Ресурс» и «Назначение». Для достижения цели проекта работа разбивается на задачи. Понятие «ресурс» чаще применяется к сотруднику, но может относиться и к недвижимости, оборудованию, материалам. В Microsoft Project назначения возникают в тот момент, когда на выполнение задачи выделяются ресурсы. Именно назначения определяют объём необходимого на решение задач времени и, как следствие, – общее время проекта. Для отображения, анализа и ввода существуют т. н. представления задач (Диаграмма Ганта, Форма задач и др.) ресурсов (График ресурсов, Лист ресурсов) и назначений (например, Использование ресурсов), которые бывают графическими, табличными и представлениями форм.

Чтобы на одном экране полнее отобразить необходимую информацию, вместо одиночного (обычного) режима представлений путём установления «флажка» в меню, выводят комбинированный режим. В этом случае экран разделяется по горизонтали, что даёт возможность видеть одновременно два представления.

Разделение работы по проекту формирует структуру декомпозиции работ , в которой задачи представлены разными типами:

1. Отдельной задачей.
2. Суммарной задачей (фазой), состоящей из группы связанных задач.
3. Вехой – опорной отметкой – точкой важного события, по которой контролируют ход выполнения проекта.
4. Повторяющейся задачей, регулярно возникающей по ходу проекта (например, «утренние планёрки»).

Начиная с версии Project 2010, задачи можно планировать как в автоматическом, так и в ручном режимах, помещая, в этом случае, задачу в любое место расписания.

В пакете преимуществ, которые оценили Intel, Tesla, Toyota, BMW, Kraft, 21st Century Fox, British Airways и миллионы других компаний, постоянно появляются новшества, с которыми можно ознакомиться на официальном сайте Project, в специальном русском блоге или в сообществе Facebook и Вконтакте.

Лабораторная работа № 1. Использование программного инструмента управления проектами (на примере Microsoft Project 2010)

Цель – формирование общекультурных и профессиональных компетенций: владение средствами программного управления проектами, умение применять качественные методы анализа при принятии управленческих решений на примере прикладного инструмента Microsoft Project.

Программа Microsoft Project предназначена для реше­ния следующих основных задач:

разработка линейного плана выполнения проекта (гра­фик Ганта);

разработка сетевого плана выполнения проекта;

разработка календарного плана выполнения проекта;

определение загрузки исполнителей проекта;

разработка бюджета (общий бюджет, внебюджетные задачи, внебюджетные источники, заработная плата и др.);

обоснование мероприятий и работ, направленных на по­вышение эффективности проекта;

разработка различного рода смет;

контроль за ходом реализации проекта.

Задание: Необходимо сформировать план-график работ (проект) по выпуску информационного бюллетеня. Указать работы, необходимые к выполнению и обеспечивающие эти работы ресурсы (материальные, трудовые). Самостоятельно проанализировать ход выполнения проекта, выявить критические точки и устранить их, перераспределив время выполнения или ресурсы задач.

Порядок работы:

1. Настроить сведения о проекте.

2. Создать список задач проекта: определить длительность задач; организовать задачи в этапы, связать их между собой; определить заметки к задачам.

3. Определить ресурсы проекта: указать исполнителей и оборудование. Назначить ресурсы задачам.

4. Настроить задачи (опережение, запаздывание, ограничение и т.д.).

5. Проанализировать план проекта: выровнять загрузку ресурсов, устранив превышение доступности ресурса

Порядок действий:

По команде Пуск – Программы – Microsoft Office – MS Project , запустить приложение.

Далее необходимо осуществить настройку проекта. Основные настройки проекта делаются в окне «Сведения о проекте». Выполнить команду вкладка Проект – Сведения о проекте . Установить дату начала проекта – 1.02.2013.

Теперь необходимо определить рабочее время проекта, т.е. задать базовый календарь работы проектной команды. Для этого выполнить команду вкладка Проект – Изменить рабочее время… В диалоговом окне можно создавать или редактировать уже имеющиеся календари проекта.

Для того, чтобы настроить все пять рабочих дней недели и установить новое рабочее время, необходимо перейти на вкладку Рабочие недели окна Изменение рабочего времени , далее нажать на кнопку Подробности. В открывшемся окне Сведения о … установить переключатель в положение Задать дни для использования этих рабочих часов , затем в табличной части установить рабочее время – с 8:30 до 13:00 , с 13:30 до 17:00 . Для того, чтобы зафиксировать значение времени в последней ячейке таблицы (17:00), необходимо ввести время, нажать на клавиатуре кнопку Enter, а затем кнопки ОК.

Убедиться, что настроены все месяцы: февраль, март, апрель май, т.д.

Самостоятельно необходимо отметить в календаре официальные праздники на время проекта: 23 февраля, 8 марта, 1, 2, 9 мая. Праздники задаются на вкладке Исключения .

Наиболее удобными для ввода и организация работ проекта являются Диаграмма Ганта и таблица Ввод . Для того, чтобы ввести задачу проекта, необходимо выполнить команду вкладка Задача – Диаграмма Ганта.

Задачи проекта вводятся в столбец Название задачи . Ввести:

в первую строку задачу – Планирование бюллетеня ;

во второй строке ввести задачу Проработка идеи издания и установить длительность задачи 4 дня.

Выделить задачи 2-8 и нажать на панели задач пиктограмму .

Выделить задачи 10-22 и ДВАЖДЫ нажать на панели инструментов кнопку понижения уровня выделенной задачи .

Понизить уровни для групп задач 24-27, 29-34, 36-40 и 42-45, нажав на панели инструментов пиктограмму .

Для задачи 14 «Подготовка текстов» повысить уровень, нажав на панели инструментов пиктограмму. Результат представлен на рис. 3а, 3б.

Рис. 1 (а). Задачи проекта и их длительность (первая часть)

Рис. 2(б). Задачи проекта и их длительность (вторая часть)

Рис. 3(а). Организация этапов задач

Рис. 2(б). Организация этапов задач

1. Самостоятельно любым из способов связать следующие задачи:

Таблица 1

Связи задач проекта

	Номера задач	Тип связи
		«Окончание – Начало»
		«Окончание – Начало»
		«Окончание – Начало»
		«Окончание – Начало»
		«Окончание – Начало»
		«Окончание – Начало»
		«Окончание – Начало»
		«Начало–Начало»
		«Окончание – Начало»
		«Окончание – Начало»

Задача, влияющая на другую задачу, называется Предшественник , а задача, зависящая от другой, называется Последователь . Указать предшественника можно в таблице Ввод , в колонке Предшественники , отметив номер задачи-предшественника. Редактировать связи также можно в диалоговом окне Сведения о задаче на вкладке Предшественники . Окно открывается после двойного щелчка на названии задачи в таблице Ввод , далее в столбце Ид. необходимо указать номер задачи-предшественника.

Самостоятельно указать предшественников для следующих задач согласно табл. 2.

Таблица 2

Предшественники задач проекта

		Задача-предшественник
	9 – «Подготовка материалов»	8 – «План бюллетеня утвержден»
		14 – «Обложка готова» 23 – «Тексты готовы»
	25 – «Подготовка дизайн-макета»	24 – «Подготовка материалов завершена»
	30 – «Верстка бюллетеня»	29 – «Оригинал-макет утвержден»
	37 – «Подпечатная подготовка»	36 – «Бюллетень сверстан»
	43 – «Печатная подготовка»	42 – «Бюллетень готов к передаче в типографию»

Выполнить двойной щелчок мыши на стрелке связи между задачами 39 и 40 (рис. 5), в поле «Запаздывание» введите значение 2 дня (рис. 6).

Рис. 3.Стрелка связи между задачами 39 и 40

Рис. 4.Диалоговое окно Зависимость задач

Самостоятельно назначьте запаздывание между задачами 33 «Сверка» и 34 «Подготовка оглавления», в поле Запаздывание введите значение 1.

Рассмотрим привязку задач к определенным датам при планировании проекта. Двойным щелчком на названии задачи 42 «Бюллетень готов к передаче в типографию» вызовите диалоговое окно Сведения о задаче , перейдите на вкладку Дополнительно , выберите в списке Тип ограничения – Окончание не позднее , в списке Дата ограничения – 25.07.2013.

Самостоятельно для задачи 11 «Отбор планов местности и моделей для обложки» определите Крайний срок – 17.03.2013.

Самостоятельно перед задачей 1 «Планирование бюллетеня» ввести повторяющуюся еженедельно каждую неделю по пятницам задачу «Организационное собрание», имеющую длительность 1 час.

Вести сведения о ресурсах согласно рис.7.

Далее в первую пустую сроку столбца Название ресурса введите «Дизайнер». Убедитесь, что в поле Тип указано – Трудовой , переместитесь в поле Макс. единиц и введите значение 200%.

Рис. 5. Трудовые ресурсы проекта

Укажите, что ресурс «Кузнецов А.Н.» занят половину рабочего дня – 50%.

Введите сведения об оборудовании, которое используется при реализации проекта. В представлении Лист ресурсов щелкните в следующей пустой ячейке в столбце Название ресурса введите «600-ватная осветительная установка». В поле Тип введите – Трудовой . В поле Макс.единиц введите значение 400% и нажмите кнопку Tab. Это означает, что планируется во время фотосъемки использовать четыре осветительных установки. Стандартная ставка – 2400 руб./н.

Самостоятельно введите сведения о ресурсах согласно табл.3.

Таблица 3

Трудовые ресурсы задач проекта

		Макс.единиц	Стандартная ставка
	Лакировальная машина
	Многофункциональная брошюровочная машина
	Монтажная лаборатория
	Набор отражателей
	Операторский кран
	Термоклеевая машина
	Цифровой дупликатор
	Фотомашина

Таблица 4

Материальные ресурсы задач проекта

		Единицы измерения	Стандартная ставка
	Картриджи
	Клей для этикетирования и упаковки
	Клей переплетный
	Краска для вывода пленок
	Краски для трафаретной печати
	Мастер-пленка для цифровых дупликаторов
	Материалы для монтажа
	Пленки для ламинирования в рулонах
	Самоклеящиеся ленты
	Фольга для горячего тиснения
	Химия для пленок
	Чистящие комплекты

Затраты проекта складываются от стоимости использования ресурсов и фиксированных затрат на задачи. Выберите пиктограмму Лист ресурсов на панели представлений.

Откройте окно Сведения о ресурсе для Петрова. Выберите вкладку Затраты . Установите Стандартную ставку «30 000 руб./мес» и Ставку сверхурочных – 500 руб./ч (рис.8).

Рис. 6. Сведения о ресурсе «Петров И.И.»

Трудовой ресурс Дубинина Е.С. помимо работы корректора выполняет работу переводчика. Для нее необходимо определить несколько ставок оплаты труда. Для этого необходимо раскрыть диалоговое окно Сведения о ресурсе , перейти на вкладку Затраты .

В таблицу А в столбец Стандартная ставка ввести значение – 100 руб./ч., затем перейти на вкладку В и ввести ставку для оплаты работы переводчика. В столбец Стандартная ставка ввести значение – 150 руб./ч., в столбец Ставка сверхурочных – 200 руб./ч. Нажать кнопку ОК.

Введите стандартную ставку Круглову В.Н. «25 000 руб./мес».

Предполагается повышение заработной платы с 1.04.13 сотруднику Круглову В.Н. на 15%. Для этого раскройте диалоговое окно Сведения о ресурсе , перейти на вкладку Затраты . Во второй строке таблицы А в поле Дата действия введите 1.04.2013, далее щелкните в ячейке Стандартная ставка и введите 15%, а затем нажмите кнопку Enter.

Для Семенова установите Стандартная ставка 12 000 руб./мес. На вкладке В установите Стандартную ставку 17 000 руб./мес. Установите во второй строке дату 01.04.2012 и введите новую Стандартную ставку равными 19 500 руб./мес.

Самостоятельно задайте ставки для трудовых ресурсов согласно табл. 5.

Таблица 5

Выполните команду меню Вид / Использование задач . Для задачи 36 «Фотосъемка для обложки» назначьте исполнителем Кузнецова. Далее вызовите диалог Сведения о назначении , щелкнув по ресурсу «Кузнецов А.Н.». В раскрывающемся списке Таблица норм затрат укажите В .

Для некоторых ресурсов необходимо настроить рабочее время. Для Семенова установите индивидуальный рабочий график – в период с 25.01.2013 по 24.04.2013, 4 дня в неделю по 10 часов в день.

Определим график работы для ресурса «Петров И.И.», который будет находиться в командировке с 10 марта по 14 марта. Для этого необходимо открыть диалоговое окно Сведения о ресурсе , на вкладке Общие в таблице Доступность ресурса установим параметры согласно рис. 11.

Рис. 7. Ресурсы проекта

Рис. 8. Сведения о назначении ресурса «Кузнецов А.Н.»

Рис. 9.Ограничение в работе ресурса «Петров И.И.»

Самостоятельно для ресурса «Иванов К.Г.» в диалоговом окне Сведения о ресурсе , на вкладке Рабочее время установить в качестве базового календаря – Ночная смена .

Известно, что некоторые работники не будут доступны в различные периоды времени. Самостоятельно задайте доступность ресурсов согласно табл. 6.

Таблица 6

Доступность ресурсов

Для ресурса «Дизайнер» определить доступность в разные периоды времени. Для этого открыть диалоговое окно Сведения о ресурсе в поле Доступность ресурса указать доступность согласно рис. 12.

Рис. 10. Ограничение в работе ресурса «Дизайнер»

Для тех сотрудников, рабочее время которых сокращено, необходимо добавить заметки, где объясняется, почему ресурс не доступен. Щелкните на название ресурса «Борисов Р.Н.». В окне Сведения о ресурсе на вкладке Заметки в поле Заметки: введите следующий текст: « Борисова не будет на работе с 1 по 10 апреля, в связи с повышением квалификации» (рис.13).

Самостоятельно добавить заметки для ресурсов – Иванов, Круглов.

Назначение ресурсов задачам. На панели инструментов Консультант щелкните на копке Ресурсы. На панели Ресурсы щелкнуть на связи Назначение людей и оборудования задачам . Появится панель Назначение ресурсов и представление Диаграмма Ганта .

Целью занятия является получение навыков создания проекта, настройки его календаря, ввода перечня работ и задания их параметров.

Форма занятия – лабораторная работа с использованием компьютера.

Продолжительность – четыре академических часа.

3.2.1. Пример планирования работ проекта

Настройка окна проекта

• Запустить Microsoft Project 2007.
• Поместить в рабочем окне системы панель представлений – пункт меню меню Вид/ Панель представлений . Вид окна после настройки изображен на рис. 3.1 .

Сохранение проекта в файл

• Пункт меню Файл/Сохранить .
• Откроется диалог сохранения файла, в котором необходимо выбрать папку для сохранения проекта и указать имя проекта РазработкаПрограммы .
• Нажать кнопку Сохранить .
• Закрыть файл проекта нажав мышкой крестик в верхнем правом углу окна на рис. 3.18 .

Примечание . При всех последующих сохранениях проекта при помощи пункта меню Файл/Сохранить проект автоматически записывается в уже имеющийся файл без открытия диалога сохранения файла.

Рис. 3.18.

Открытие созданного файла проекта

• Выбрать пункт меню Файл/Открыть .
• В появившемся диалоге открытия файла найти папку, в которой расположен проект.
• Среди проектов, сохраненных в выбранной папке, найти нужный файл (РазработкаПрограммы.mpp ), выделить его и нажать кнопку Открыть (тот же результат достигается двойным щелчком мыши по имени файла).

Настройка календаря

• Открыть окно изменения рабочего времени – Сервис/Изменить рабочее время .
• Для календаря Стандартный (открывается по умолчанию) выбрать вкладку Исключения .
• В поле Название первой пустой строки таблицы ввести День согласия и примирения .
• Щелчок мышью в поле Начало этой же строки – в этом поле появится кнопка выбора.
• Нажать эту кнопку выбора – откроется календарик.
• Выбрать в календарике ноябрь 2009г и дважды щелкнуть мышью по дате 4 ноября – установится выбранная дата начала исключения. По умолчанию устанавливается такая же дата окончания исключения и исключение считается нерабочими днями.
• Аналогично добавить исключение Новогодние праздники, начинающееся 31.12.09 и заканчивающееся 10.01.10. Итоговый вид окна после всех преобразований изображен на рис. 3.19.

Ввод перечня задач проекта

• Составить список задач проекта, содержащий вехи, фазы и обычные задачи. Расположить задачи таким образом, чтобы их порядок соответствовал последовательности выполнения, а после каждой фазы должны быть перечислены входящие в нее вехи и задачи. Для создаваемого проекта РазработкаПрограммы список задач приведен в табл.3.3 .
• Открыть файл проекта. Щелчком мыши выбрать на панели представлений Диаграмма Ганта .
• В столбец Название задачи последовательно ввести названия задач из табл.3.3 . По умолчанию все введенные задачи являются обычными задачами длительностью 1 день. На диаграмме Ганта они изображены отрезками синего цвета. Знак вопроса в столбце Длительность означает, что она не была задана пользователем и является предварительной.
• В столбце Длительность установить для вех длительность в 0 дней. Результат – на диаграмме Ганта эти задачи изображены ромбиками. Результат ввода задач проекта изображен на рис. 3.20 .

Преобразование задачи в фазу

Для преобразования задачи в фазу все подзадачи этой фазы должны следовать в таблице непосредственно после нее.

• Удерживая нажатой левую кнопку мыши в области номеров задач, выделить строки задач с номерами 3 – 8.
• Нажать кнопку (на уровень ниже) на панели инструментов Форматирование . Результат – выделенные задачи становятся подзадачами, входящими в Программирование , а само Программирование – фазой, т.е. составной задачей. На диаграмме Ганта фаза изображается отрезком в виде горизонтальной скобки.
• Выделить задачи с номерами 10 – 13.
• Нажать кнопку. Отладка становится фазой, а выделенные задачи – ее подзадачами. Результат совпадает с изображением на рис. 3.20 .

Создание связи при помощи мыши

• Навести мышь на ромбик вехи Начало проекта .
• Удерживая нажатой левую кнопку мыши переместить указатель на отрезок задачи Постановка задачи .
• Отпустить левую кнопку. Результат – между задачами создается связь, которая указывает что задача Постановка задачи следует за вехой Начало проекта . Эта связь изображается на диаграмме Ганта в виде стрелки.

Создание связи в окне сведений о задаче

Создание связи при помощи столбца Предшественники

Создание остальных связей проекта Разработка Программы

Используя рассмотренные выше методы создать остальные связи проекта в соответствии с табл.3.5 .

Таблица 3.5.

№	Название	Предшественники	Длительность
1	Начало реализации проекта		-
2	Программирование		-
3	Постановка задачи	1	10
4	Разработка интерфейса	3	5
5	Разработка модулей обработки данных	4	7
6	Разработка структуры базы данных	3	6
7	Заполнение базы данных	6	8
8	Программирование завершено	5;7	-
9	Отладка		-
10	Отладка программного комплекса	8	5
11	Тестирование и исправление ошибок	10	10
12	Составление программной документации	10	5
13	Отладка завершена	11;12	-
14	Конец проекта	13	-

Типы связей, задержки, опережения и ограничения

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

• Введение
• 1. Организация проекта
• 1.3 Создание графика работ
• Заключение

Введение

Бурное развитие компьютерной техники, создание дружественного для неквалифицированного пользователя программного обеспечения привело к широкому применению информационных технологий во всех областях человеческой деятельности, послужило толчком к развитию общества, построенного на использовании различной информации.

За короткий срок информационные системы прошли развитие от вычислительных систем, применяемых в научных исследованиях и АСУ крупных предприятий до комплексных автоматизированных информационных систем, позволяющих реализовать весь спектр не только обработки, накопления информации, но и управления компаниями, организациями на всех уровнях.

Создание персональных компьютеров, адаптированного графического интерфейса расширило рынок информационных продуктов и услуг до уровня "домашнего потребления". Информационные системы из технологической составляющей бизнеса, управления превратились в фактор производства, фактор конкурентной борьбы. Однако вместе с очевидными преимуществами применения информационных систем возникла проблема управления информационными системами.

Практика создания и эксплуатации информационных систем выявила проблемы и противоречия, которые могли быть разрешены только введением всестороннего специализированного информационного менеджмента. Расходы на проектирование и внедрение информационных систем обычно существенно превышали запланированные суммы. Качество разработки оказывалось неудовлетворительным: противоречия между техническим и программным обеспечением при эксплуатации, рост расходов на обслуживании систем, находящихся в эксплуатации и т.д.

Сегодня деятельность любой компании и организации сильно зависит от подразделения, обеспечивающего информационную среду компании, и зависимость эта со временем усиливается. В результате обслуживание информационных систем перестает быть только технической задачей и все в большей степени становится неотъемлемой частью бизнеса, интегрированной в бизнес-процессы компании.

Уровень развития информационной системы организации, значимость информационных технологий для деятельности организации делает ИТ-подразделения компаний неотъемлемой частью бизнеса. Сложность задач в управлении информационными системами и персоналом приводит к необходимости разработки стратегий в области информационных технологий ведения специализированного менеджмента - информационного менеджмента.

Применение компьютерной техники, прикладного программного обеспечения, сетевых технологий является для компании вопросом престижа, "продвинутости" руководства. Никто не требует от информационной системы какой-либо отдачи, и тем более экономической эффективности.

Информационные технологии, информационные системы применяются на уровне оперативного управления предприятием, организацией - накопление, хранение, классификация, первичная обработка информации. Информационные системы применяются для решения бизнес задач предприятия, организации.

Важным фактором в подготовке высококвалифицированных специалистов в области экономических информационных систем является комплексная подготовка, учитывающая широкий спектр областей знания, специализированных дисциплин.

Особенностью дисциплины "Информационный менеджмент" то, что данная отрасль знания зародилась относительно недавно и является развивающейся. По существу, информационный менеджмент не имеет пока ни устоявшейся терминологии, ни ставших классическими методик и решений. В следствие этого, специалисты часто используют не только разные понятия и термины, но и различным образом толкуют задачи информационного менеджмента и методологию их решения. Материалы исследований, практические советы, анализ разработки и внедрения ИС, являются результатом дискуссии специалистов в области информационных технологий и ИТ-менеджмента.

1. Организация проекта

1.1 Создание проекта в программе Microsoft Project

По умолчанию в Microsoft Project 2016 автоматически при запуске открывается команда "Создать", где можно выбрать способ создания нового проекта. Проект в Microsoft Project 2016 - это файл типа mpp. Для того чтобы создать новый проект в Microsoft Project 2016 принудительно, необходимо кнопкой "Файл" открыть команду "Создать".

Рисунок 1 - Создание нового проекта

Теперь можно выбрать способ создания нового проекта:

ѕ выбрать "Новый проект" и нажать команду "Создать": проект будет создан на основе шаблона Global. mpt;

ѕ создать новый проект из существующего документа - проекта, книги Excel или списка задач SharePoint;

ѕ создать на основе шаблона. Шаблон можно выбрать из имеющихся на компьютере или на сайте Office.com (при наличии подключения к интернету).

После создания файла проекта, рекомендуется сразу сохранить его. Для этого нужно нажать кнопку "Файл", выбрать команду "Сохранить", выбрать место для сохранения файла и дать файлу проекта "Имя" (по умолчанию файл проекта называется "Проект1. mpp").

Рисунок 2 - Сохранение файла проекта

Microsoft Project 2016 поддерживает экспорт в формат PDF и XPS.

Portable Document Format (PDF) - это электронный формат с постоянной разметкой, который сохраняет форматирование документа и допускает совместное использование файла. Формат PDF гарантирует, что при просмотре файла в интерактивном режиме и при его печати будет сохранен исходный формат и данные файла нельзя будет легко изменить. Формат PDF также полезен при печати документов в типографии.

XML Paper Specification (XPS). XPS является электронным форматом файла, сохраняющим форматирование документов и обеспечивающим совместную работу с файлом. Формат XPS гарантирует, что при просмотре файла в интерактивном режиме и при его печати будет сохранен исходный формат и данные файла нельзя будет легко изменить.

1.2 Создание календаря проекта в программе Microsoft Project

В Microsoft Project календари используются для описания рабочего и нерабочего времени.

Microsoft Project использует три типа календарей:

1. календарь проекта определяет рабочее время по умолчанию для всего проекта (для всех ресурсов и задач проекта);

2. календари ресурсов используются для отдельных ресурсов или для групп ресурсов, которые имеют индивидуальный рабочий график;

3. календари задач используются для задач, которые могут выполняться вовремя отличное от стандартного календаря проекта, например, часть работ проекта может выполняться только в первую половину рабочего дня.

Календарь проекта определяет рабочий график для всех ресурсов и задач, для которых не используется индивидуальный календарь. Изменения, вносимые в календарь проекта, автоматически отражаются в календарях ресурсов, сформированных из этого же календаря проекта.

В качестве календарей проекта и задач, а также в качестве основы календарей ресурсов используются базовые календари. Microsoft Project имеет три базовых календаря:

1. Стандартный: рабочее время с понедельника по пятницу (с 9: 00 до 13: 00 и с 14: 00 до 18: 00). Этот календарь используется по умолчанию при создании нового проекта;

2. 24 часа: нерабочее время отсутствует;

3. Ночная смена: ночная смена с ночи понедельника по утро субботы (с 23: 00 до 8: 00 с часовым перерывом).

Microsoft Project поддерживает создание своих базовых календарей, если имеющиеся календари не соответствуют требованиям проекта.

Рисунок 3 - Создание календаря

Назначить созданный календарь проекту можно через диалоговое окно "Сведения о проекте".

Рисунок 4 - Назначение созданного базового календаря

1.3 Создание графика работ

Проект "Разработка программного средства" составляется для достижения определенного результата в определенные сроки и за определенные деньги. План проекта составляется для того, чтобы определить, с помощью каких работ будет достигаться результат проекта, какие люди и оборудование нужны для выполнения этих работ и в какое время эти люди и оборудование будут заняты работой по проекту. Поэтому проектный план содержит три основных элемента: задачи, ресурсы и назначения.

Составление плана проекта в общем виде заключается в описании задач проекта, доступных ресурсов и определении взаимозависимостей между ними с помощью назначений.

Порядок выполнения работы:

1) Редактирование начальных параметров проекта.

Для редактирования начальных параметров проекта, нужно перейти на вкладку "Проект" и нажать кнопку "Сведения о проекте", и в открывшемся окне определите дату начала работ (Вт 05.04.16).

Рисунок 5 - Дата начала работ

2) Создание перечня задач проекта и их продолжительность

Определение целей разработки ПО - 2дн.

Планирование разработки - 4дн.

Назначение кода темы - 3дн.

Выбор принципов разработки ПО - 24дн.

Выяснение основных требований к ПО - 20дн.

Формирование проекта ТЗ - 7дн.

Согласование проекта ТЗ с заказчиком ПО - 5дн.

Формирование структурной модели - 7дн.

Формирование объектно-ориентированной модели - 30дн.

Определение принципов построения экранного интерфейса - 35дн.

Разработка основных модулей - 50дн.

Разработка базы данных - 48дн.

Интеграция всех модулей - 35дн.

Проведение отладки - 5дн.

Выпуск бета-версии - 2дн.

Сбор сведений о результатах тестирования - 5дн.

Доработка модулей и БД - 7дн.

Выпуск финальной версии - 5дн.

Формирование необходимой для сертификации документации - 5дн.

Внутренний аудит процесса создания ПО - 2дн.

Заключение договора на сертификацию - 2дн.

Проведение сертификации ПО - 2дн.

3) Создание перечня ресурсов

- 1чел.

Программист - 5чел.

Экономист - 1чел.

Аудитор ПО - 1чел.

4) Создание назначений (связей)

Зависимость задач и ресурсов приведем в таблице.

Таблица 1 - Зависимость задач

Название задачи	Длительность		Окончание	Предшественники	Названия ресурсов
Разработка программного средства
Организация работ
Определение целей разработки ПО					Начальник отдела разработки ПО
Планирование разработки					Начальник отдела разработки ПО
Назначение кода темы					Экономист
Выбор принципов разработки ПО					Начальник отдела разработки ПО
Разработка ТЗ
Выяснение основных требований к ПО					Начальник отдела разработки ПО ; Программист 1
Формирование проекта ТЗ					Программист 2
Согласование проекта ТЗ с заказчиком ПО					Начальник отдела разработки ПО; Программист 2
Разработка ПО
Формирование структурной модели					Программист 3; Программист 4
Формирование объектно-ориентированной модели					Программист 1 ; Программист 4 ; Программист 5
Определение принципов построения экранного интерфейса					Начальник отдела разработки ПО; Программист 4
Разработка основных модулей					Программист 1 ; Программист 2 ; Программист 3 ; Программист 4 ; Программист 5
Разработка базы данных					Программист 1
Интеграция всех модулей					Программист 2 ; Программист 3 ; Программист 4
Отладка и испытания
Проведение отладки					Программист 3; Программист 4; Программист 5
Выпуск бета-версии					Программист 1
Сбор сведений о результатах тестирования					Программист 2; Программист 3
Доработка модулей и БД					Программист 2; Программист 4; Программист 5
Выпуск финальной версии					Программист 1
Сертификация
Формирование необходимой для сертификации документации					Программист 4; Программист 5; Программист 1
Внутренний аудит процесса создания ПО					Аудитор ПО
Заключение договора на сертификацию					Начальник отдела разработки ПО
Проведение сертификации ПО					Начальник отдела разработки ПО

При помощи видов связей (назначений) создадим диаграмму Гантта в соответствии с таблицей 1.

Рисунок 6 - Диаграмма Гантта

1.2 Формирование структуры графика работ

При разработке больших проектов, состоящих из большого количества работ, Microsoft Project позволяет объединить связанные между собой работы в группы. Создание иерархической структуры проекта позволяет произвести декомпозицию работ проекта на более мелкие, обозримые и управляемые части, точнее определить и состав, и характеристики работ, которые предстоит выполнить.

Один из основных принципов построения иерархической структуры проекта - это принцип полноты. Все работы и результаты проекта, включая промежуточные и управленческие, должны присутствовать в иерархической структуре проекта.

Обратное тоже верно - работы вне проекта (то есть нужные для успешного выполнения другого проекта/процесса), не должны быть включены.

Сгруппируем работы по этапам и введём названия этих этапов.

ѕ Для создания группы (этапа) нажмём правой клавишей мыши на первой строке таблицы и из контекстного меню выберем "Вставить задачу";

ѕ Называем её "Организация работ";

ѕ Выделим работы: "Определение целей разработки ПО", "Планирование разработки", "Назначение кода темы" и "Выбор принципов разработки ПО" и сгруппируем их, нажав на кнопку "Понизить уровень задачи".

Аналогичным способом нужно сгруппировать все последующие задачи, для создания следующих этапов: "Разработка ТЗ", "Разработка ПО", "Отладка и испытания", "Сертификация".

Завершающим этапом будет создание группы "Разработка программного средства", которая сгруппирует все выше созданные этапы.

Рисунок 7 - Иерархическая структура проекта

Так же данную задачу можно решить нисходящим методом.

В нисходящем методе планирования проекта сначала определяются основные этапы, которые затем разбиваются на отдельные задачи.

2. Назначения ресурсов проектов

Назначением называется связь между задачей и ресурсом, необходимым для завершения этой задачи. На одну задачу может быть назначено произвольное количество ресурсов, как рабочих, так и материальных (другими словами, с одной задачей может быть связано несколько назначений).

Для назначения ресурсов непосредственно при описании задачи необходимо:

ѕ Открыть окно "Сведения о задаче" для этого необходимо два раза нажать на названии задачи или выделить задачу и нажать на кнопку "Сведения" на закладке "Задача";

ѕ В открывшемся окне "Сведения о задаче" перейти на закладку "Ресурсы";

ѕ В окне ввода ввести название ресурса, если данное название совпадает с названием уже имеющегося ресурса, он автоматически будет назначен на задачу, если название не совпадает, будет создан новый ресурс типа "Трудовой". Во избежание дублирования выбрать пустую строку, и нажать на стрелку вниз в правой части строки, после чего из выпадающего списка выберите название ресурса;

ѕ В поле "Владелец" выводится имя пользователя владельца ресурса, которому будет отправляться согласование использования данного ресурса. Для всех локальных и универсальных ресурсов это поле пустое;

ѕ В поле "Единицы" ввести объем необходимого ресурса. Если ресурс трудовой необходимо указать процент времени ресурса, которое он будет тратить на реализации данной задачи. Если материальный ресурс ввести его количество в размерности указанной в представлении "Лист ресурсов". Если затратный ресурс ничего не вводить;

ѕ В поле "Затраты" будет выведено стоимость использования данного ресурса. Для трудовых и материальных ресурсов данное значение будет подсчитано автоматически при нажатии кнопки "ОК". Для затратных ресурсов необходимо указать сумму которую планируете потратить на реализацию данной задачи этим ресурсом.

Рисунок 8 - Назначение ресурсов при описании задачи

Назначение ресурса задаче:

ѕ Перейти в представление диаграмма Гантта и перейти на страницу "Ресурсы";

ѕ Выберите задачу, которой нужно создать назначение ресурса;

ѕ Нажать на кнопку "Назначить ресурсы". Появится соответствующее диалоговое окно;

ѕ В поле "Название ресурса" выбрать ресурс, который необходимо назначить на задачу. Если нужно создать новый ресурс, перейти на свободную ячейку в таблице диалогового окна и ввести имя ресурса. Дважды щелкнув мышкой по имени ресурса, выйдет окно "Сведения о ресурсе", при помощи которого можно ввести информацию о ресурсе;

ѕ В поле Единицы указать выделяемое количество единиц ресурса в данном назначении. Для рабочего ресурса значение указывается в процентах (количество рабочего времени).

Результат выполнения показан на рисунке 8.

3. Отслеживание хода выполнения проекта

Для принятия управленческих решений необходима актуальная и достоверная информация о ходе проекта.

При управлении проектом необходимо отслеживать элементы "треугольника" проекта: время, бюджет и область охвата. Корректировка одного элемента влияет на два других. Такие события, как непредусмотренные задержки, превышение затрат и замена ресурсов, могут привести к проблемам в календарном плане.

Если данные проекта постоянно обновляются, то всегда есть возможность просмотреть последнее состояние проекта. Можно отслеживать фактический ход выполнения задач, фактические трудозатраты ресурсов, сравнивать фактические затраты с запланированным бюджетом и выравнивать загрузку ресурсов. Все это позволит вовремя определить потенциальные проблемы, чтобы найти и применить правильное решение.

После создания проекта и начала работы можно отслеживать фактические даты начала и окончания, процент выполнения задач или фактические трудозатраты. Фактические данные показывают влияние изменений на другие задачи и, в конечном итоге, на дату окончания проекта.

Определите один или два показателя хода выполнения для использования в проекте. Например, ресурсы могут быстро представить отчет о проценте выполнения трудозатрат по задачам, что позволяет получить общее представление о ходе выполнения задач. Либо, наоборот, ресурсы могут отчитываться о часах работы над каждой задачей по неделям. Это займет больше времени, но даст подробную картину хода работ. Выбор индикаторов зависит от ваших предпочтений и приоритетов.

Чтобы отследить ход выполнения работ, нужно создать отметку о прохождении этапа "Определение целей разработки ПО". Для этого на диаграмме Гантта подведём указатель мыши к левой части графика (указатель поменяет свой вид на знак процента со стрелкой вправо). После чего нужно нажать левую клавишу мыши и не отпуская её потянуть указатель мыши вправо.

Рисунок 9 - Отметка о прохождении этапа "Определение целей разработки ПО"

Отметку о прохождении этапа "Планирование разработки" можно выполнить по-другому. Для этого нужно выбрать этап "Планирование разработки" и нажать на него левой клавишей мыши два раза. В появившемся диалоговом окне "Сведения о задаче", на вкладе "Общие", требуется выставить 100% в поле "Процент завершения" и нажать кнопку "ОК".

Рисунок 10 - Отметка о прохождении этапа "Планирование разработки"

Слева таблицы диаграммы Гантта появится отметка о завершении этапа, а на самой диаграмме появится темно-синяя полоса, которая показывает процент завершения этапа работ. Если работа выполнена на 100%, то полоса будет от начала до конца блока работ.

Рисунок 11 - Пример выполнения работ на 70%

На рисунке 11 показан пример не полного выполнения работ, на котором видно, что на диаграмме Гантта темно-синяя полоса не до конца блока работ (правый нижний угол). Всё что было проделано до этого было бы бесполезно, если в программе Microsoft Project не было возможности сформировать отчеты. "Обзор проекта" - отчет показывающий процентное завершение проекта. Для его формирования нужно зайти на вкладку "Отчет", нажать на кнопку "Панели мониторинга" и выбрать "Обзор проекта".

Рисунок 12 - Обзор проекта

"Обзор затрат" - более полный отчет показывающий и процентное завершение работ, и денежные затраты (как уже потраченные, так и оставшиеся затраты).

Рисунок 13 - Обзор затрат

"Критические задачи" - отчет представляющий пользователю возможность увидеть оставшиеся критические задачи. Критические задачи - задачи от выполнения которых зависит весь проект.

Рисунок 14 - Критические задачи

Заключение

Microsoft Project является наиболее популярным инструментом управления проектами, предоставленным компанией Microsoft. Приложение разработано для предоставления помощи руководителям проектов при разработке планов, назначении ресурсов для выполнения задач, управления бюджетов и анализа загруженности.

Microsoft Project может помочь в создании плана на основе критического пути. Графики также могут быть применены для равномерного распределения запросов на ресурс. Критический путь представлен в виде диаграммы Гантта (Gantt chart).

Определения ресурсов (люди, оборудование и материалы) могут быть разделены между проектами при помощи общей совокупности ресурсов. Каждый ресурс может иметь свой календарь, который определяет те дни и смены, которые ему доступны. Показатели ресурсов используются для подсчета затрат на выполнение задач, которые подсчитываются и суммируются в общий уровень ресурсов.

Каждому ресурсу могут быть назначены множество задач во множестве планов, а каждому заданию может быть назначено множество ресурсов. Microsoft Project составляет на основе доступности ресурсов расписание работы, определенной в соответствующих календарях. Все ресурсы могут быть определены в общей базе корпоративных ресурсов.

Microsoft Project создает бюджеты на основе показателей ресурсов и назначаемой работы. Поскольку ресурсы назначаются заданиям, и эта работа оценивается, Microsoft Project подсчитывает затраты, которые равны работе помноженной на показатели. Это все подсчитывается в общий уровень задания, затем к общим затратам на задания и в конце к общим подсчетам проекта.

проект программа управленческое решение

Список использованных источников

Размещено на Allbest.ru

1. Беляева С.А. Роль планирования в процессе управления инновационными проектами // Организатор производства. - 2010

2. Бетанова И. Роль HR в управлении проектами // Справочник по управлению персоналом. - 2011.

3. Бетанова И. Роль HR в управлении проектами // Справочник по управлению персоналом. - 2011.

4. Ганчин В.В. Роль проектного управления в инновационном развитии электроэнергетики в Российской Федерации // Экономика и управление: рос. науч. журн. - 2011.

5. Гончаренко С. Управление проектами // Управление качеством. - 2011.

6. Емельянов Ю. Управление инновационными проектами в компании // Проблемы теории и практики управления. - 2011.

7. Ивасенко А.Г. Управление проектами: учебное пособие для студентов. - Ростов н/Д.: Феникс, 2009.

8. Конференции ПМСОФТ по управлению проектами // Проблемы теории и практики управления. - 2011.

9. Кузнецов А.А. Процессное управление проектами на предприятии // Менеджмент сегодня. - 2011.

10. Куперштейн В. Microsoft Project 2010 в управлении проектами. - СПб: БХВ-Петербург, 2011.

11. Лапыгин Ю.Н. Оценка эффективности проектного управления // Экономический анализ: теория и практика. - 2011.

12. Мазур И.И. Управление инвестиционно-строительными проектами: международный подход. - М.: Омега-Л, 2011.

13. Матвеева Л.Г. Управление проектами: учебник. - Ростов н/Д.: Феникс, 2009.

14. Мыльников Л.А. Микроэкономические проблемы управления инновационными проектами // Проблемы управления. - 2011.

Подобные документы

Составление плана проекта создания нового предприятия по производству автомобилей. Создание базы данных по ресурсам в программе Project Expert. Применение методики PERT для анализа проекта. Контроль выполнения задач проекта по срокам и трудозатратам.

курсовая работа , добавлен 11.10.2014


Методы управления сложными проектами. Редактирование свойств проекта. Настройка календаря проекта. Создание задач в Microsoft Project и изменение их свойств. Выбор свободных ресурсов и их использование. Составление сводки по проекту и отчета о бюджете.

лабораторная работа , добавлен 01.03.2015


Настройка параметров программы Microsoft Project. Таблицы как основные средства хранения данных в MS Project. Подготовка к составлению плана и отслеживание хода работ по нему. Форматирование диаграмм Ганта. Набор функций для работы с сетевым графиком.

практическая работа , добавлен 25.12.2010


Описание ключевых характеристик проекта создания хлебопекарни, фазы, задачи и необходимых для их выполнения ресурсы. Анализ и оптимизация плана проекта с использованием Microsoft Project, ввод данных в программу. Автоматическое выравнивание ресурсов.

контрольная работа , добавлен 02.06.2010


Принципы работы Microsoft Project (программы по управлению проектами), ее основные понятия: задачи, ресурсы, назначения. Последовательность действий по созданию нового проекта, вводу задач и зависимостей между ними, вводу ресурсов. Работа с календарями.

курсовая работа , добавлен 23.01.2011


Использование MS Project для определения критического пути проекта. Задачи транспортной логистики. Разработка модели формирования затрат и доходов проекта. Расчет затрат, связанных с внедрением базы данных. Создание оптимальных условий труда оператора.

курсовая работа , добавлен 21.04.2013


Выбор структуры, обзор различных вариантов создания нового проекта. Управление поведением MS Project 2007 при запуске. Создание нового проекта на основе шаблона. Список стандартных шаблонов. Установка общих параметров проекта, параметров планирования.

презентация , добавлен 15.03.2014


Понятие иерархической структуры декомпозиции работ. Определение, просмотр и изменение кода структуры проекта. Типы связей между работами, их редактирование при помощи программы MS Project. Изменение формы и параметров представления суммарной задачи.

презентация , добавлен 15.03.2014


Назначение, создание современной информационно-аналитической системы. Формирование рабочей документации в среде Microsoft Project. Расчет длительности проекта методом Монте-Карло. Моделирование типов связи. Проектирование интерфейсов пользователя.

курсовая работа , добавлен 16.12.2014


Оценка стоимости проекта с помощью функции Microsoft Project на примере создания технорабочего проекта комплекса задач "Управление качеством продукции и услуг". Назначение и условия применения программы, ее характеристика и руководство пользователя.