Рассмотрен предметно-цикловой комиссией специальности 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям) и иностранных языков
(подпись ПЦК)
«____»______________201__г Протокол №_____ _______________
(подпись ПЦК)
«____»______________201__г Протокол №_____ _______________
(подпись ПЦК)
«____»______________201__г Протокол №_____ _______________
(подпись ПЦК)
«____»______________201__г Протокол №_____ _______________
(подпись ПЦК)
| Пояснительная записка | |
| Практическая работа № 1 Информация и документ: понятия, свойства, структура и функции. Проведение тестирования и обсуждение его результатов. | |
| Практическая работа № 2 Оформление расчётно-денежных документов. Порядок заключения договора банковского счёта и банковского вклада. | |
| Практическая работа № 3 Составление организационно-распорядительных документов. | |
| Практическая работа № 4 Оформление гражданско-правовых договоров. | |
| Практическая работа № 5 Составление распорядительных документов. | |
| Практическая работа № 6 Транспортные договоры. Оформление договора перевозки грузов и контейнеров. | |
| Практическая работа № 7 Оформление документации предприятий железнодорожного транспорта. Договор перевозки пассажиров, багажа и грузобагажа. | |
| Практическая работа № 8 Систематизация и хранение документов. | |
| Приложение А Пример оформления практической работы Перечень рекомендуемых учебных изданий, интернет-ресурсов, дополнительной литературы |
Пояснительная записка
Методические указания по выполнению практических работ предназначены для студентов очного отделения специальности 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям).
Программой учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления» на проведение практических занятий для базового уровня профессионального образования предусмотрено 16 часов.
Практические занятия проводятся в учебных кабинетах.
Продолжительность каждого занятия 2 часа.
В результате изучения дисциплины студент должен знать:
Практические работы по дисциплине «Документационное обеспечение управления» для студентов специальности 38.02.01. Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям) помогут выработать необходимые навыки и умения. Практические работы разработаны в соответствии с рабочей программой дисциплине «Документационное обеспечение управления» для студентов специальности 38.02.01. Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)
С целью повышения эффективности решения задач, в каждой практической работе предоставлен краткий теоретический материал по соответствующей теме .
Практическая работа по дисциплине «Документационное обеспечение управления» №1
Тема: Информация и документ: понятия, свойства, структура и функции. Проведение тестирования и обсуждение его результатов
Цель работы: изучить расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового и продольного бланков согласно
Продолжительность занятия : 2 часа
Ход работы:
Оснащение занятия:
Порядок проведения занятия:
В начале занятия следует ознакомиться со схемами расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (формуляры) углового и продольного бланков форматов А4.
Документы изготавливают на бланках. Бланк представляет собой
лист бумаги стандартного формата, на котором техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.
Для изготовления организационно-распорядительных документов устанавливаются два формата бланков по ГОСТ 9327-60: A4 (210 x 297) и А5 (148 x 210), с размерами полей не менее:
левое - 20 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
Эти поля используются для размещения некоторых реквизитов, для подшивки документов, для зажима листа при копировании и размножении, для удобства прочтения текстов в сброшюрованном виде и т.п.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.
Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08.
Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов
11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).ГОСТ для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливает следующие виды бланков документов:
Общий бланк;
Бланк письма;
Бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
Место составления или издания документа (14) может не указываться, если оно входит в состав наименования организации.
Задание:
На листе формата А4 изобразить схемы расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового и продольного бланков согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
Рисунок 1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Рисунок 2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
Контрольные вопросы :
1. Дайте определение понятия «организационно-распорядительный документ» (ОРД) и приведите классификацию этого вида документов.
2. Перечислите состав реквизитов ОРД по ГОСТ Р 6.30 – 2003.
3. Что такое «бланк документа» и какие виды бланков вы знаете?
4. Какие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов вы знаете? Каковы особенности их оформления?
2. Цель работы
3. Задание
5. Вывод
Практическая работа по дисциплине «Документационное обеспечение управления» №2
Тема: Оформление расчётно-денежных документов. Порядок заключения договора банковского счёта и банковского вклада.
Цель работы: приобрести навыки в составлении и оформлении унифицированного документа «Платежное поручение», руководствуясь ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
Оснащение занятия:
Продолжительность занятия : 2 часа
Ход работы:
Порядок проведения занятия:
В начале занятия следует повторить порядок составления и оформления унифицированного документа «Платежное поручение».
Задание:
Составить платёжное поручение на перечисление денег поставщика за полученные от него детали по счёту №84.
Исходные данные: 18 марта 2002г завод ОАО «Радуга» платёжным поручением №34 перечислил со своего расчётного счёта 108 тысяч рублей, в том числе НДС18 тысяч рублей заводу ОАО «Прибор» в оплату его счёта №84.
Реквизиты ОАО «Радуга» ИНН – 7617028930, р./с №816545214, БИК – 045030654, счёт№301018105
директор Воронин Д.А, главный бухгалтер Бутко И.В; ОАО «Прибор» ИНН – 7802114045, р/с №240780610, срок платежа 18.03.2002г
Приложение 2
к Положению Банка России
от 19 июня 2012 года № 383-П
“О правилах осуществления перевода денежных средств”
| Сумма прописью | ||||||||||||
| ИНН | КПП | Сумма | ||||||||||
| Сч. № | ||||||||||||
| Плательщик | ||||||||||||
| БИК | ||||||||||||
| Сч. № | ||||||||||||
| Банк плательщика | ||||||||||||
| БИК | ||||||||||||
| Сч. № | ||||||||||||
| Банк получателя | ||||||||||||
| ИНН | КПП | Сч. № | ||||||||||
| Вид оп. | Срок плат. | |||||||||||
| Наз. пл. | Очер. плат. | |||||||||||
| Получатель | Код | Рез. поле | ||||||||||
| Назначение платежа | ||||||||||||
Подписи Отметки банка
| М.П. |
Контрольные вопросы :
1. Титульный лист в соответствии с СТП1.2-2005
2. Цель работы
3. Задание
4. Выполненная практическая работа в соответствии с заданием
5. Вывод
Практическая работа по дисциплине «Документационное обеспечение управления» №3
Тема: Составление организационно-распорядительных документов.
Цель работы: приобрести навыки в составлении и оформлении реквизитов организационных документов, руководствуясь ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
Продолжительность занятия : 2 часа
Ход работы:
Оснащение занятия:
Порядок проведения занятия:
Чтобы выполнить задание, необходимо ознакомиться с пакетом учредительных документов.
В пакет учредительных документов организаций (предприятия) входят:
1. учредительный договор;
3. положение об организации;
4. положение о структурном подразделении;
5. структура и штатная численность;
6. штатное расписание;
7. должностные инструкции.
Организационно-правовые документы определяют статус предприятий, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой.
Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
К организационно-правовым документам относятся: устав организации, учредительный договор, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы аппарата управления, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по ДОУ), должностные инструкции работников, правила и др.
Организационно-правовые документы проходят в обязательном порядке процедуру утверждения уполномоченным на то органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.), руководителем структурного подразделения в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться могут организационные документы непосредственно актом руководителя, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиального органа.
Оформляются организационно-правовые документы на листах бумаги А4.
Обязательны реквизиты этих документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации”.
Требования к оформлению документов следующие:
2. наименование вида документа;
4. номер документа;
5. заголовок к тексту;
6. подпись;
7. гриф утверждения.
Датой организационного документа является дата его утверждения.
Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки, и разделен на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
В процессе подготовки организационно- правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами юридической службы (юристом), заместителем руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее поле деятельности.
В состав организационно-правовых документов входят учредительные документы – это документы, на основании которых действуют юридические лица (учреждения, организации, предприятия). К учредительным документам относятся – учредительный договор и устав.
Учредительный договор - это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности.
В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.
Договоры составляются в нескольких экземплярах (по числу участников), подписываются уполномоченными лицами и удостоверяются печатями учредителей.
Порядок заключения, составления, оформления, вступления в силу и другие юридические аспекты учредительных документов регламентируются законодательством РФ.
Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом документе не оговорен другой срок.
Устав – правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица.
Общие положения об уставе содержатся в части 1-й Гражданского кодекса РФ. Устав разрабатывается и утверждается учредителями юридических лиц. Структура устава меняется в зависимости от его разновидности, т. е. устав организации имеет отличительные особенности от устава акционерного общества. Устав предприятий, учреждений и организаций утверждается высшими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций.
Организация считается утвержденной и приобретает права юридического лица со дня государственной регистрации. В соответствующие государственные органы представляют учредительный договор и устав или только учредительный договор.
Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На его основании действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, действующие за счет бюджета. В первую очередь это органы власти и управления. Текст положения содержит следующие разделы: общую часть, основные задачи и функции, права и ответственность. При описании содержания разделов.
Структура и штатная численность – правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность.
Составление документа, определяющего структуру и штатную численность организации, может быть предусмотрено уставом (положением об организации). Документ визируется заинтересованными лицами и подразделениями, заместителями руководителя, подписывается заместителем руководителя по персоналу и утверждается руководителем организации.
Структура и штатная численность организации, как правило, утверждаются на календарный год. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации. В тексте документа указываются коды структурных подразделений, их наименования и штатная численность.
Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда работников организации.
В штатном расписании фиксируются следующие сведения:
1. структурное подразделение (наименование и код);
2. профессия (должность);
3. количество штатных единиц;
4. оклад (тарифная ставка);
5. надбавки;
6. месячный фонд заработной платы;
7. примечания.
Штатное расписание визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, заместителем руководителя организации, утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации с проставлением печати организации на грифе утверждения. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации “О внесении изменений в штатное расписание”.
Положение о структурном подразделении – правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов учреждения, организации, предприятия.
Положения о подразделениях оформляются на общем бланке организации, утверждаются руководителем организации, подписываются руководителем подразделения. Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.
Обязательными реквизитами положения являются:
1. наименование организации;
2. гриф утверждения;
3. место издания;
4. наименование документа с заголовком к тексту;
6. подпись;
Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе.
Текст положения о подразделениях состоит из разделов:
Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Должностная инструкция относится к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста и состоит из следующих разделов:
1) Общие положения (содержат следующий набор информации: обобщенные сведения по должности, подчиненность и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стаж работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещение во время отсутствия).
2) Должностные обязанности (устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В разделе указывают: участок работы, закрепленный за работником; виды работ, выполняемых работником, или перечень, курируемых объектов).
3) Права (устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных па него обязанностей; право принимать решения, давать конкретные указания по конкретному вопросу, подписывать документы в пределах компетенции; право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю; право представительства от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства; право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника; право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию).
4) Ответственность (устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника).
5) Взаимоотношения (указывается от кого, в какие сроки, и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет, с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и другие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями). Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации.
Обязательными реквизитами должностной инструкции являются:
6. наименование организации;
7. гриф утверждения;
8. название вида документа
9. заголовок к тексту;
10. место составления;
11. подпись.
Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующего данное подразделение.
Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителями службы персонала, юристом, а также другими должностными лицами, от действия которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.
После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.
Ознакомьтесь с унифицированными формами данных документов в приложениях.
Задание:
Составить должностную инструкцию для бухгалтера ЗАО «ЛИРА»
Павлову Н.А., директор фирмы Спиридонов А.В., остальные реквизиты укажите самостоятельно.
Образец
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Г. № _____
бухгалтера
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность бухгалтера "_____________" (далее - "организация").
1.2. Бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя организации.
1.3. Бухгалтер подчиняется непосредственно ______________ организации.
1.4. На должность бухгалтера назначается лицо, имеющее:
1.4.2. Бухгалтер II категории: высшее профессиональное (экономическое) образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное (экономическое) образование и стаж работы в должности бухгалтера не менее 3 лет.
1.4.3. Бухгалтер: среднее профессиональное (экономическое) образование без предъявления требований к стажу работы или специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по учету и контролю не менее 3 лет.
1.5. Бухгалтер должен знать:
Законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций и составлению отчетности;
Формы и методы бухгалтерского учета в организации;
План и корреспонденцию счетов;
Организацию документооборота по участкам бухгалтерского учета;
Порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;
Методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации;
Правила эксплуатации вычислительной техники;
Экономику, организацию труда и управления;
Рыночные методы хозяйствования;
Законодательство о труде;
Правила и нормы охраны труда.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Бухгалтер:
2.1.1. Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализацию продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности, расчетов с поставщиками и заказчиками, а также за предоставленные услуги и т.п.).
2.1.2. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.
2.1.3. Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке.
2.1.4. Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.
2.1.5. Составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных затрат, подготавливает предложения по их предупреждению.
2.1.6. Производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников организации.
2.1.7. Обеспечивает руководителей, кредиторов, инвесторов, аудиторов и других пользователей бухгалтерской отчетности сопоставимой и достоверной бухгалтерской информацией по соответствующим направлениям (участкам) учета.
2.1.8. Разрабатывает рабочий план счетов, формы первичных документов, применяемые для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, участвует в определении содержания основных приемов и методов ведения учета и технологии обработки бухгалтерской информации.
2.1.9. Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота, в разработке и внедрении прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники, в проведении инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей.
2.1.10. Подготавливает данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.
2.1.11. Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.
2.1.12. Участвует в формулировании экономической постановки задач либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники, определяет возможность использования готовых проектов, алгоритмов, пакетов прикладных программ, позволяющих создавать экономически обоснованные системы обработки экономической информации.
3.1. Бухгалтер имеет право:
3.1.1. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.
3.1.2. Повышать свою квалификацию.
3.1.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
3.1.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.1.5. Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1. Бухгалтер несет ответственность:
4.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.1.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
4.1.3. За причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством.
4.1.4. За нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в организации.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы бухгалтера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью бухгалтер может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с __________________________
___________________________________________________________________________________
(наименование, номер и дата документа)
СОГЛАСОВАНО
Юрисконсульт ____________ ___________________
(подпись) (Ф.И.О.)
"___"__________ _______ г.
С инструкцией ознакомлен: _____________ ___________________
(подпись) (Ф.И.О.)
"___"__________ _______ г.
Контрольные вопросы :
1. Каковы функции организационных документов?
2. Основные виды организационных документов.
3. Каковы требования к содержанию и оформлению инструкции?
Практическая работа по дисциплине «Документационное обеспечение управления» №4
Тема: Оформление гражданско-правовых договоров.
Цель работы: Иметь понятие о занятости, обеспечения занятости, понятия безработного.Научиться пользоваться нормативными правовыми актами в области занятости и трудоустройства
Продолжительность занятия : 2 часа
Краткие теоретические сведения .
При изучении данной темы прежде всего следует учитывать гражданско-правовая ответственность - это одна из форм государственно-принудительного воздействия на нарушителя гражданских прав, выражающаяся в наложении на него обременительных обязанностей имущественного характера с целью восстановления имущественного положения потерпевшего Гр
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный .
При угловом расположении (угловые бланки) реквизиты "Наименование организации" , "Вид документа" и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются в верхнем левом угле.
На угловом бланке реквизиты "Наименование организации" (08), "Справочные данные об организации" (09), "Наименование вида документа" (10), "Место составления или издания документа" (14), ограничительные отметки для реквизитов "Дата документа" (11), "Регистрационный номер документа" (12), "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" (13) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Рис. 1. Центрированный способ расположения реквизитов
Рис. 2. Флаговый способ расположения реквизитов
Угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат" и "Гриф утверждения документа", резолюций, отметок о рассылке и др.
Примеры оформления углового бланка также приводятся в следующих пунктах "Энциклопедии делопроизводства": общий бланк , бланк письма и , – а также в документах:
- ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложение Б, рисунок Б.2);
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (приложения № 12, 13, 14, 17, 18).
Бланки организационно-распорядительных документов могут разрабатываться для организации, для структурного подразделения и для должностного лица.
На бланке организации не воспроизводятся в качестве авторов документа структурное подразделение или должностное лицо.
Образцы бланка организации приводятся в приложении Б к ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (рисунки Б.1, Б.2, Б.3, Б.5)), а также в
приложениях № 11, 12, 13, 14, 15, 16 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 .
Примеры оформления бланка организации также приводятся в следующих пунктах "Энциклопедии делопроизводства": общий бланк , бланк письма и бланк конкретного вида документа .
Бланки организационно-распорядительных документов могут разрабатываться для организации, для структурного подразделения и для должностного лица.
Бланк для структурного подразделения создается в том случае, если руководитель данного подразделения имеет право подписи.
На бланке структурного подразделения под наименованием организации должно указываться наименование данного подразделения.
Рис. 1. Бланк письма структурного подразделения
Примеры оформления бланка структурного подразделения приводятся в следующих пунктах "Энциклопедии делопроизводства": общий бланк , бланк письма и бланк конкретного вида документа .
3.8 Бланк должностного лица
Бланки организационно-распорядительных документов могут разрабатываться для организации, для структурного подразделения и для должностного лица.
Согласно терминологическому стандарту, бланк документа - это "набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа." Бланк даёт сведения об авторе документа, позволяющие его идентифицировать как создателя официального письменного документа.
При получении документа в организации (учреждении, фирме) основное внимание естественно уделяется существу содержащейся в нем информации, однако неизбежно запоминается и внешний вид документа - качество бумаги, использованные цвета, дизайн логотипа, начертание шрифтов, композиция надписей бланка. По этим признакам складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престижности.
Бланки создает любое учреждение, организация или предприятие, пользующееся правами юридического лица. Разрабатывая бланк, стремятся к созданию благоприятного впечатления об организации, к созданию запоминающегося бланка, отражающего не только определенную информацию о фирме, но ее стиль.
Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены стандартом ГОСТ Р 6.30-2003. Многие требования к бланкам документов с введением этого стандарта существенно изменяются. Необходимость изменений объясняется тем, что при создании бланков современных российских коммерческих организаций требования старого государственного стандарта часто не соблюдались, что привело к созданию бланков, информация которых не только воспринимается с затруднением, но и не позволяет идентифицировать автора документа, так как содержит неполные или искаженные сведения о нем. Однако следует заметить, что использовать требования стандарта имеет смысл по ряду соображений - стандарт создавался с учетом отечественной практики оформления документов, он включает наиболее оптимальный набор реквизитов, необходимых и достаточных для характеристики организации - автора документа, придания документам необходимой официальности. Кроме того, стандартом рекомендована рациональная и продуманная композиция расположения отдельных реквизитов документа, отвечающая удобству обработки документов в делопроизводстве и традициям отечественного документирования.
Анализ бланков современных организаций различных форм собственности позволяет сделать вывод о значительной и зачастую неоправданной многовариантности создания и оформления бланков. При этом они не всегда составлены удачно как по составу информации, часто противоречащей законодательным нормам, так и по общей композиции, которая определяется субъективным вкусом, а не рациональностью или традицией. Бланк является своеобразной визитной карточкой организации, а такие просчеты наносят ущерб фирме, т.к. прежде всего, вызывают недоверие к документу из-за невозможности идентификации организации-автора, недостатка справочной информации.
Наиболее часто оформление бланков коммерческих организаций характеризуется следующими ошибками:
Указывается только сокращенное наименование организации - автора документа, не сообщается ведомственная принадлежность, отсутствует определение организационно-правовой формы;
Рассмотрим, как ведется конструирование бланков на «Можайском Полиграфкомбинате»
Конструирование электронного бланка предполагает ряд последовательных операций:
4.2 установка формата бумаги;
У нас в стране используются для служебных документов форматы ряда А, принятые Международной организацией по стандартизации.
В зависимости от формата бумаги устанавливаются и поля (расстояние от границы текста до края листа бумаги).
В компьютерных программах, даже локализованных (на русском языке), в качестве установок по умолчанию форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие отечественным стандартам.
Для установки размеров бумаги и размеров полей в MS Word необходимо в диалоговом окне Параметры страницы выполнить следующие действия:
Меню Сервис
Команда Параметры
Вкладка Общие (выберите из списка единицу измерения Сантиметры)
Меню Файл
Команда Параметры страницы
Вкладка Размер бумаги (установить размер А4 210 х 297 мм)
Нажать ОК
4.3 установка размеров полей;
Установив формат бумаги, надо определиться с полями документов, вызвав диалоговое окно Параметры страницы:
Меню Файл
Команда Параметры страницы
Вкладка Поля – устанавливаем следующие размеры полей:
левое поле – 3,5 см
правое поле – 1 см
верхнее – 2 см
нижнее – 2 см Нажать ОК
Нажатием кнопки “По умолчанию” данные параметры страницы закрепляются за всеми создаваемыми в дальнейшем документами, если пользователем не будут непосредственно заданы иные параметры.
Документы состоят из отдельных элементов, которые называют реквизитами. Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа. От полноты реквизитов зависит их юридическая сила. Юридическая сила документа - свидетельство официального документа, сообщаемая ему действительным законодательством, компетенцией издавшего его органа, и установленное порядком оформления.
Перечень и оформление реквизитов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 .
Наименование организации субъектов Российской федерации, имеющих наряду с государственных языком Российской Федерации государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Располагается название на ином языке справа или ниже наименования на государственном языке.
Если текст содержит несколько решений, его можно разбивать
на разделы, подразделы, которые нумеруют арабскими цифрами. Переписка между деловыми партнерами на языке, установленном договором между ними.
21 - отметка о наличии приложения. Отметку названного в тексте приложения оформляют следующим образом: «Приложение на 4 л.
в 3 экз.». Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются наименование приложения, число листов и число экземпляров: Приложение об управлении кадрами на 6 л. в 2 экз.
Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. В конкретном документе будет только часть реквизитов, место для которых очерчено графически.
Реквизит 01 Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом.
Реквизит 02 Герб субъекта Российской Федерации оформляют на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Диаметр изображения герба не должен превышать 20 мм.
Реквизит 03 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) используют на бланках организаций всех форм собственности в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если
на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Оформляется в соответствии с Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».
Реквизит 04 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственного управления (ОКОГУ). Код служит для электронной идентификации автора документа.
Реквизит 05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. В соответствии с Федеральным законом “О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей” данный реквизит указывается во всех документах этого юридического лица наряду с его наименованием и включает 13 знаков.
Реквизит 06 Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизит 07 Код формы документа проставляют на бланке по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Реквизит 08 Наименование организации , являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в её учредительных документах и указывается обязательно вне зависимости от того изготовлен документ на бланке или без него.
Под полным наименованием организации указывают в скобках сокращенное. При необходимости над наименованием организации помещается наименование вышестоящего ведомства.
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. Внутренние документы оформляются чаще всего без использования бланка, но данный реквизит должен обязательно указываться.
Реквизит 09 Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Реквизит 10 Наименование вида документа , составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренными ОКУД (класс 0200000- УСОРД). В письме наименование вида документа не указывают.
Реквизит 11 Дата документа. Дата официального документа– реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования[i]. Датой распорядительного документа является дата его подписания, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: 05.01.2000. Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2000.01.05.
Можно использовать словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 2000 г.
Реквизит 12 Регистрационный номер - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное документу при его регистрации. документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнить по усмотрению организации индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. сведениями например,01- 07/5.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например, 90/97.
Реквизит 14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Местом составления или издания организационно-распорядительных документов считается место регистрации юридического лица.
Реквизит 15 Адресат . В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Минюст России
Управление систематизации законодательства
Должность лица, кому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
ООО «Элитгаз»
Бухгалтерия
Старшему экономисту
В.В. Чайкову
Генеральному директору
ЗАО «Тюменьводоканал»
В.Д. Корытову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Кировской области
В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной правилами, оказания услуг почтовой связи (пункт 23).
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Всероссийский нефтяной научный
аналитический центр
недропользования
Гагарина проспект, д. 2
Москва, 10500
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фа-
милию получателя, затем почтовый адрес, например:
К.В.Перову
Ул. Ленина, д.2, кв.20
Тюменская обл., Ишимский р-н,
г.Ишим, 625034
Каждая составная часть реквизита «адресат» печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5-2 межстрочными интервалами. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Реквизит 16 Гриф утверждения документа: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), коллегиальным органом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек – прописными буквами, без двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО «МТС»
Личная подпись А.А. Стюрин
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа коллегиальными органами, постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО без кавычек (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
Заседанием общего собрания акционеров
Протокол
от 12.07.2007 №15
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Председателя
Правления банка
от 29.09.2009 № 41
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Допускается в реквизите «гриф утверждения» центрировать элементы относительно самой длинной строки.
Реквизит 17 Резолюция документа : реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, сроки исполнения, подпись руководителя и дату подписания резолюции, например:
В.В.Кировой
П.Е.Шахмартовой
Прошу подготовить проект
генерального соглашения
с фирмой «Фаворит»
Фалеев Д.Г.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе (на бумаге формата А6).
Реквизит 18 Заголовок к тексту официального документа : реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заголовок согласуется с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?, например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?, например:
Акт ревизии;
(кому?), например:
Должностная инструкция секретарю-референту.
К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять. Заголовок располагают слева сразу от полей над текстом, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Сам заголовок должен содержать не более 28 знаков и печататься через 1 интервал, если состоит из двух строк.
Реквизит 19 Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», на левом поле документа на уровне заголовка к тексту.
Реквизит 20 Текст официального документа : информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты пишут только на русском языке при направлении их:
На предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации;
В федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы -распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («приказывает», «решил»).
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
От первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
От первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
От третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).
Текст печатают отступив 2-4 интервала от реквизита «заголовок к тексту», через 1,5 межстрочных интервала с абзаца если текст не делится на подразделы
Реквизит 21 Отметку о наличии приложения , названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение:
1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 2 экз.
1. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к приказу директора Института
от 20.02.2007 №420
Допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, дату, регистрационный номер относительно самой длинной строки.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Минсвязи от 15.07.2008 №02-3/127 и приложение к нему, всего на 30 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.
Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2-4 интервала) от левого поля.
Реквизит 22 Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Исполнительный директор
АОЗТ «Инвест» Петренко Н.А. Петренко
Исполнительный директор Петренко Н.А. Петренко
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор Личная подпись А.М. Волков
Главный бухгалтер Личная подпись И.И. Петрова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись В.И. Духов
Члены комиссии Личная подпись Л.М. Архипова
Личная подпись П.С. Колова
Личная подпись В.В. Рыськов
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
Достоверность документов в электронной форме заверяются электронной цифровой подписью-реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Реквизит 23 гриф согласования : Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Грифсогласованиядокумента состоит из слова СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Директор страховой компании
ООО «Согласие»
Личная подпись Ф.П.Обухов
Данный реквизит оформляется при внешнем согласовании документа с другими организациями на последнем листе проекта или на отдельном листе согласования.
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО или СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии Протокол заседания
Технических наук Правления страховой
от 16.08.2006 №328-507 компании «Согласие»
от 11.09.2006 №11
Реквизит 24 Виза согласования документа : реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Согласованиедокумента в пределах одной организации оформляют визой, которая включает наименование должности и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; например:
Начальник юридического отдела
Костюченко А.В. Костюченко
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Москвин С.А. Москвин
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе, по усмотрению организации допускается полистное визирование документа.
Реквизит 25 Оттиск печати представляет изображение клише печати на бумаге, которым заверяют подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Например, документы, удостоверяющие права лиц, фиксирующие факты, связанные с финансовыми средствами и др.
Документы заверяют печатью организации. Принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которых проставляется печать.
Реквизит 26 Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Начальник отдела снабжения
Шадрин Г.В. Шадрин
Допускается копию документа заверять печатью. Это необходимо делать, если документ представляется в другие организации. В ряде случаев законодательство регламентирует заверение копий нотариально (устав, лицензия и др.).
Реквизит 27 Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу на 2-4 интервала ниже реквизита «подпись», печатают от левого поля, например:
Н.К. Гуськов
Реквизит 28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении: слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется от руки и должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ:
Подготовлено письмо от 15.03.2009 №15/08-16
В дело № 08-06,
Должность
Подпись Л.Д. Маньков
Реквизит 29 Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты) и проставляется в правом углу нижнего поля первого листа.
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. В штампе указывается наименование организации, наименование структурного подразделения (канцелярия), номер (индекс входящего документа) и дата поступления.
Реквизит 30 Идентификатор электронной копии может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и предназначена для автоматического поиска и контроля информации.
Документы изготавливают на бланках. В эпоху печатных машинок бланки, как правило, изготавливали типографским способом. Сегодня к услугам типографии прибегают только крупные компании. В других случаях используют офисный компьютер и готовые шаблоны. К сожалению шаблоны писем, включенные в состав пакета Microsoft Office , сделаны по американским стандартам. Российские стандарты существенно отличаются. Поэтому, прежде чем садиться за изготовление собственного шаблона, рекомендуем познакомиться с российскими стандартами. О том, как изготовить собственный шаблон, будет рассказано в соответствующем разделе, посвященном приемам работы на компьютере. На нашем сайте также можно найти шаблоны различных бланков.
Российский стандарт устанавливает два формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный.
Рисунок 1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Рисунок 2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
Бланк условно можно разделить на три части.
1. Шапка документа или поле штампа документа. В этой области размещаются следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
14 - место составления или издания документа;
Реквизиты 08 (наименование организации), 09 (справочные данные об организации), 10 (наименование вида документа), 14 (место составления или издания документа), ограничительные отметки для реквизитов 11 (дата документа), 12 (регистрационный номер документа), 13 (ссылка на регистрационный номер и дату документа) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
2. Рабочее поле документа включает реквизиты:
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
3. Служебное поле документа использует следующие реквизиты:
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Реквизит 01 (02 или 03 - эмблема организации или товарный знак) располагают над серединой реквизита 08 - наименование организации. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08 (наименование организации), 09 (справочные данные об организации), 10 (наименование вида документа), 14 (место составления или издания документа), ограничительные отметки для реквизитов 11 (дата документа), 12 (регистрационный номер документа), 13 (ссылка на регистрационный номер и
дату документа) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
Госстандарт также подробно описывает, как следует заполнять реквизиты документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Также находит применение формат А3 (297 х 420 мм), который используется для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03 - эмблема организации или
товарный знак), 08 (наименование организации) , 11 (дата документа), 14 (место составления или издания документа),.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при
необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01
(02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Бланки конкретного вида документа используются в первую очередь для оформления организационно-распорядительных документов (ОРД).
