К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра, которые располагаются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.
Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных «Инструкцией по делопроизводству…».
Копирование документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется только с разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные; в обязательном порядке проверяется наличие подписей на документах и их приложениях (на копиях документов подписи заверяются исполнителем документов), наличие регистрационного номера и даты, отметок об исполнении документа и списании документа «в дело» с указанием номера дела;
Документы по содержанию должны соответствовать заголовкам дел по номенклатуре;
Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
Помещать приложения вместе с основными документами;
Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного срока хранения;
Группировать в дело документы одного календарного года (исключение: годовые отчеты, поступившие в следующем году, личные дела, судебные дела, истории болезни и другие переходящие дела).
Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.
Внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке. Приложения присоединяются к документам, к которым они относятся, независимо от даты их утверждения. Приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем на документе делается отметка.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; причем документ-ответ помещается сразу за документом-запросом.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного сроков хранения (свыше 10 лет).
Полное оформление дела предусматривает:
Подшивку дела в твердую обложку, папку из картона или переплет дела (за исключением карт, схем, фотографий, чертежей, которые хранятся в твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах, а также при наличии в деле отдельных особо ценных документов, например, трудовых книжек);
Нумерацию листов дела;
Составление внутренней описи документов дела;
Составление заверительной надписи дела;
оформление реквизитов обложки дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частиному оформлению. Допускается:
Хранить документы в скоросшивателях;
Не проводить пересистематизацию документов в деле;
Листы дела не нумеровать;
Заверительной надписи дела не составлять;
Внутренней описи документов дела не составлять.
Документы, составляющие дело постоянного или долговременного хранения, подшиваются на 4 прокола прочными шнурками в твердую обложку из картона с тремя клапанами и завязками или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз, резолюций.
При подготовке дела к подшивке металлические и иные скрепления (скрепки, скобы, нитки и т.п.) из документов удаляются.
Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах формата А4 (210х297), должны иметь размеры 229х324х40 мм. Обложки дел с неформатными документами могут иметь размеры соответствующие размерам подшитых в них листов.
При подшивке листы документов выравниваются по левому (подшиваемому) и верхнему краям листа.
В начале дела подшивается чистый лист, за ним бланки внутренней описи документов дела, в конце дела бланк заверительной надписи, за ним чистый лист.
Листы больше формата А4 подшиваются за верх левого края листа и складывается под стандартный размер.
При наличии документов, текст которых расположен не вдоль, а поперек листа (планы, графики, схемы) следует подшивать документ так, чтобы было обеспечено свободное прочтений текста со стороны правого края листа.
Все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графитным карандашом. При ошибке или изменении номера листа прежний номер зачеркивается тонкой косой линией и рядом проставляется новый номер. Листы внутренней описи нумеруются отдельно римскими цифрами. В общий листаж дела их количество не входит, отражается только в заверительной надписи. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются в каждом томе отдельно. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезвами, фотографиями) нумеруется как один лист. Листы с резолюциями нумеруются как самостоятельные листы.
Запрещается подшивка в дело документов, выполненных типографским или на множительной технике с уменьшением и размещением на стандартном листе формата А4 двух листов. Такие листы разрезаются и нумеруются как два листа.
В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи.
Оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:
Номера литерных или пропущенных листов;
Наличие справок-заметителей;
Номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;
Номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов;
Номера склеенных листов.
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
При закрытии дела во внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов дела.
Оформление обложки дела включает в себя заполнение следующих реквизитов:
Наименование органа управления, подразделения ГПС и ее непосредственная подчиненность;
Наименование структурного подразделения;
Номер дела (тома);
Заголовок дела;
Дата дела (дата начала и окончания дела);
Количество листов в деле;
Статья перечня, определяющего сроки хранения документов;
архивный шифр дела.
Если в документах и изданиях с пометкой "ДСП" содержатся сведения, относящиеся к компетенции других государственных органов, передача их за границу может быть осуществлена только с согласия руководителей этих государственных органов.
Не допускается направлять за границу издания с пометкой "ДСП" в порядке книгообмена.
27. Порядок исполнения, прохождения документов с пометкой "ДСП", контроля за их исполнением аналогичен порядку работы с несекретными документами.
28. Документы с пометкой "ДСП" после их исполнения формируются в дела. Заголовки указанных дел вносятся в номенклатуру дел государственного органа несекретного делопроизводства.
В номенклатуру дел включаются заголовки всех регистрационных учетных форм и контрольно-справочных, тематических и других картотек на документы с пометкой "ДСП".
29. Дела с пометкой "ДСП" формируются в соответствующих структурных подразделениях государственного органа под контролем документационной службы.
30. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
1) помещать в дело только исполненные и правильно оформленные документы;
2) помещать в дело все документы, относящиеся к решению данного конкретного вопроса;
3) группировать в дело документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;
4) раздельно формировать в дела документы постоянного и временного срока хранения;
5) помещать в соответствующие дела распечатки с документов на электронных носителях, требующих особого юридического подтверждения (гербовая печать, подпись, грифы утверждения и согласования), на общих для документов на бумажной основе, основаниях;
6) не подшивать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;
7) объем дела не должен превышать 180 листов;
8) планы, отчеты, сметы формировать в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты составления, подписания (утверждения);
9) приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся, приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
31. Обложка дела, завершенного делопроизводством, должна содержать следующие реквизиты:
1) пометку "ДСП";
2) официальное наименование государственного органа;
3) наименование населенного пункта, в котором дислоцирован государственный орган;
4) наименование структурного подразделения государственного органа;
6) заголовок дела;
7) номер тома дела;
8) крайние даты дела (для распорядительных документов, протоколов, стенограмм, переписки), для распорядительных документов-протоколов, стенограмм - порядковые номера первого и последнего документа;
9) срок хранения дела.
32. В ходе проведения экспертизы ценности документов с пометкой "ДСП" на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения проставляются дополнительные реквизиты: номер архивного фонда, номер сводной описи дел, номер дела и количество листов в деле. Указанные категории дел переплетаются или подшиваются на четыре прокола и снабжаются внутренней описью документов (приложение 3) и листом-заверителем дела (приложение 4).
Внутренняя опись документов размещается в начале дела, лист-заверитель – в конце.
33. Дела с пометкой "ДСП", включающие крупноформатные документы (чертежи, схемы и т.п.), хранятся в твердых папках или футлярах (коробках).
34. Документы с пометкой "ДСП" в зависимости от служебной необходимости допускается формировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. При включении в дело одного и более документов с пометкой "ДСП" все дело приобретает характер ограниченного распространения.
В случаях, когда в государственном органе образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, планы, отчеты, инструкции и т.д.) как с пометкой "ДСП", так и без указанной пометки, целесообразно предусмотреть их обособленное формирование в дела.
35. При проведении экспертизы ценности документов законченные производством дела с пометкой "ДСП" просматриваются Центральной экспертной комиссией государственного органа полистно.
36. К работе с делами с пометкой "ДСП" допускаются должностные лица в соответствии со списками, утверждаемыми руководителями документационной службы, а к документам ограниченного распространения – согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей государственных органов.
37. Не допускается:
1) размещать сведения из документов и изданий ограниченного распространения в международных (глобальных) сетях передачи данных, сети Интернет;
2) использовать их для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению;
3) экспонировать документы и издания с пометкой "ДСП" на открытых выставках, демонстрировать их на стендах, в витринах или других местах массового обозрения.
38. Работники сторонних организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями с пометкой "ДСП" только с разрешения руководителя государственного органа, в ведении которого находятся указанные документы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.
39. Дела и издания с пометкой "ДСП" выдаются исполнителям (исследователям) и принимаются от них под расписку в карточке учета выдаваемых дел и изданий (приложение 5).
40. Снятие копий, а также производство выписок из документов и изданий с пометкой "ДСП" работниками данного государственного органа производятся по письменному разрешению руководителя документационной службы.
Снятие копий для сторонней организации с документов и изданий с пометкой "ДСП" производится на основании ее письменного запроса по разрешению руководителя государственного органа, подготовившего эти документы или издания.
Копирование для сторонних организаций документов и изданий с пометкой "ДСП", полученных от других организаций, производится только по согласованию с последними.
41. Издания с пометкой "ДСП" включаются только в служебные каталоги, выпускаемые государственными органами.
42. Выдача гражданам изданий с пометкой "ДСП" в публичных библиотеках производится только по письменным ходатайствам руководителей государственных органов, в которых эти граждане работают, с указанием темы работы. Полученные разрешения действительны в течение одного года со дня их подписания только при предъявлении служебного удостоверения работника государственного органа.
Изъятие документов и дел с пометкой "ДСП" производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан с обязательным оставлением в деле заверенных копий документов и протокола изъятия подлинников.
43. В ведомственных библиотеках издания с пометкой "ДСП" выдаются:
1) работникам данного государственного органа - с разрешения руководителя документационной службы;
2) работникам сторонних организаций – по письменным ходатайствам этих организаций с разрешения руководителя государственного органа, хранящих указанные издания.
44. Издания с пометкой "ДСП" могут выдаваться по межбиблиотечному абонементу (в пределах Республики Казахстан) в порядке, определяемом пунктом 42 настоящих Правил.
45. Дела постоянного и временного срока хранения с пометкой "ДСП" периодически просматриваются с целью возможного снятия этой пометки. Просмотр осуществляется:
1) при представлении информации по письменному запросу гражданина согласно Закону Республики Казахстан от 16 ноября 2015 года "О доступе к информации";
2) при передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив государственного органа;
3) в процессе хранения дел в ведомственном архиве;
4) при подготовке дел постоянного хранения к передаче в соответствующий государственный архив по истечении 10 или 15 лет ведомственного архивного хранения;
5) при передаче копий документов и дел иностранным физическим (юридическим) лицам.
46. Решение вопроса о снятии пометки "ДСП" со сведений, указанных в статье 16 Закона Республики Казахстан от 16 ноября 2015 года "О доступе к информации", возлагается на руководителя государственного органа после рассмотрения данного вопроса экспертной комиссией государственного органа.
В остальных случаях решение вопроса о снятии пометки "ДСП" возлагается на центральную экспертную комиссию.
47. Решение вопроса о снятии пометки "ДСП" оформляется актом произвольной формы, который составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем государственного органа. В акте перечисляются заголовки дел, с которых снимается пометка "ДСП".
Один экземпляр акта, составленного при предоставлении информации по письменному запросу гражданина в порядке исполнения Закона Республики Казахстан "О доступе к информации", направляется в документационную службу, второй – в структурное подразделение государственного органа, в котором хранилась данная информация.
Один экземпляр акта, составленный при передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив государственного органа, направляется в документационную службу, второй – в ведомственный архив.
Оба экземпляра акта, составленного в процессе хранения дел в ведомственном архиве, остаются в его делопроизводстве.
Один экземпляр акта, составленного при подготовке дел постоянного хранения к передаче в соответствующий государственный архив, направляется в государственный архив, второй – остается в ведомственном архиве.
Один экземпляр акта, составленного при передаче иностранным физическим (юридическим) лицам документов и дел, передается документационной службе, второй – остается в ведомственном архиве.
48. На обложках дел пометка "ДСП" погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для ее снятия.
Аналогичные отметки вносятся в соответствующие описи структурных подразделений или разделы сводных описей дел.
49. На постоянное хранение в соответствующий государственный архив дела, имевшие пометку "ДСП", передаются только после снятия указанной пометки и с соответствующими отметками в разделе сводной описи дел постоянного хранения.
50. Проведение экспертизы ценности документов и дел с пометкой "ДСП", рассмотрение и утверждение ее результатов производятся в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан.
51. При передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив заголовки дел с пометкой "ДСП" вносятся в соответствующую опись дел структурного подразделения наряду с заголовками других дел.
52. Подготовка дел для хранения в ведомственном архиве (оформление, простановка дополнительных реквизитов на обложках дел, составление описей структурных подразделений, осуществление приема-передачи описанных дел) производится в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан.
53. Дела с пометкой "ДСП", отобранные к уничтожению, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт (приложение 6) вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными документами. При этом в графе 2 акта после заголовков дел с пометкой "ДСП" ставится пометка ""ДСП"".
54. Документы, дела и издания с пометкой "ДСП", отобранные к уничтожению, должны в обязательном порядке измельчаться до степени, исключающей возможность прочтения текста.
Допускается уничтожение документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" путем их сжигания в присутствии работников ведомственного архива (ведомственной библиотеки) государственного органа.
55. После уничтожения дел с пометкой "ДСП" в регистрационных учетных формах проставляется отметка: "Уничтожено. Акт от (дата) №".
56. Бюллетени, вестники, реферативные информационные издания, телефонные и адресные справочники, а также дублетные и копийные экземпляры документов, стенографические записи и типографский брак с пометкой "ДСП" уничтожаются без акта, но с отметкой в регистрационных учетных формах, заверяемой подписями исполнителя и работника, ответственного за их учет и хранение.
57. Законченные делопроизводством дела с пометкой "ДСП" должны храниться в служебных помещениях структурных подразделений государственного органа до передачи их в ведомственный архив.
Издания с пометкой "ДСП" хранятся, как правило, в ведомственной библиотеке, при ее отсутствии – в ведомственном архиве.
Хранение осуществляется в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах или сейфах. При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность.
Не допускается хранить издания с пометкой "ДСП" в подсобных фондах библиотеки.
58. Выданные для работы дела с пометкой "ДСП" подлежат возврату в соответствующее структурное подразделение или ведомственный архив государственного органа.
59. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с пометкой "ДСП" из одного дела в другое без разрешения руководителя документационной службы. В регистрационных учетных формах, а также во внутренних описях документов дела обо всех проведенных изъятиях или перемещениях проставляются соответствующие отметки.
Лицам, командированным в другие города, запрещается иметь при себе в пути следования документы, дела или издания с пометкой "Для служебного пользования". Эти документы должны быть направлены заранее в адрес организации по месту командировки работников в соответствии с порядком, изложенным в настоящих Правилах.
60. При смене работников, ответственных за учет и хранение документов, дел и изданий с пометкой "ДСП", составляется акт приема-передачи этих документов и дел, утверждаемый руководителем подразделения государственного органа (приложение 7).
61. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя государственного органа. В состав комиссии обязательно включаются лица, которым поручено ведение их учета и хранения.
В ведомственных библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество документов, дел и изданий с пометкой "ДСП", проверка наличия и состояния документов может производиться не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом (приложение 8), один из экземпляров которого передается в соответствующий государственный архив.
Проверка наличия и состояния документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" в обязательном порядке проводится:
1) до и после перемещения их в другое помещение (здание);
2) после чрезвычайных ситуаций, вызвавших их перемещение (эвакуацию) или доступ в хранилища и служебные помещения посторонних лиц;
3) при смене руководителя документационной службы (ведомственного архива, ведомственной библиотеки);
4) при реорганизации (ликвидации) государственного органа.
62. О фактах утраты документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность руководитель государственного органа и руководитель документационной службы (ведомственной библиотеки, ведомственного архива), органы национальной безопасности.
Для служебного расследования факта утраты документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" или установления факта разглашения сведений, содержащихся в них, распорядительным документом руководителя государственного органа назначается комиссия.
Заключение комиссии о результатах расследования утверждается руководителем, создавшим данную комиссию.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой "ДСП" составляется акт, и соответствующие отметки вносятся в регистрационные учетные формы.
Акты на утраченные дела постоянного хранения после их утверждения руководителем государственного органа передаются в ведомственный архив для включения в дело фонда.
Нарушение порядка работы со служебной информацией ограниченного распространения, имеющей пометку "Для служебного пользования", не ставшее причиной и не повлекшее разглашение или утрату данной информации, может являться основанием для привлечения виновных лиц к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством .
продолжение
Примечания:
1. Допускается раздельное ведение журнал на входящие и исходящие документы и издания с пометкой "Для служебного пользования".
2. При заполнении граф журнала можно использовать примечания к приложению 2 .
Формат А4 (210X2297)
Номер документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
|
Итого _________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
заполнившего внутреннюю опись
документов дела _______________ Расшифровка
(личная подпись) подписи
Формат А4 (210X297)
Фонд № ____ Опись № ____ Дело № ____
В дело подшито и пронумеровано ______________ лист(ов), в том числе
литерные номера листов __________________________________________
пропущенные номера листов _______________________________________
пронумерованные чистые листы ____________________________________
листов внутренней описи _________________________________________
Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих
нумерации _______________________________________________________
(разновидности документов и их количество)
Наименование должности лица,
заполнившего лист-завреитель дела
Расшифровка документов дела ________________ подписи
(личная подпись)
Формат А4 (210Х297)\
1. Лист-заверитель составляется
2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) подшиваются в конце дела.
3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.
4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:
1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);
2) печати и их оттиски;
3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;
4) фотодокументы;
5) рисунки, гравюры и акварели;
6) крупноформатные документы;
7) склеенные листы, повреждения документов;
8) листы с наклеенными фотографиями, документами;
9) конверты с вложениями и количество вложенных в них (предметов);
10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе типографические материалы), и количество их листов (страниц).
5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого документа против каждой позиции графы 1.
6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается количество.
7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна, особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми на данный предмет.
8. Все последующие изменения в составе и состоянии (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединениями документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
9. Лист-заверитель не нумеруется.
Формат А5 (148X210)
Место составления
О выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании _________________________________________________
(Наименование, место и год издания перечня документов
Отобраны к уничтожению как не имеющие
с указание сроков их хранения)
научно-исторической ценности и утратившие практическое значение дела
и документы архивного фонда ______________________________________:
(номер и наименование архивного фонда)
Всего __________________ дел и документов за __________________ годы.
(цифрами и прописью)
Разделы сводных описей дел постоянного хранения и дел по
личному составу за _________________ годы утверждены протоколом
экспертно-проверочной комиссии (дата и номер) _______________________
(официальное наименование местного исполнительного органа,
_____________________________________________________________________
центрального государственного архива Республики Казахстан, Архива
Президента Республики Казахстан)
Согласован Одобрен
протоколом экспертно-проверочной комиссии местного исполнительного органа (центрального государственного архива Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан) протоколом Центральной экспертной комиссии государственного органа
от "____" _______ года № __ от "__" __________ года № __
Формат А4 (210Х297)
Место составления
О приеме-передаче документов, дел
и изданий с пометкой "Для служебного
пользования"
В соответствии с приказом от ______________________ № ________
(фамилия и инициалы
Передал (а), ____________________________ принял (а)
имени и отчества) (фамилия и инициалы имени и отчества)
в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа, в
составе председателя ___________________________ и членов __________
(фамилия и инициалы имени и отчества) (фамилии
Следующие документы и дела с пометкой
и инициалы имени и отчества)
"ДСП" за ______________ годы и регистрационные учетные формы к ним:
Итого принято ______________________ документов и дел с пометкой "Для
(цифрами и прописью)
служебного пользования", изданий в количестве _______________________
(цифрами и прописью)
экземпляров, номенклатур (описей) дел в _______________ экземплярах.
(цифрами и прописью)
Состояние документов и дел, номенклатур (описей) дел:________________
_____________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Одновременно передаются _____________________________________________
(наименования видов регистрационных учетных форм)
Состояние работы с документами, делами и изданиями с пометкой "ДСП"
_____________________________________________________________________
(общая характеристика)
Передал (а) ________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Принял (а) ________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Председатель комиссии ________________ Расшифровка подписи
(личная подпись)
Члены комиссии ________________ Расшифровки подписей
(личные подписи)
Формат А4 (210Х297)
Место составления
Проверки наличия и состояния
документов, дел и изданий с пометкой
На основании приказа ________________________________________________
(наименование должности руководителя государственного
От "____" ____________ года № ________________________
органа) (заголовок приказа)
комиссия в составе председателя _____________________________________
(фамилия, инициалы имени и отчества)
И членов комиссии ___________________________________________________
(фамилии, инициалы имен и отчеств)
установила, что:
1. Всего числится по сводным описям дел (номенклатурам дел,
регистрационным учетным формам) __________ документов, дел и изданий
(цифрами и прописью)
с пометкой "ДСП", из них:
1) в наличии ________________________________________________________
(цифрами и прописью)
2) не обнаружено ______________________________________, в том числе
(индексы (номера) документов, дел, изданий)
отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики
Казахстан ________________________.
(цифрами и прописью)
2. Обнаружено документов, дел и изданий, не внесенных в сводные описи
дел (номенклатуры дел, регистрационные учетные формы) _______________
(цифрами и прописью)
3. Из общего числа наличных документов, дел и изданий обнаружено:
требующие дезинфекции и дезинсекции _________________________________
(цифрами и прописью)
требующие реставрации _______________________________________________
(цифрами и прописью)
требующие переплета или подшивки ____________________________________
(цифрами и прописью)
с физическими и химическими повреждениями ___________________________
(цифрами и прописью)
4. Характеристика состояния и условий хранения документов, дел и
изданий _____________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
5. Решение руководителя документационной службы (ведомственной
библиотеки) по результатам проверки _________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
1. Постановление Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 51 дсп "Об утверждении Правил работы государственных органов со служебной информацией".
2. Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 декабря 2013 года № 1478 дсп "О внесении изменений и дополнений в постановление Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 51 дсп "Об утверждении Правил работы государственных органов со служебной информацией".
3. Постановление Правительства Республики Казахстан от 19 октября 2015 года № 834 дсп "О внесении изменений и дополнений в постановление Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года № 51 дсп "Об утверждении Правил работы государственных органов со служебной информацией".
2.1. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
2.2. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.
2.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования":
печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;
учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП";
передаются работникам подразделений под расписку;
пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;
хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).
2.4. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
2.5. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".
2.6. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
2.7. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.
2.8. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.
2.9. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.
В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.
2.1. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
2.2. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.
2.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования":
печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;
учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП";
передаются работникам подразделений под расписку;
пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;
хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).
2.5. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".
2.6. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
2.7. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.
2.9. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.
В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.
10.5 Понятие «персональные данные». Обеспечение безопасности персональных данных граждан РФ в соответствии с требованиями Федерального Закона РФ №152-ФЗ 2006 года «О персональных данных»: сфера действия Закона, обеспечение конфиденциальности персональных данных, специальные категории персональных данных, особенности обработки персональных данных в государственных и муниципальных информационных системах персональных данных, права субъектов и обязанности операторов персональных данных. Структура федеральных органов исполнительной власти, участвующих в организации защиты персональных данных в РФ: ФСТЭК РФ, ФСБ России, Роскомнадзор РФ и выполняемые ими функции.
1) персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация;
Статья 1. Сфера действия настоящего Федерального закона
2. Действие настоящего Федерального закона не распространяется на отношения, возникающие при:
1) обработке персональных данных физическими лицами исключительно для личных и семейных нужд, если при этом не нарушаются права субъектов персональных данных;
2) организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
3) обработке подлежащих включению в единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей сведений о физических лицах, если такая обработка осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации в связи с деятельностью физического лица в качестве индивидуального предпринимателя;
4) обработке персональных данных, отнесенных в установленном порядке к сведениям, составляющим государственную тайну.
Статья 7. Конфиденциальность персональных данных
1. Операторами и третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи.
2. Обеспечение конфиденциальности персональных данных не требуется:
1) в случае обезличивания персональных данных;
2) в отношении общедоступных персональных данных.
Статья 10. Специальные категории персональных данных
1. Обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, не допускается, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи.
2. Обработка указанных в части 1 настоящей статьи специальных категорий персональных данных допускается в случаях, если:
1) субъект персональных данных дал согласие в письменной форме на обработку своих персональных данных;
2) персональные данные являются общедоступными;
3) персональные данные относятся к состоянию здоровья субъекта персональных данных и их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц, и получение согласия субъекта персональных данных невозможно;
4) обработка персональных данных осуществляется в медико-профилактических целях, в целях установления медицинского диагноза, оказания медицинских и медико-социальных услуг при сохранении врачебной тайны;
5) обработка персональных данных членов (участников) общественного объединения или религиозной организации осуществляется для достижения законных целей, предусмотренных их учредительными документами, при условии, что персональные данные не будут распространяться без согласия в письменной форме субъектов персональных данных;
6) обработка персональных данных необходима в связи с осуществлением правосудия;
7) обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о безопасности, об оперативно-розыскной деятельности, а также в соответствии с уголовно-исполнительным законодательством Российской Федерации.
4. Обработка специальных категорий персональных данных, осуществлявшаяся в случаях, предусмотренных частями 2 и 3 настоящей статьи, должна быть незамедлительно прекращена, если устранены причины, вследствие которых осуществлялась обработка.
Статья 13. Особенности обработки персональных данных в государственных или муниципальных информационных системах персональных данных
2. Федеральными законами могут быть установлены особенности учета персональных данных в государственных и муниципальных информационных системах персональных данных;
3. Нельзя ограничивать права и свободы человека из-за использования его ПД
4. Может быть создан гос. регистр населения в целях обеспечения реализации прав субъектов ПД;
К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения (за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне):
законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасности граждан и населенных пунктов, а также производственных объектов;
порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения.
На документах (в.необходимых случаях - и.на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра, которые располагаются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.
Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений.
Прием и регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются структурными подразделениями, .которым поручен прием и регистрация несекретной документации. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка «ДСП».
Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов допускается вести их учет совместно с другими несекретными документами.
Передача таких документов исполнителям осуществляется под расписку.
Копирование документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется только с разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.
Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется структурным подразделением, которому поручено ведение несекретного делопроизводства. При направлении таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляет номер экземпляра направляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ.
Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» формируются в дела и соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».
Уничтожение дел, документов, изданий с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. При этом в журналах учета об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
При смене лица, ответственного за учет служебных документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается начальником подразделения ГПС.
Проверка наличия служебных документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» производится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом начальника подразделения ГПС. В состав комиссий обязательно включаются лица, ответственные за учет и хранение этих документов, дел и изданий.
Результаты проверки оформляются актом.
О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения либо разглашения этой информации, ставится в известность начальник подразделения ГПС и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных журналах.
За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.
