У нас такая ситуация в 2006 г. в трудовых договорах был прописан отпуск 35 календарных дней (и эти дни предоставляли), с 01.01.2008 г. отменили 7 к.дн., и их стали не предоставлять, но в трудовой договор изменения не внесли. Можно ли в настоящее время заключить дополнительное соглашение и прописать 28 к.д. с 01.01.2008 г.?
Ответ на вопрос:
Трудовое законодательство не предусматривает возможности изменения трудового договора задним числом.
В этом случае сотрудников необходимо письменно, под подпись уведомить о предстоящих изменениях и об их причинах не менее чем за два месяца.
В случае отказа от продолжения работы в новых условиях сотруднику нужно предложить другую работу, которую он сможет выполнять с учетом квалификации и состояния здоровья.
В общем случае внести изменения в трудовой договор можно только при обоюдном согласии его сторон (). При этом инициатором изменений может быть как сотрудник, так и работодатель (). Кроме того, в исключительных случаях при наличии определенных обстоятельств организация может изменить трудовой договор и в ().
Оформление изменений
Как составить дополнительное соглашение к трудовому договору, чтобы внести изменения в договор
По общему правилу порядок внесения изменений в трудовой договор заключается в оформлении письменного соглашения между сотрудником и работодателем. Типовой формы такого документа в законодательстве не установлено. Поэтому организация может составить его в произвольной форме в виде . Такой вывод следует из Трудового кодекса РФ и подтверждается .
Дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора. Поэтому его составьте в двух экземплярах - по одному для каждой из сторон. Факт того, что сотрудник получил свой экземпляр дополнительного соглашения, подтвердит его подпись на экземпляре работодателя. Такой вывод позволяет сделать статьи 67 Трудового кодекса РФ.
Если дополнительное соглашение не будет оформлено своевременно, но сотрудник продолжит работать в новых условиях после уведомления об изменениях, то это означает, что сотрудник фактически согласился с такими изменениями. Правомерность такого подхода подтверждают суды (см., например, ).
Если сотрудник не согласится работать в новых условиях, то организация обязана предложить ему другую работу, в том числе нижестоящую и нижеоплачиваемую, если в организации есть подходящие вакансии. Предлагать сотруднику нужно только вакансии, имеющиеся у работодателя в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях следует, только если это предусмотрено коллективным (трудовым) договором, иными соглашениями. Такой порядок закреплен в статьи 74 Трудового кодекса РФ.
Если работник откажется от работы в новых условиях или в организации не будет подходящих вакансий, то трудовой договор можно прекратить:
Уволить сотрудника в связи с отказом от продолжения работы в новых условиях работодатель может только по истечении двух месяцев с момента предупреждения об изменении условий трудового договора. Возможность досрочного увольнения законодательством не предусмотрена. Аналогичная позиция отражена в и подтверждается судебной практикой. См., например, . Единственный вариант - это договориться с сотрудником и оформить увольнение раньше, но по другому основанию, например , выплатив привлекательную сумму компенсации.
Уволить в связи с отказом от продолжения работы в новых условиях на основании части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ можно сотрудников: постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2. Если работодатель не сможет предоставить таких доказательств и связать одно с другим, то изменение условий трудового договора, а значит, и увольнение сотрудников, которые отказались продолжать работу в новых условиях, могут признать незаконными. На это указывают и суды, см., например, Самые важные изменения этой весны!Пять вредных привычек кадровиков. Узнайте, чем грешите вы
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
С нашими сотрудниками при приеме на работу не были заключены трудовые договора. Как мне теперь их заключить? Задним числом или нет? В трудовом договоре есть пункт "Срок договора". С какой даты указывать.Дату приема на работу сотрудника или дату заключения трудового договора
Трудовой договор в Вашем случае считается заключенным с момента фактического допуска работника к выполнению работы. Трудовое законодательство предписывает в Вашем случае оформить трудовой договор в надлежащей, то есть в письменной, форме. При этом в тексте трудового договора необходимо указать дату начала выполнения работы.
Из статей 16, 61, 67 Трудового кодекса РФ следует, что трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.
В соответствии со статьей 67 ТК РФ при фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. Пропуск трехдневного срока, однако, не влечет прекращения права работника требовать письменного оформления трудового договора.
В своем вопросе Вы ссылаетесь на условие «Срок трудового договора». Следует, в то же время, отметить, что условие о сроке имеет место в трудовом договоре, заключенном на определенный срок. Трудовой договор заключается на определенный срок в строго установленных законом случаях (статья 59 ТК РФ). В остальных случаях трудовые договоры заключаются на неопределенный срок.
Существенным же условием трудового договора является «дата начала работы» (статья 57 ТК РФ). Эта дата в Вашем случае должна быть указана в трудовом договоре как дата фактического допущения работника к выполнению работы.
Дата, проставленная в «шапке» трудового договора, будет являться датой письменного оформления трудового договора и подписания его сторонами, если только в тексте договора этой дате не придается иное значение.
Известно, что в аналогичных ситуациях могут возникнуть споры с налоговыми органами относительно обоснованности включения в состав расходов по налогу на прибыль оплаты труда до момента письменного оформления договора. Чтобы избежать таких споров, возможно указывать в «шапке» трудового договора как дату его заключения (совпадает с датой фактического допущения к работе), так и дату его письменного оформления. В тексте договора нужно указать дату начала работы.
На вопрос отвечала Татьяна ВАСИЛЬЕВА,
адвокат, член экспертного совета АКГ «Интерэкспертиза»
Добрый день, в нашей организации постоянно меняются работники пищеблока, и очень сложно постоянной принимать и увольнять через месяц поваров. Можем ли мы предлагать соискателям поработать для начала без оформления трудового договора о приеме на работу, и, если они нам подойдут, то оформлять трудовые отношения спустя три месяца задним числом. Законно ли это? И могут ли они пожаловаться в трудовую инспекцию и как докажут, что работали у нас?
Здравствуйте, действия администрации Вашей организации неправомерны и изначально идут в разрез с действующим законодательством.
В соответствии со ст. 16 ТК РФ, трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора. Прием на работу помимо трудового договора оформляется приказом работодателя.
Если оформление приема на работу начинается с заключения трудового договора, это является гарантией трудовых прав работника. В указанном документе прописываются все права и обязанности как работника, так и работодателя (существенными условиями трудового договора являются место работы и функции работника).
В случае неисполнения работником своих обязанностей, отраженных в трудовом договоре, работодатель вправе привлечь его к дисциплинарной ответственности. Кроме того, с работником может быть заключен договор о материальной ответственности перед работодателем. То есть, в случае противоправных действий работника, и правильном оформлении его трудоустройства, также защищен и работодатель.
С каждым отдельным работником заключается трудовой договор с различными правами и обязанностями, в зависимости от специальности и квалификации работника. Образцы трудовых договоров о приеме на работу различных специалистов есть в свободном доступе в сети Интернет. Их изучение, позволит кадровику понять на какие моменты необходимо обращать внимание при заключении трудового договора с тем или иным работником.
Подскажите, как в настоящее время правильно оформить внутреннее совместительство, если, например, медицинская сестра палатная работает уже 3 года в учреждении на 1 ставку по основной работе и на 0,5 ставки по внутреннему совместительству в той же должности, но приказ и договор по внутреннему совместительству не были оформлены должным образом, все велось в табеле учета рабочего времени!Согласно ТК РФ необходимо оформить и приказ и договор по внутреннему совместительству!Как исправить положение в настоящее время?Какие должны стоять даты начала работы в приказе и договоре?
Ответ на вопрос:
В настоящее время со всеми работниками, как основными так и совместителями, независимо от даты приема на работу, должны быть заключены письменные трудовые договоры, содержание которых должно полностью соответствовать ст. 57 Трудового Кодекса РФ.
Таким образом, с сотрудниками, принятым на работу начиная с 6 октября 1992 года, трудовые договоры заключаются исключительно в письменной форме. А в отношении сотрудников, принятых на работу до указанной даты, сложился следующий подход.
Если сотрудник соглашается на предложение работодателя оформить отношения в письменном виде, то последний составляет трудовой договор в общем порядке. В заключаемом договоре отразите фактические условия работы (заработную плату, режим труда и т. п.) и гарантии, предоставляемые сотруднику, действующие на текущую дату, а не на дату приема на работу. Датой оформления договора также будет текущая дата, а вот датой приема сотрудника на работу - фактическая дата его выхода на работу (согласно записи о приеме на работу в трудовой книжке). К договору рекомендуется приложить документы, подтверждающие трудовые отношения с сотрудником (копии приказов, табели учета рабочего времени) начиная с момента приема на работу до дня заключения трудового договора.
Подробнее о Приеме на работу задним числом мы написали в материале по ссылке.
Если сотрудник отказывается оформлять письменный трудовой договор, то нужно получить от него письменный отказ. Наличие такого отказа позволит работодателю подтвердить специалистам контролирующих ведомств тот факт, что им были предприняты надлежащие меры по оформлению трудового договора в письменном виде.
Материал из Системы Кадры
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
Дата копирования: 24.09.2015
С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,
эксперт Системы Кадры
Мы должны напечатать тд с работником и подписать задним числом (н-р: 1993г.)? Но кто будет подписывать? Директор, который сейчас во главе организации (он с 2001г.), т.к. другие директора уже умерли? Или "подделать" подпись под прежних директоров? А может быть заключить со всеми работниками, которые работали на момент прихода директора в 2001г,. трудовые договоры 2001 годом, когда вступил в должность нынешний директор? Причем на всех работников есть доп. соглашения, составленные с 2009 года, в которых идет ссылка на тд, заключенный на момент поступления работника на работу (н-р: доп согл от 12.04.2009г. к трудовому договору от 05.06.1993г.) А самого договора-то нет!
в соответствии со ст. 67 ТК РФ Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе. Неоформление трудового договора в письменной форме является нарушением трудового законодательства со стороны работодателя, влекущим административную ответственность в соответствии со ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей, на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток).
При этом практика подписания трудового задним числом - ситуация довольно распространенная, фактически, трудовые отношения между работодателем и сотрудником в результате подписания договора будут всего лишь надлежащим образом оформлены.
Таким образом, если имеется согласие сотрудника на такое восстановление, никаких дополнительных процедур по составлению и подписанию договора задним числом не требуется.
Если сотрудник возражает, или имеются претензии контролирующих органов, лучше составить акт об утрате документов и восстановить трудовой договор в соответствии с правилами восстановления утраченных документов, то есть в этом случае следует исходить из того, что трудовой договор был подписан своевременно, но по независящим от работодателя обстоятельствам был утрачен.
При этом подписать трудовой договор должен действующий руководитель организации, поскольку, несмотря на дату, указанную в договоре, только он вправе действовать от имени юридического лица.
Кроме того, если стороны трудовых правоотношений не достигнут согласия по вопросу подписания трудового договора, а сослаться на непредвиденные обстоятельства, повлекшие за собой утрату оригинала трудового договора, не представляется возможным, работодатель может обратится за разрешением спора в суд, чтобы на основании судебного решения оформить трудовой договор без каких-либо претензий со стороны сотрудника (сотрудников) или контролирующих органов.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».
Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов , которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
В коммерческих организациях
Кроме того, обязанность организаций хранить документы закреплена в законах об акционерных обществах и ООО (ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ , ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). К документам, обязательным для хранения, в частности, относятся:
ООО прописывает в уставе информацию о том, как у него будут храниться документы (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Акционерные общества хранят документы в порядке, установленном постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс . Правила хранения можно прописать во внутренних документах организации, например в Положении об архиве .
Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.
Ситуация: какие документы относятся к документам по личному составу
К документам по личному составу относятся архивные документы , которые отражают трудовые отношения сотрудника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В частности, к ним относятся:
Практически все разновидности документов по личному составу приведены в перечне , утвержденном .
Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу , указаны в перечне , утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 . Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет.
Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.
Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.
Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.
Внимание: за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ).
4. Статья: За неоформление трудового договора накажут отдельно
Разработаны и внесены в Госдуму РФ законопроекты, которыми предлагается закрепить новый состав правонарушения – неоформление трудового договора с работником согласно трудовому законодательству, а также наделить трудовых инспекторов правом обращения в суд.
Соответствующие изменения подготовлены в Кодекс РФ об административных правонарушениях. В частности, за неоформление трудового договора планируется наказывать административным штрафом.
Его размер составит для должностных лиц – от 3 тыс. до 7 тыс. руб., для предпринимателей – от 3 тыс. до 7 тыс. руб. и для юридических лиц – от 50 тыс. до 70 тыс. руб. Или накажут административным приостановлением деятельности на срок до 90 суток.*
Кроме того, в Госдуму внесен законопроект, направленный на расширение возможностей по защите и восстановлению нарушенных трудовых прав граждан.
Документом предлагается закрепить в статье 357 Трудового кодекса РФ право государственных инспекторов труда на обращение в суд.
5. Статья: Какие меры может предпринять компания, чтобы восстановить утраченные документы
Лишиться первичных и иных документов организация может по разным причинам: небрежное обращение с ними самих сотрудников, возникновение форс-мажорных обстоятельств и др. В каком объеме нужно восстанавливать утраченные документы? Что будет, если этого не сделать?
Если компания не предоставит документы на проверку по причине их утраты, налоговики или проверяющие из фондов могут исчислить налоги и сборы с помощью расчетного метода. Их сумма может оказаться выше заявленной компанией, что повлечет за собой доначисления и штрафы. Кроме того, если будет установлено, что именно по вине организации не обеспечена сохранность документов, к ней могут быть применены различные виды ответственности - вплоть до уголовной.
Во избежание налоговых рисков при утрате документов до истечения срока их хранения организация должна их восстановить. Для этого ей придется обратиться к контрагентам, в банк и к иным источникам информации.
Какие действия предшествуют процедуре восстановления документов
При утрате документов организация обязана зафиксировать этот факт и выяснить причины утраты.
Документы утрачены по вине работника . В этом в первую очередь нужно получить письменные объяснения от сотрудника, который допустил утрату документов (ст. 193 ТК?РФ ).
Далее руководитель принимает решение о дисциплинарном взыскании на основании письменных объяснений работника и издает соответствующий приказ. Он оформляется в произвольной форме, если дисциплинарное взыскание - это замечание или выговор. Если дисциплинарным взысканием является увольнение, то издается приказ по форме №?Т-8 , утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.04 №?1 (письмо Роструда от 01.06.11 №?1493-6-1 ). И только после этого компания принимает меры по восстановлению документов.
Утрата документов связана с чрезвычайными обстоятельствами . В данной ситуации сначала необходимо зафиксировать факт утраты документов вследствие экстремальных обстоятельств (кражи, пожара, затопления, землетрясения и пр.). Для этого следует получить соответствующие оправдательные документы:
Наличие таких документов позволит организации получить отсрочку представления утраченных документов при их истребовании контролирующими органами (подп. 1 п. 1 ст. 31 и п. 3 ст. 93 НК?РФ, а такжеп. 1 ч. 1 ст. 29 и ч. 6 ст. 37 Федерального закона от 24.07.09 №?212-ФЗ).
Далее руководитель издает приказ в произвольной форме о создании комиссии по расследованию причин утраты, в которую по мере необходимости приглашает представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Созданная комиссия проводит инвентаризацию оставшихся документов и составляет перечень утраченных (п. 2 ст. 12 Закона №?129-ФЗ ). Такая инвентаризация осуществляется по правилам, установленнымМетодическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13.06.95 №?49 ). Если точно известно, какие документы утрачены, инвентаризация не проводится.
Результаты работы комиссия оформляет актом в произвольной форме, но с обязательным перечнем всех утраченных документов и указанием причин их утраты (п. 6.8 Положения о документах и документообороте ). К акту должны прилагаться оправдательные документы, подтверждающие факт утраты «первички» и регистров вследствие чрезвычайных обстоятельств. После этого компания принимает меры по восстановлению документов.*
Как восстановить документы
Непосредственно способ восстановления документов организация определяет самостоятельно исходя из сложившейся ситуации. Если после чрезвычайного происшествия сохранились регистры бухгалтерского учета (например, в электронном виде), это облегчит задачу. Ведь в них отражены хозяйственные операции, и первичные документы не придется восстанавливать по памяти.
Собственную исходящую первичную и внутреннюю документацию организация оформляет самостоятельно. За помощью восстановления других документов придется обращаться к третьим лицам.*
Орлова Е. В.,
директор департамента внутреннего аудита ООО «Космо»
