При работе с рефератом или курсовой, да и любой другой комплексной работой, важно соблюдать базовые принципы форматирования текста в Word, дабы ваша работа имела приемлемый общепринятый вид, текст не вылазил за границы, а абзацы имели четкие структурированные рамки. В этой статье речь пойдет об основных правилах форматирования текста в редакторе Word.
После того, как текст был отредактирован, нужно адаптировать его внешний вид к общепринятому, то есть отформатировать его. Текстовый редактор Word предоставляет возможность форматирования разделов, страниц, таблиц, абзацев, символов и самого документа в общем.
Среди объектов, подлежащих форматированию, можно выделить: регистр, цвет текста, цвет выделения текста, начертание шрифта (подчеркнутое, курсивное, полужирное), интервал между символами в слове, размер шрифта, гарнитуру шрифта и пр.
Ниже мы приведем основные правила, которых следует придерживаться при форматировании текста в Ворде. Применяйте описанные в нижеследующей статье правила, и ваши тексты непременно будут иметь профессиональный, стильный и аккуратный вид.
После этого в тексте возникнут невидимые символы, служащие в качестве форматирования. К примеру, «пробел» можно увидеть, как точку в центральной части строки, табуляция представлена в виде стрелки вправо, а верно задействованный отступ не отображается никоим образом.
Приведенные советы являются лишь рекомендациями, которые вы можете использовать в соответствии со своими персональными предпочтениями. Как бы то ни было, эти правила являются общепринятыми, и представляют собой в некоторой степени каноны составления официальных и неофициальных документов.
Microsoft Word
Форматирование текстовых документов
Выбор шрифтов
Одна из первых характеристик, которую пользователь обычно и чаще всего меняет в тексте -- тип и размер шрифта. Например, хотя шрифты группы Times прекрасно выглядят на экране, они могут не очень хорошо получаться при печати и определенно не рекомендуются для документов, предназначенных для электронного считывания или сканирования. Самый простой способ поменять шрифт -- это обратиться к панели форматирования. Здесь имеется выпадающий список шрифтов. Когда он свернут, в его окне виден текущий тип шрифта. Щелкнув на окне, мы получим список шрифтов, доступных в системе.
Проблемой этого метода является то, что пользователь, выбирая шрифт, должен знать, как он будет выглядеть. Поэтому рекомендуется сделать несколько дополнительных щелчков мышью и воспользоваться командой Шрифт меню Формат. При этом можно не только выбрать тип шрифта, предварительно просмотрев его, но также установить некоторые эффекты и атрибуты шрифта, например, его размер и цвет, а также его модификации -- жирный, курсив, подчеркнутый, зачеркнутый, индексы и т.д. На рис. 1 показано окно Шрифт и доступные в нем опции. Обратите внимание на вкладку Интервал, с помощью которой можно установить промежуток между символами шрифта.
Любую из установок можно выбрать для изменения существующего текста, выделив интересующую область и затем выбрав опцию.
Размер шрифта измеряется в точках. Этот термин пришел из индустрии принтеров. В одном дюйме 72 пункта, поэтому в области печатной страницы высотой 1 мм поместится, например, 6 строк текста размером 12 точек.
Рисунок 1 Окно Шрифт со списком установленных шрифтов.
Следовательно, чем больше размер шрифта в точках, тем выше (но не обязательно шире) будут литеры текста.
Одним из важных моментов при выборе шрифта является вопрос, будет ли распространяться электронная версия документа. Если документ предназначен для немедленной печати на месте и распространения печатных копий, то выбор шрифта не будет иметь значения. Однако, если распространяться будет электронная версия документа в виде файла, то следует стараться пользоваться системными шрифтами Windows, избегая оригинальных шрифтов -- адресаты могут не иметь таких шрифтов. И если такое случится, то документ может принять странный или вообще нечитаемый вид, так как Word будет пытаться найти замену отсутствующему шрифту, и найденная замена не всегда окажется удовлетворительной.
Работа с отступами и параметрами страницы
Другое часто применяемое изменение текста -- это установка отступов. Сделать, это для абзаца можно, переместив на линейке разметки маркер отступа в требуемую позицию или внеся соответствующие установки в окне диалога Абзац. Установки и операции с маркерами при этом имеют эффект для текущего абзаца или выделенного участка текста, а не для документа в целом.
Другим способом изменить отступы в документе (или в отдельной его части) -- обратиться к меню Файл и выбрать опцию Параметры страницы. На Рис. 3 видно состояние вкладки Поля окна Параметры страницы после выполнения установок левого отступа и переплета.
На вкладке Поля можно установить верхний, нижний, правый, левый отступы, а также область, выделяемую для переплетных нужд. Значения всех параметров отсчитываются от кромок страницы.
Рисунок 2 Пример изменения отступов с помощью маркеров линейки
Рисунок 3. Вкладка Поля окна диалога Параметры страницы
Ниже области отступов на вкладке расположены окна ввода верхнего и нижнего колонтитулов. Следует помнить, что значения этих параметров также отсчитываются от кромок листа; при этом верхний и нижний отступы не принимаются во внимание. Иными словами, нужно следить за тем, например, чтобы не назначить печать колонтитулов поверх основного текста.
Ниже поля, на котором видно, как установки повлияют на вид страницы, расположен список Применить:, в котором можно указать, относятся проведенные изменения ко всему документу или только к оставшейся части от текущей позиции курсора до конца.
Справа внизу расположен флажок Зеркальные поля. На рис. 4 видно, как изменится вид окна Параметры страницы при включении этой опции, говорящей о том, что документ будет печататься с двух сторон листа. В примере также установлен размер переплета, который обозначен разметкой внутри страниц.
Рисунок 4. Окно Параметры страницы после включения зеркальные поля
На вкладке Размер бумаги можно указать размеры страницы для печати. В связи с тем, что параметры настройки страницы привязываются к кромкам, определяемым ее размерами, оперировать этими значениями следует очень аккуратно. Система предлагает несколько стандартных размеров страниц среди которых можно выбрать подходящую.
Следующая вкладка окна Параметры страницы -- Источник бумаги. Это вкладка применяется, если принтер поддерживает разные способы подачи бумаги. В случае необходимости всегда можно изменить установку. В этой вкладке можно также установить разные способы подачи бумаги для первой страницы и для остальных страниц. Обычно это делается, когда первая страница печатается на отдельных листах, а остальные -- на рулонной бумаге.
Следующая вкладка -- Макет. Она содержит дополнительные опции разметки страницы. На рис. 5 показано окно Параметры страницы после нажатия кнопки Нумерация строк. Вкладка Макет позволяет установить опции для разделов и структуры документа по вертикали. Часто приходится производить специальные настройки заголовков и колонтитулов. В документе могут быть разные колонтитулы (верхний и нижний) для четной и нечетной страниц (например, как в книгах, где раздел указан на одной сторона разворота, а глава -- на другой); можно установить также другой колонтитул для первой страницы документа.
Установки Нумерация строк (рис. 5) очень важны в тех случаях, когда необходимы ссылки по номеру строки (например, в некоторых юридических документах) или когда необходимо знать абсолютную позицию в файле. Возможность нумерации строк можно использовать при программировании. Одним из возможных применений может быть также создание нумерованных списков, особенно, когда эти списки очень длинные.
Верхний и нижний колонтитулы
Колонтитулы предназначены для представления повторяющейся или периодической информации, например, даты, номера страницы вверху или внизу страницы.
Команда для работы с колонтитулами находится в меню Вид. Выбором опции Колонтитулы в этом меню активируется экран, изображенный на рис. 6, где документ, кроме линейки разметки, снабжен еще вертикальной линейкой колонтитулов и дополнительной панелью инструментов.
На этом экране текст документа становится блеклым; это означает, что его нельзя адаптировать, пока пользователь занят установкой верхнего и нижнего колонтитулов. В области Верхний колонтитул можно впечатать текст, а также вставить графический образ или поле для автоматического вывода даты или номера страницы. То же касается и области для ввода нижнего колонтитула.
Кнопки панели инструментов колонтитулов активируют различные функции для работы колонтитулами. Работа в этой панели инструментов начинается обычно с крайней левой кнопки, служащей для переключении между верхним и нижним колонтитулами. Следующие две кнопки -- это Перейти к предыдущему и Перейти к следующему. Если для различных разделов документа имеется несколько колонтитулов, эта кнопка позволяет перемещаться между ними. Следующая кнопка -- Как в предыдущем разделе, позволяющая копировать верхний или нижний колонтитул из одного раздела в другой.
Рисунок 5 Вкладка Макет с окном Нумерация строк
Далее следует кнопка Номер страницы, обозначенная изображением страницы со знаком "#" на ней. Кнопка организует поле, отражающее текущий номер страницы. Поле вставляется в текущей позиции курсора. Точно также следующие две кнопки создают поля для вывода даты и текущего времени (тоже в позиции курсора). Дата и время вставляются в документ при печати.
Рисунок 6. Режим Колонтитулов.
Кнопка Параметры страницы, расположенная далее справа, открывает окно Параметры страницы с открытой вкладкой Макет, см. рис. 5). Следующая кнопка предназначена для скрывания основного текста. Это поможет различать, что относится к верхнему или нижнему колонтитулу, а что нет.
И последняя, крайняя справа кнопка -- это кнопка Закрыть. Она предназначена для возвращения в режим до начала работы с колонтитулами. Она скрывает колонтитулы и позволяет продолжить редактирование текста.
Обрамление и заливка.
Обрамление и Заливка -- две функции, которые позволяют акцентировать разделы и области в документе.
Как и в случае с многими другими функциями Word, существует два способа активирования этих функций. Первый способ -- это использовать крайнюю справа кнопку на панели Форматирование (она снабжена знаком квадрата с перекрестием линий). При нажатии на эту кнопку появляется панель Обрамление (рис. 7).
Хотя панель называется Обрамление, список на правом конце панели позволяет установить также стиль заполнения. Работать с этими функциями можно также через окно Обрамление и заливка из меню Формат. Выбор этой команды откроет окно диалога, изображенное на рис. 8.
Рисунок 7 Панель таблицы и границы
Рисунок 9. Вкладка Страница окна Границы и заливка
В открывшемся окне схематически представлен пример экрана, по изменениям которого можно оценить, как на него повлияет выбор той или иной опции. Можно установить расстояние от текста до границ окантовки, толщину и тип линии окантовки, а также ее цвет.
Точно так же, щелкнув на вкладке Заливка, можно получить доступ к ряду опций заполнения раздела.
Помимо этих вкладок, в Word окно Обрамление содержит вкладку Страница, в которой представлены дополнительные установки для оформления страниц документа (рис. 9).
Работая с этими вкладками, можно комбинировать их опции и получать при оформлении документа превосходные результаты.
Примечание. Вся хитрость использования рассмотренных опций по оформлению текста заключается в умеренности. Использование этих эффектов по акцентированию разделов или объектов текста более одного раза на странице может привести к тому, что эти выделения перестанут привлекать внимание.
Колонки
Большинство газет, писем новостей, журналов содержат на странице более одного столбца текста. Точно так же, если имеется очень большой документ и его нужно как-то разбить для удобочитаемости, с помощью Word можно создать колонки текста. Сделать это можно, выбрав команду Колонки меню Формат. При этом откроется окно, изображенное на рис. 10, в котором имеется множество различных установок для управления форматированием колонок.
В этом окне первые три из пяти малых окон-опций позволяют выбрать простое разбиение текста на одну, две или три равные колонки. Следующие два окна предназначены для разбиения текста на два неравных столбца со сдвигом влево или вправо. Если выбрать одну из этих двух опций, можно также указать количество колонок в поле Число колонок, расположенном снизу от этих пяти опций.
В разделе Ширина и интервал окна Колонки можно установить размеры каждой из колонок (если требуется использовать такой уровень управления форматированием, например, если нужно получить одну узкую колонку посередине и две широкие по сторонам). Но обычно бывает достаточно равных по ширине колонок. Для этого нужно установить флажок Колонки одинаковой ширины.
Рисунок 10. Окно диалога Колонки
В поле Применить внизу окна можно указать, относятся эти установки ко всему документу или только к части, начиная с текущей позиции курсора. С правой стороны экрана находятся кнопки ОК и Cancel (Отмена), а также флажок Разделитель, с помощью которого можно задать линии между столбцами текста. Внизу справа расположен флажок Новая колонка, который инициирует создание колонок из текста, расположенного после текущей позиции курсора (при этом нужно выбрать опцию До конца документа в списке Применить).
Одним из распространенных способов представления данных является создание списков. Однако, когда в списке для каждого пункта имеется по три или четыре элемента, представить такой список уже трудно и он становится нечитабельным. С этой точки зрения для наглядного представления данных имеет смысл организовывать их в таблицы.
Простейший способ ввести таблицу в документ -- это обратиться в меню Tаблица и выбрать опцию Вставить таблицу. При этом откроется диалоговое окно, в котором можно определить простую таблицу, запустить мастер таблиц или использовать функцию Автоформат для преобразования имеющейся простой таблицы в более сложную и привлекательную (рис. 11).
Если в документе имеется некоторый текст, который, по мнению пользователя, будет неплохо выглядеть в виде таблицы, можно воспользоваться командой Преобразовать в таблицу меню Таблица, чтобы преобразовать этот текст в таблицу. В окне Преобразовать в таблицу нужно указать количество строк и столбцов таблицы. В этом окне также предоставлен удобный случай использовать опцию Автоформат, чтобы сделать привлекательным внёшний вид таблицы.
Опции Обрамление и Заливка, обсуждавшиеся ранее в этой главе, могут пригодиться для выделения таблицы на странице документа.
Другой способ быстро ввести таблицу -- это нажать кнопку Вставить таблицу на стандартной панели инструментов (рис. 12). Нажав эту кнопку (откроется окно с рядом пустых ячеек) и не отпуская кнопку мыши, протянув курсор, можно определить количество строк и столбцов новой пустой таблицы. Остальное форматирование можно выполнить с помощью опции Автоформат.
Пользователи, которым приходилось сталкиваться с текстами на научную тематику (а также все, кто писал какие-либо рефераты), знают, что такое сноски и примечания. Идея здесь заключается в том, чтобы пометить какую-нибудь область, текста и затем ниже по тексту привести объяснение и комментарии по поводу помеченного текста. Сноски (обычные) печатаются внизу страницы, а комментарии (концевые сноски) приводятся в конце документа или книги. Ввод их в текст нe представляет сложности. Начать нужно с указания позиции, где будет стоять индикатор сноски или комментария. Затем необходимо выбрать опцию Сноска в меню Вставка для каждой сноски. Открывается диалоговое окно, изображенное на рис. 13, где можно указать, о чем идет речь -- о сноске или комментарии и установить для них индикацию. Можно использовать как автоматическую нумерацию маркеров, так и вводить свои символы.
После закрытия этого окна в указанную позицию текста будет помещен выбранный указатель. При этом внизу экрана Word откроется следующее окно, в котором можно будет впечатать информацию для сноски.
Информация, вводимая в этом окне, привязывается к указателю сноски. При печати документа сноски нумеруются и вставляются в конце страниц или в конце документа.
Примечания и исправления
Тем, кто часто работает над документами, составленными другими людьми, вероятно, приходится делать по тексту комментарии и исправления. Использование примечаний и исправлений Word поможет делать это, не нарушая оригинал текста.
Примечания можно иначе назвать электронными заметками. Они сохраняются как отдельная информация, привязанная к тексту и которую можно в любой момент просмотреть. Для ввода примечания нужно установить курсор в позицию текста, к которой будет относиться примечание. Затем в меню Выделение выбрать команду Примечание. В позиции курсора будет помещен указатель и откроется окно, содержащее поле для ввода содержания примечания (см. рис. 14). В этом окне можно ввести также имя автора примечания.
В окне аннотации имеется кнопка с пиктограммой, изображающей компакт-кассету. Если к компьютеру подключен микрофон, то, нажав на эту пиктограмму можно записать голосовое примечание. Просмотреть примечание можно, дважды щелкнув на ее указателе или выбрав команду Примечания в меню Вид.
Исправления используются для целей привязки к тексту более "действенных" комментариев. Применив их, читатель документа может внести в документ изменения; затем разработчик документа или третье лицо может решить, принять ему предложенные изменения или оставить оригинальную версию этой области документа.
Для активации функции исправлений нужно в меню Сервис выбрать команду Исправления либо дважды щелкнуть панель ИСПР строки состояния. Откроется диалоговое окно Исправления.
В данном окне можно выбрать ряд опций, управляющих характером представления исправлений. Можно также воспользоваться функцией Сравнить версии, предназначенной для сравнения текущего документа с другим файлом. Кнопка Объединить исправления позволяет, взяв примечания и исправления из одного документа, применить их в другой документ. Для начала записи исправлений нужно установить флажок Записывать исправления для остановки записи -- снять этот флажок. Кнопка Параметры открывает окно, в котором можно указать способы маркировки исправлений.
Работа со списками;
Работа с многоколоночными текстами;
Стили и шаблоны.
Хотел выделить пробелы подчеркиванием, однако у меня не получилось. Что делать?
Действительно, при помощи кнопки Подчеркнутый
в группе Шрифт на вкладке Главная или соответствующего ей сочетания клавиш Ctrl+U подчеркнуть пробелы не удастся. Однако вы можете использовать символ _ на месте тех пробелов, которые вам необходимо подчеркнуть. Для его набора используйте сочетание клавиш Shift+–.
Мне часто приходится создавать объявления при помощи Word. Чтобы поместить текст на середину страницы, я много раз нажимаю клавишу Enter. Если текст затем нужно отредактировать, то он сдвигается. Можно ли выравнивать его по-другому?
По умолчанию Word выравнивает документ по верхнему полю. Если такой тип выравнивания вас не устраивает, его легко изменить на выравнивание по центру. Данный тип выравнивания подойдет для подготовки объявлений, титульных страниц и др. Для изменения типа выравнивания сделайте следующее.
1. Перейдите на вкладку Разметка страницы и нажмите кнопку, расположенную в правом нижнем углу группы Параметры страницы (рис. 11.37).
Рис. 11.37. Кнопка открытия окна Параметры страницы
3. Выберите в раскрывающемся списке Вертикальное выравнивание строку По центру (рис. 11.38).
Рис. 11.38. Выравнивание текста по вертикали
При этом программа расположит текст по центру страницы между верхним и нижним полями без изменения интервалов между ними.
Как установить вертикальное выравнивание для текста по центру только для одной страницы документа?
Если нужно выровнять текст по центру только на одной странице документа (например, на титульной), то необходимо использовать разрывы страниц. При помощи разрывов можно создать разделы для многостраничных документов. По умолчанию Word воспринимает документ как один раздел. Чтобы создать разрыв раздела, сделайте следующее.
1. Установите курсор на странице, после которой нужно создать разрыв.
2. Перейдите на вкладку Вставка и нажмите кнопку Разрыв страницы (рис. 11.39).
Рис. 11.39. Кнопка Разрыв страницы
Когда разрыв установлен, можно изменять тип выравнивания следующим образом.
1. Перейдите на вкладку Разметка страницы и нажмите кнопку, расположенную в правом нижнем углу группы Параметры страницы (см. рис. 11.37).
2. Перейдите на вкладку Источник бумаги.
3. Выберите в раскрывающемся списке Вертикальное выравнивание строку По центру (см. рис. 11.38).
4. Выберите в списке Применить строку к текущему разделу (рис. 11.40). Таким образом, вы установите вертикальное выравнивание по центру только для текста заголовка, не затрагивая весь остальной текст.
Рис. 11.40. Список Применить в окне Параметры страницы
Я вставил номера страниц в документ, но они не отображаются. Почему?
Номера страниц отображаются не во всех режимах просмотра документа. Если вы работаете в режиме Черновик или Структура, номера страниц не видны, но на печати они будут выведены. Номера страниц отображаются в режимах Разметка страницы и Предварительный просмотр.
Чтобы изменить режим просмотра документа, используйте один из способов:
Кнопки группы Режимы просмотра документа вкладки Вид (рис. 11.41);
Рис. 11.41. Группа Режимы просмотра документа
Кнопки в строке состояния (рис. 11.42).
Рис. 11.42. Кнопки переключения режимов просмотра документа
Я вставил номера страниц в документ, но вместо них отображается надпись {PAGE}. В чем дело?
Скорее всего, вы случайно включили режим отображения полей одним из следующих способов:
Нажали комбинацию клавиш Alt+F9, при этом переключился режим отображения полей – вместо значений полей стали отображаться их коды;
Щелкнули правой кнопкой мыши на поле и выбрали в контекстном меню пункт Коды/значения полей.
В любом случае, чтобы исправить ситуацию, нужно нажать Alt+F9 еще раз.
В документе участок текста почему-то стал черным на желтом фоне. Это действие вируса?
Нет, просто эта часть текста выделена цветом. Чтобы убрать выделение, следует выделить нужный текст, на вкладке Главная в группе Шрифт щелкнуть на треугольнике справа от соответствующей кнопки и выбрать из списка строку Нет цвета (рис. 11.43).
Рис. 11.43. Меню кнопки Цвет выделения текста
Иногда случайно набираю целое предложение заглавными буквами. Приходится набирать текст заново. Можно ли как-то изменить регистр букв?
Чтобы изменить регистр букв или сделать первую букву заглавной, не нужно набирать текст заново.
Вы можете изменить регистр уже набранного текста при помощи сочетания клавиш Shift+F3. После однократного нажатия у слова, где стоит курсор, появится заглавная буква, после двукратного – слово полностью будет состоять из прописных букв. Этот способ действует и для выделенного текста.
Еще один способ изменения регистра – при помощи меню кнопки Регистр, которая находится в группе Шрифт вкладки Главная (рис. 11.44).
Рис. 11.44. Меню кнопки Регистр
При вводе текста Word очень чутко распознает сетевой адрес и сразу автоматически превращает его в гиперссылку, выделяя в соответствии с шаблонами (по умолчанию, это подчеркнутый текст голубого цвета). Как сделать, чтобы этого не происходило?
Если вы не хотите, чтобы набранный текст преобразовывался в гиперссылку, нужно сразу после ввода и автоматического преобразования в гиперссылку выполнить одну из команд отмены последнего действия:
Нажать кнопку Отменить на панели быстрого доступа (рис. 11.45);
Рис. 11.45. Кнопка Отменить на панели быстрого доступа
Воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+Z.
Если вы часто набираете интернет,адреса, которые не нужно преобразовывать в гиперссылки, сделайте следующее.
4. Снимите флажок адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками в области Заменять при вводе (рис. 11.46).
Рис. 11.46. Отключение автоматического форматирования гиперссылок
В процессе набора текста Word автоматически применяет к некоторым участкам текста форматирование, например преобразовывает текст в нумерованные списки. Как этого избежать?
Обычно Word настроен таким образом, чтобы автоматически форматировать набираемый текст. Например, если Word определяет, что вы ввели что-то, похожее на заголовок, маркированный или нумерованный список, программа задает для этого текста соответствующее оформление. Для большинства пользователей такие настройки удобнее, чем форматирование текста вручную. Однако иногда автоматическое форматирование отнимает у пользователя больше времени, чем оформление вручную, так как ему приходится снимать ненужное форматирование.
Чтобы отключить некоторые или все параметры автоматического форматирования, сделайте следующее.
1. Щелкните на кнопке Office и нажмите кнопку Параметры Word (см. рис. 11.19).
2. В открывшемся окне перейдите в раздел Правописание и нажмите кнопку Параметры автозамены.
3. Перейдите на вкладку Автоформат при вводе.
4. Снимите некоторые или все флажки в области Применять при вводе. Например, если снять флажок стили нумерованных списков, то Word не будет автоматически присваивать абзацу, который начинается с цифры с точкой, стиль нумерованного списка (рис. 11.47).
Рис. 11.47. Области Применять при вводе окна Автозамена
Можно ли отделить одну часть документа от другой при помощи декоративной линии?
Такую линию можно создать несколькими способами.
Во-первых, можно ввести последовательности символов:
Три звездочки (***);
Три дефиса (,);
Три тильды (~~~);
Три символа подчеркивания (___).
После этого следует нажать клавишу Enter. Word заменит эти последовательности символов линией определенного типа, проходящей от одного края до другого (рис. 11.48).
Рис. 11.48. Декоративные линии, образованные в результате автоматической замены символов
Во-вторых, декоративную линию можно создать при помощи фигур. Для этого сделайте следующее.
1. Перейдите на вкладку Вставка, в группе Иллюстрации щелкните на кнопке Фигуры (рис. 11.49).
Рис. 11.49. Меню кнопки Фигуры
2. Воспользуйтесь инструментом из области Линии появившегося меню, чтобы нарисовать линию. Например, кнопка Рисованная кривая
позволяет нарисовать произвольную кривую.
В-третьих, можно добавить декоративную линию при помощи инструмента Границы и заливка. Для этого сделайте следующее.
1. Перейдите на вкладку Разметка страницы и в группе Фон страницы щелкните на кнопке Границы страниц.
2. В появившемся окне нажмите кнопку Горизонтальная линия.
3. В окне Горизонтальная линия выберите понравившуюся линию (рис. 11.50).
Рис. 11.50. Окно Горизонтальная линия
4. Нажмите кнопку OK, чтобы вставить выделенную линию.
После того как линия появится в документе, вы можете выделить ее и переместить, изменить ее размер, способ отображения, положение и цвет. Это можно сделать в окне Формат горизонтальной линии, которое открывается при выполнении одноименной команды в контекстном меню, вызываемом правой кнопкой мыши.
После того как мне вернули мой файл после внесения исправлений, он стал странно выглядеть: раньше в нем было две страницы, а сейчас – четыре, увеличились пробелы между строками. Что случилось?
Скорее всего, пользователь, который работал с вашим документом, увеличил междустрочный интервал. Чтобы изменить интервал, на вкладке Главная в группе Абзац щелкните на кнопке Междустрочный интервал и выберите нужное значение (рис. 11.51).
Рис. 11.51. Меню кнопки Междустрочный интервал
Кроме того, междустрочный интервал можно задать с помощью окна Абзац. Для его открытия щелкните на кнопке в правом нижнем углу группы Абзац на вкладке Главная (рис. 11.52).
Рис. 11.52. Кнопка для открытия окна Абзац
На вкладке Отступы и интервалы выберите один из вариантов интервала из списка междустрочный области Интервал (рис. 11.53).
Рис. 11.53. Выбор междустрочного интервала в окне Абзац
Документ Word выглядит не так, как должен. Почему?
Причиной этого обычно является неправильное форматирование документа. Вы можете проверить, как отформатирован документ, несколькими способами.
Во-первых, можете установить курсор в тексте и при помощи клавиш управления курсором изменять положение его в тексте. При этом наблюдайте за кнопками группы Шрифт вкладки Главная – вы увидите стиль текста и параметры шрифта (размер, кегль, гарнитуру).
Для просмотра параметров шрифта и абзаца можно использовать окна Шрифт и Абзац, для открытия которых нужно щелкнуть на кнопке в правом нижнем углу соответствующей группы. Например, кнопка для открытия окна Абзац показана на рис. 11.52.
Для просмотра параметров форматирования абзаца можно также вызвать область задач Показать форматирование следующим образом.
1. Щелкните в любом месте абзаца, информацию о котором вы желаете получить.
2. Вызовите область задач Показать форматирование сочетанием клавиш Shift+F1 (рис. 11.54).
Рис. 11.54. Область задач Показать форматирование
3. Если вы хотите увидеть установки форматирования для разных абзацев, просто переместите курсор в другое место.
При переносе на другой компьютер документа, в котором использовались нестандартные шрифты, форматирование документа изменилось. Как этого избежать?
Чтобы шрифты читались не только на том компьютере, на котором создается документ, сделайте следующее.
1. Щелкните на кнопке Office и нажмите кнопку Параметры Word (см. рис. 11.19).
2. В открывшемся окне перейдите в раздел Сохранение.
3. Установите флажок Внедрять шрифты в файл в области Сохранение качества при совместном использовании документа (рис. 11.55).
Рис. 11.55. Настройка внедрения шрифтов в документ
4. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить изменения.
Теперь при сохранении файла все используемые в документе шрифты будут сохранены вместе с файлом. В результате размер файла несколько увеличится, зато при открытии документа на другом компьютере ваши шрифты сохранятся.
Если же вам передали документ с отсутствующими шрифтами, попробуйте вручную подобрать им замену. Для этого сделайте следующее.
1. Щелкните на кнопке Office и нажмите кнопку Параметры Word (см. рис. 11.19).
2. В открывшемся окне перейдите в раздел Дополнительно.
3. В области Показывать содержимое документа нажмите кнопку Подстановка шрифтов (рис. 11.56).
Рис. 11.56. Кнопка Подстановка шрифтов
4. В появившемся окне Подстановка шрифтов выберите отсутствующий шрифт из списка Отсутствующий шрифт и шрифт, которым вы желаете его заменить, в списке Заменяющий шрифт (рис. 11.57).
Рис. 11.57. Окно Подстановка шрифтов
5. Замените таким же образом каждый отсутствующий шрифт.
6. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить изменения.
Можно ли изменить размер шрифта при помощи клавиатуры?
Чтобы изменить размер шрифта при помощи клавиатуры, установите курсор в слово, размер которого нужно изменить, или выделите соответствующий участок текста, после чего воспользуйтесь сочетанием клавиш Сtrl+} для увеличения шрифта и Сtrl+{ для его уменьшения.
В тексте, с которым я работаю, много нумерованных списков. В Word можно автоматически пронумеровать абзацы, но номера ставятся только слева от текста. Можно расставить последовательные номера в середине текста?
Чтобы пронумеровать произвольные участки текста, сделайте следующее.
1. Установите курсор на то место в тексте, куда необходимо вставить номер.
2. Перейдите на вкладку Вставка, в группе Текст щелкните на кнопке Экспресс-блоки и в появившемся меню выберите команду Поле (рис. 11.58).
Рис. 11.58. Меню кнопки Экспресс-блоки
3. В открывшемся окне выберите из списка Категории строку Все.
4. Выберите в списке Поля значение AutoNum (рис. 11.59).
Рис. 11.59. Окно Поле
5. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить вставку поля.
Таким образом вы можете вставлять поля AutoNum в любое место документа, в том числе и в середину строки. Вы можете сделать отступ для поля AutoNum, просто нажав перед ним клавишу Tab.
Как сделать, чтобы номера списка начинались с нуля?
Чтобы номера списка начинались с нуля, сделайте следующее.
1. Щелкните на стрелке справа от кнопки Нумерация, которая находится в группе Абзац вкладки Главная и выберите в появившемся меню команду Определить новый формат номера (рис. 11.60).
Рис. 11.60. Меню кнопки Нумерация
2. В открывшемся окне выберите из списка нумерация вариант 01, 02, ... (рис. 11.61).
Рис. 11.61. Окно Определение нового формата номера
3. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить изменения. Теперь Word будет автоматически дополнять числа меньше 10 нулем слева от цифры.
Совет
Если нужно, чтобы перед номером было больше одного нуля, щелкните на поле Формат номера окна Определение нового формата номера и добавьте дополнительные нули слева от имеющихся номеров, состоящих из двух цифр.
Можно ли выбрать для списка маркер, которого нет в меню кнопки Маркеры?
Чтобы выбрать маркер, которого нет в меню кнопки Меркеры, сделайте следующее.
1. Щелкните на стрелке справа от кнопки Маркеры, которая находится в группе Абзац вкладки Главная, и выберите команду Определить новый маркер (рис. 11.62).
Рис. 11.62. Меню кнопки Маркеры
2. Появившееся окно Определение нового маркера (рис. 11.63) позволяет изменить следующие настройки:
· Символ – оформление маркера в виде знака таблицы символов;
· Рисунок – оформление маркера в виде рисунка, имеющегося в коллекции клипов;
· Шрифт – оформление маркера в виде текстового символа;
· Выравнивание – положение маркера относительно текста.
В разделе Образец можно увидеть, как будет выглядеть список с заданными параметрами.
Рис. 11.63. Окно Определение нового маркера
При вставке маркированного теста из другого приложения маркеры превратились в квадратики. Это вирус?
Нет. Просто при выполнении операций копирования и вставки было потеряно форматирование. Вы легко можете изменить вид маркера. Для этого выполните следующие действия.
1. Удалите квадратики.
2. Выделите список.
3. Щелкните на стрелке справа от кнопки Маркеры, которая находится в группе Абзац вкладки Главная, и выберите один из семи наиболее используемых маркеров.
В большом документе есть несколько нумерованных списков. Как сделать так, чтобы Word не продолжал нумерацию, а нумеровал эти списки отдельно?
Чтобы пункт списка начинался с первой цифры, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Начать заново с 1.
Если в контекстном меню выполнить команду Задать начальное значение, то откроется окно, в котором можно будет указать, с какой цифры нужно начать нумерацию (рис. 11.64).
Рис. 11.64. Окно Задание начального значения
При создании в Word документов, текст в которых разбит на колонки, программа по умолчанию делает первую колонку равной высоте страницы, а вторую формирует из оставшегося текста. Как на последней странице сделать две колонки одинаковой высоты?
Справиться с этой проблемой очень просто: нужно вставить разрыв документа – и баланс между колонками будет достигнут. Для этого выполните следующее.
1. Установите курсор в конец текста, разбитого на колонки.
2. Перейдите на вкладку Разметка страницы, щелкните в группе Параметры страницы на кнопке Разрывы и выберите из появившегося меню команду Текущая страница (рис. 11.65). Колонки станут одинаковыми.
Рис. 11.65. Меню кнопки Разрывы
Многоколоночный текст часто трудно читается. Можно разделить колонки вертикальными линиями?
Чтобы разделить колонки вертикальными линиями, сделайте следующее.
1. Перейдите на вкладку Разметка страницы, щелкните в группе Параметры страницы на кнопке Колонки и выберите в появившемся меню команду Другие колонки (рис. 11.66).
Рис. 11.66. Меню кнопки Колонки
2. В открывшемся окне Колонки установите флажок Разделитель (рис. 11.67).
Рис. 11.67. Флажок Разделитель в окне Колонки
При выравнивании колонок по ширине между словами получаются слишком большие пробелы. Как этого избежать?
С такой проблемой вы можете столкнуться не только при выравнивании многоколоночного текста, но и при работе с любыми другими узкими блоками текста. Для решения проблемы нужно установить автоматическую расстановку переносов. Для этого перейдите на вкладку Разметка страницы, щелкните в группе Параметры страницы на кнопке Расстановка переносов и выберите в появившемся меню команду Авто (рис. 11.68).
Рис. 11.68. Меню кнопки Расстановка переносов
Как выровнять заголовок по ширине страницы (до размеров ширины страницы)?
Чтобы это сделать, необходимо установить разрывы разделов следующим образом.
1. Наберите над текстом, который впоследствии будет разбит на колонки, заголовок. Установите для него необходимое форматирование, подберите размер шрифта так, чтобы текст помещался по ширине страницы.
2. Установите курсор в области заголовка.
3. Перейдите на вкладку Разметка страницы, щелкните в группе Параметры страницы на кнопке Разрывы и выберите из появившегося меню команду Текущая страница (см. рис. 11.65).
4. Переместите курсор на основной текст. Перейдите на вкладку Разметка страницы, щелкните в группе Параметры страницы на кнопке Колонки и выберите нужное количество колонок. Теперь текст станет многоколоночным, а над ним будет находиться заголовок (рис. 11.69).
Рис. 11.69. Заголовок над многоколоночным текстом
При открытии документа стиль неожиданно изменился: название стиля осталось, а параметры форматирования совсем другие. Что произошло?
Может быть несколько причин неожиданного изменения параметров форматирования стиля.
Возможно, вы или другой пользователь, работающий за компьютером, изменили настройки стиля шаблона, на основе которого был создан документ. Чтобы вернуть настройки стиля, необходимо снова изменить параметры форматирования стиля в шаблоне. Чтобы с вашими документами не случалось подобного (особенно если за компьютером работает несколько пользователей), необходимо принять меры безопасности, сделав следующее.
1. Откройте окно Параметры Word щелчком на одноименной кнопке меню Office.
2. В разделе Основные установите флажок Показывать вкладку "Разработчик" на ленте (рис. 11.70).
Рис. 11.70. Включение вкладки Разработчик
3. Перейдите на появившуюся вкладку Разработчик и в группе Шаблоны нажмите кнопку Шаблон документа.
4. В открывшемся окне перейдите на вкладку Шаблоны и снимите флажок Автоматически обновлять стили (рис. 11.71).
Рис. 11.71. Окно Шаблоны и надстройки
5. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить изменения.
6. Сохраните документ.
7. Проделайте эту операцию для всех документов, с которыми вы работаете.
Другая причина, по которой могло произойти изменение параметров форматирования в документе, – вы или другой пользователь, работающий за компьютером, изменили настройки стиля в документе. Если это произошло, Word может автоматически изменить параметры форматирования всех элементов текста, к которым был применен этот стиль. Чтобы этого больше не происходило, сделайте следующее.
1. Откройте окно Стили, щелкнув на кнопке в правом нижнем углу группы Стили вкладки Главная (рис. 11.72).
Рис. 11.72. Кнопка открытия окна Стили
2. Щелкните правой кнопкой мыши на стиле, с которым вы работаете, и в появившемся контекстном меню выберите строку Изменить (рис. 11.73).
Рис. 11.73. Контекстное меню стиля в окне Стили
3. В окне изменения стиля снимите флажок Обновлять автоматически (рис. 11.74).
Рис. 11.74. Окно Изменение стиля
4. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить изменения. Теперь при внесении изменений в настройки стиля все элементы текста, к которым был применен этот стиль, изменяться не будут.
Наконец, форматирование в тексте могло измениться, если вы или другой пользователь, работающий за компьютером, изменили настройки базового стиля в документе. В основе многих пользовательских стилей лежит так называемый базовый стиль, и если в него вносятся изменения, они применяются ко всем стилям, созданным на его основе. Чтобы проверить, не основан ли ваш стиль на другом, сделайте следующее.
1. Откройте окно Стили, щелкнув на кнопке в правом нижнем углу группы Стили вкладки Главная (см. рис. 11.72).
2. Щелкните правой кнопкой мыши на стиле, с которым вы работаете, и в появившемся контекстном меню выберите строку Изменить (см. рис. 11.73).
3. В окне изменения стиля в поле Основан на стиле выберите строку (нет) (рис. 11.75).
Рис. 11.75. Настройка стиля
4. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить изменения.
Я отформатировал текст, а потом применил к нему стиль, и форматирование исчезло. Почему?
При применении стиля Word убирает все параметры форматирования, которые были применены к тексту ранее. По этой причине, если вы хотите использовать стиль и особое форматирование одновременно, сначала назначьте тексту стиль, а потом другие параметры форматирования.
Мы уже неоднократно писали об инструментах для работы с текстом в MS Word, о тонкостях его оформления, изменения и редактирования. О каждой из этих функций мы рассказывали в отдельных статьях, вот только для того, чтобы сделать текст более привлекательным, удобным для чтения, понадобится большинство из них, причем, выполненных в правильном порядке.
Именно о том, как правильно выполнить форматирование текста в документе Microsoft Word и пойдет речь в данной статье.
О том, как изменять шрифты в Ворде мы уже писали. Вероятнее всего, вы изначально набирали текст в понравившемся шрифте, выбрав подходящий размер. Более подробно о том, как работать со шрифтами, вы можете узнать в нашей статье.
Выбрав подходящий шрифт для основного текста (заголовки и подзаголовки пока что не торопитесь изменять), пройдитесь по всему тексту. Возможно, некоторые есть фрагменты нужно выделить курсивом или полужирным шрифтом, что-то нужно подчеркнуть. Вот пример того, как может выглядеть статья на нашем сайте.
С вероятностью в 99,9% у статьи, которую вы хотите отформатировать, есть заголовок, и, скорее всего, подзаголовки в ней тоже имеются. Конечно же, их нужно отделить от основного текста. Сделать это можно с помощью встроенных стилей Word, а более подробно с тем, как работать с этими инструментами, вы можете ознакомиться в нашей статье.
Если вы используете последнюю версию MS Word, дополнительные стили для оформления документа вы можете найти во вкладке “Дизайн” в группе с говорящим названием “Форматирование текста” .
По умолчанию текст в документе выравнивается по левому краю. Однако, если это необходимо, вы можете изменить выравнивание всего текста или отдельно выделенного фрагмента так, как вам это необходимо, выбрав один из подходящих вариантов:
Инструкция, представленная на нашем сайте, поможет вам правильно расположить текст на страницах документа. Выделенные красным прямоугольником фрагменты текста на скриншоте и связанные с ними стрелки показывают, какой стиль выравнивания выбран для данных частей документа. Остальное содержимое файла выровнено по стандарту, то есть, по левому краю.
Расстояние между строчками в MS Word по умолчанию составляет 1,15, однако, его всегда можно изменить на большее или меньшее (шаблонное), а также вручную задать любое подходящее значение. Более подробную инструкцию касательно того, как работать с интервалами, изменять и настраивать их вы найдете в нашей статье.
Помимо интервала между строками, в Word также можно изменить и расстояние между абзацами, причем, как до них, так и после. Опять-таки, вы можете выбрать шаблонное значение, которое вас устраивает, или задать собственное вручную.
Примечание: Если заголовок и подзаголовки, которые имеются в вашем текстовом документе, оформлены с помощью одного из встроенных стилей, интервал определенного размера между ними и следующими абзацами задается автоматически, а зависит он от выбранного стиля оформления.
Если в вашем документе содержатся списки, незачем нумеровать или уж тем более маркировать их вручную. В Microsoft Word для этих целей предусмотрены специальных инструменты. Они, как и средства для работы с интервалами, расположены в группе “Абзац” , вкладка “Главная” .
1. Выделите фрагмент текста, который необходимо преобразовать в маркированный или нумерованный список.
2. Нажмите одну из кнопок (“Маркеры” или “Нумерация” ) на панели управления в группе “Абзац” .
3. Выделенный фрагмент текста преобразуется в красивый маркированный или нумерованный список, в зависимости от того, какой из инструментов вы выбрали.
На этом мы смело можем закончить. Теперь вы точно знаете, как отформатировать текст в Ворде, сделав его не просто привлекательным, а хорошо читабельным, оформленным в соответствии с выдвигаемыми требованиями.
